Wenn ich in der Früh meinen Computer aufklappe und anfange zu arbeiten, sieht jeder Tag gleich aus. Das Erste, was ich mache: Ich gehe in Asana. Dort sehe ich, was die Aufgaben des Tages sind und was die eine Hauptaufgabe ist, die ich zu tun habe. Dann fange ich mit den wichtigsten Dingen an, Support-Anfragen beantworten, mit meinen Kundinnen sprechen, und danach geht es an diese eine Fokusaufgabe.
Das macht mein Leben so wahnsinnig einfach, weil ich immer ganz genau weiß, was dran ist.
Und du denkst jetzt vielleicht: Ja, das ist schön für dich, Janneke. Aber bei mir sieht das nicht so aus. Was kann ich tun?
Das, was ich dir hier mitgeben möchte, ist: Du brauchst Routinen. Ich setze mich nämlich nicht hin und überlege, was ich tun könnte, was ich tun sollte und wie ich es mache. Ich setze mich hin und weiß ganz genau: Das sind die Abläufe, die getan werden müssen. Es steht einfach schon fest. Und das ist eine wahnsinnig große Erleichterung.
Eines muss ich vorab sagen: Routinen sorgen nicht dafür, dass dein Business von alleine läuft. Alle Routinen, die ich dir in diesem Artikel zeige, muss ich entweder selber machen oder mit der KI anstoßen. Du sitzt also nicht mit dem Kaffee am Strand, während alles von selbst läuft. Aber das muss es auch gar nicht sein. Allein das Wissen, dass diese Routinen da sind und die Abläufe schon fix fertig feststehen, ist eine riesengroße Erleichterung. Mental, aber auch zeitmäßig.
Genau darum geht es hier: warum Routinen im Online-Business so wichtig sind, wie du deine eigenen Routineaufgaben findest, und welche Routinen bei mir laufen. Meine Liste habe ich dir mitgebracht.
Warum sind Routinen im Online-Business so wichtig?
Routinen sind Abläufe, die immer wieder passieren. Im Business machen sie einen riesigen Teil deiner Arbeitszeit aus: Bei mir sind es 7,5 von 20 Stunden pro Woche. Wenn diese Abläufe feststehen, musst du nicht mehr über sie nachdenken, und genau das spart Zeit und Kopf.
Ich bin mir sicher, dass du das Wort Routine schon gehört hast. Die bekannteste ist die Morgenroutine: Nach dem Aufstehen machst du die gleichen Dinge, die dich auf den Tag vorbereiten. Genau das Gleiche gibt es auch im Business. Dinge, die du immer wieder machst. Abläufe, die immer wieder die gleichen sind.
Ich habe bei mir mal geschaut, was eigentlich meine Routineaufgaben sind. Und ich muss dir gestehen, ich war ziemlich überrascht: Ich arbeite circa 20 Stunden pro Woche, und 7,5 Stunden davon sind Routineaufgaben. Das ist mehr als ein Drittel meiner Arbeitszeit.
Diese Aufgaben fragen nicht, ob du gerade Zeit hast oder Lust hast. Das sind Dinge, die einfach gemacht werden müssen. Nimm die Buchhaltung. Nimm die Content-Erstellung.
Du kannst dir natürlich keine Gedanken über Routinen machen, in welchem Ablauf du sie erledigst und wann. Aber die Aufgaben sind trotzdem da. Sie sind dann nur ungeordnet. Und dann sitzt du da und fragst dich: Was mache ich heute? Wann soll ich das machen? Du puzzelst im Kopf herum, wann all diese Aufgaben passieren sollen. Das ist super anstrengend.
Was du dir merken kannst:
Eine Routine, die feststeht, ist eine Sache weniger, die in deinem Kopf herumspukt.
Und das ist ja das, was wir wollen: weniger Business Mental Load.
Dazu kommt noch etwas: Alles, was neben den Routinen an Zeit bleibt, gehört deinen Fokusprojekten, also den Projekten, die dein Business voranbringen. Nur wenn du weißt, wie viel Platz deine Routineaufgaben brauchen, siehst du auch, wie viel Zeit dir dafür überhaupt bleibt.
Was ist eine Routineaufgabe und was nicht?
Die einfachste Test-Frage:
Kommt die Aufgabe wieder, nachdem du sie erledigt hast? Dann ist es eine Routineaufgabe.
Die Buchhaltung, die Contentplanung, die Wochenplanung, ein Call, den du immer wieder hochlädst: alles Routineaufgaben.
Einmalig, wiederkehrend oder Projekt: die drei Arten von Aufgaben
In meinem Kurs Projekt: Fokus! sprechen wir sehr viel über Aufgaben. Wir unterscheiden einmalige Aufgaben, Routineaufgaben, also wiederkehrende Aufgaben, und Projekte. Und ich sehe bei den Teilnehmerinnen immer wieder: Diese Einteilung ist am Anfang gar nicht so einfach. Da kommen die meisten Fragen.
Einmalige Aufgaben machst du einmal, und dann sind sie erledigt: einen Businessplan schreiben, die Website aufsetzen. Routineaufgaben kommen wieder. Und Projekte sind größere Vorhaben mit einem Ende.
Du musst erst mal wissen, was deine Routineaufgaben sind, damit du sie auch so behandeln kannst.
Der häufigste Fehler: Routineaufgaben wie Einzelaufgaben behandeln
Einer der größten Fehler, den ich sehe: Man macht die Aufgabe, ist super froh, dass sie erledigt ist, und schiebt sie ganz weit weg von sich. Wenn sie das nächste Mal wieder auftaucht, fängt man wieder von vorn an. Wie mache ich das jetzt? Wo fange ich an?
Das ist halt blöd, weil du damit ziemlich viel Zeit verschwendest.
Wenn du aber weißt, das ist eine Routineaufgabe, dann kannst du dir einen Ablauf dafür überlegen und zum Beispiel SOPs dafür anlegen. Was das genau ist und wie du so einen Ablauf dokumentierst, habe ich dir im Artikel Was ist eine SOP? aufgeschrieben. Dann weißt du immer, was zu tun ist, und vor allem auch, wie es zu tun ist.
Am Anfang besteht dein Business vor allem aus Projekten
Wenn du noch ganz am Anfang von deinem Business stehst, hast du wahrscheinlich eher wenige Routineaufgaben. Das Ganze muss sich erst einspielen. Dafür sind viele einmalige Aufgaben und Projekte dabei, weil du das meiste erst aufbauen musst.
Eine Teilnehmerin aus dem aktuellen Projekt: Fokus!-Durchgang hat das nach der ersten Woche wunderbar auf den Punkt gebracht:
„Durch die Einteilung in Projekte und wiederkehrende Aufgaben ist mir bewusst geworden, dass mein Business in der aktuellen Aufbauphase noch überwiegend aus Projekten besteht. Viele spätere Routineaufgaben müssen zunächst erst aufgebaut werden. Das hat mir auch erklärt, warum sich im Moment alles so groß und überwältigend anfühlt.“
Je länger du im Business bist, desto mehr Routineaufgaben werden es. Bei mir sind es eben 7,5 von 20 Stunden. Das ist schon eine ganze Menge.
Wie findest du deine eigenen Routineaufgaben?
Schritt 1
Beobachte dich selbst und schreib alles raus, was immer wieder anfällt. Mehr brauchst du für den Anfang nicht.
Schau einfach mal, was du jeden Tag so machst. Vielleicht hast du sogar ein Time-Tracking-Tool. Ich benutze wahnsinnig gern Toggl und schreibe mir immer rein, was ich gerade mache. Wenn du da ein paar Mal mitgeschrieben hast, siehst du sofort, welche Aufgaben immer wieder kommen. Du kannst sogar dazuschreiben, wie lange du dafür brauchst. Das ist am Anfang aber tatsächlich nebensächlich.
Der nächste Schritt:
Überleg dir, wann du diese Aufgaben erledigen möchtest, und gib ihnen feste Plätze. Ich habe zum Beispiel immer am Montag meinen Buchhaltungstag. Am Mittwoch meinen Content-Tag. Am Donnerstag meinen Newsletter-Tag. Ich weiß ganz genau, wann was passiert. Und das macht mir das Leben so viel einfacher, weil ich nicht mehr mit mir verhandeln muss, wann welche Routineaufgabe drankommt. Sie passieren einfach.
Vor einigen Wochen hat es bei mir dazu einen kleinen Härtetest gegeben, weil ich wieder solo selbstständig unterwegs bin. Bis vor kurzem hat eine Mitarbeiterin 15 Stunden pro Woche in meinem Unternehmen gearbeitet. Es gab also einmal meine Routineaufgaben und einmal ihre. Und alles, was sie gemacht hat, habe ich wieder übernommen. Ich habe quasi 15 Stunden in meine 20 Stunden hineinpacken müssen.
Genau da hat mir die Übersicht über meine Routinen geholfen. Ich habe sofort gesehen, wie viel Zeit ich bräuchte, wenn ich ihre Aufgaben einfach genauso weitermache. Und dass das viel zu viel ist. Also habe ich ausgemistet, gebündelt und neu festgelegt, wann ich was mache.
Vielleicht kennst du das Problem, dass du nie zu den Dingen kommst, die du eigentlich in deinem Business vorhast.
Dann hilft dir so eine Aufgabenübersicht über deine Routinen enorm. In Projekt: Fokus! passiert das immer wieder: Teilnehmerinnen merken erst über diese Übersicht, dass sie so viele wiederkehrende Aufgaben haben, dass gar keine Zeit mehr bleibt, um am eigenen Business zu arbeiten. Und dann können wir anfangen zu schauen, wie wir das ändern.
Wie sehen Routinen im Online-Business konkret aus? Meine Routinen als Beispiel
Bei mir laufen aktuell 19 Routinen, auf vier Ebenen: täglich, wöchentlich, monatlich und bedarfsweise. Ich zeige dir hier die wichtigsten. Sie sind das Herzstück meines Business, ohne sie läuft es aktuell gar nicht.
Eines vorab: Du brauchst nicht alle. Starte klein, mit der einen Routine, die du eh schon regelmäßig machst. Und bei einigen Routinen habe ich mittlerweile die KI mit hineingenommen.
Gerade weil ich keine Mitarbeiterin mehr habe, ist das einer der Wege, wie ich all diese Routinen überhaupt umsetzen kann: nicht nur streichen und zusammenlegen, sondern eben auch die KI dazuholen. Falls du noch nie mit KI gearbeitet hast: Das Prinzip funktioniert komplett ohne.
Täglich: der Morgen-Block und der Tagesabschluss
Das ist für mich wirklich das Allerwichtigste. Wenn ich mich in der Früh hinsetze, schaue ich als Allererstes in mein Projektmanagement-Tool, weil dort alles festgelegt ist, was ich an dem Tag machen muss. Ich habe dort meine Fokusaufgabe, also die wichtigste Aufgabe, die mein Business an diesem Tag voranbringt. Aber ich habe dort auch meine täglichen Aufgaben: ins Support-Postfach schauen, in meine E-Mail-Inbox schauen, in meine Kursprogramme schauen. All das passiert, damit ich den Kopf frei habe und mich dann an meine Fokusaufgabe machen kann.
Damit dich dein Postfach dabei nicht auffrisst, lohnt sich ein eigener Ablauf dafür: E-Mail-Management für Selbstständige.
Und am anderen Ende vom Tag gibt es den Tagesabschluss. Ich setze mich jeden Tag hin und schließe meinen Tag ab. Das hilft mir, dass mein Kopf abschließen kann und ich sagen kann: Okay, ich mache jetzt Feierabend, das war’s. Es hilft mir aber auch, auf die nächsten Tage vorbereitet zu sein. Gerade diese zwei Fixpunkte in der Früh und vor dem Feierabend kann ich dir wärmstens empfehlen. Wie so ein Tagesende aussehen kann, liest du im Artikel über Feierabend-Rituale.
Wöchentlich: die Wochenplanung
Bei der Wochenplanung entscheide ich schon, bevor die Woche anfängt, was zu tun ist. Dort entscheidet sich auch, was meine Fokusaufgaben sind, die ich dann jeden Morgen in Asana sehe. Ich reflektiere erst mal die Woche: Was habe ich geschafft, was nicht, was ist gut gelaufen? Dafür eignet sich übrigens auch die 5-Finger-Methode. Und dann überlege ich mir: Was mache ich wann? Wie das bei mir Schritt für Schritt aussieht, steht im Artikel zur Wochenplanung für Selbstständige, und wie du entscheidest, was wirklich wichtig ist, im Artikel übers Prioritäten setzen.
Ich weiß, dass total viele Leute auf die Wochenplanung verzichten, weil sie sagen: Die halte ich eh nie ein. Aber je öfter du sie machst und je besser du sie an deinen Alltag anpasst, desto besser funktioniert sie. Und nur das hilft dir dabei, dass du dich hinsetzt und sofort weißt, was zu tun ist.
Ich mache die Wochenplanung sehr gern händisch. Aktuell probiere ich aber auch, sie mit der KI zu machen. Ganz ehrlich: Es hat super lange nicht funktioniert, und ich war total frustriert. Bis ich draufgekommen bin, woran es liegt: Die KI kennt mein Business und meine Pläne nicht gut genug. Also habe ich angefangen, ein Business Brain aufzusetzen, in dem wirklich drinsteht, was meine Ziele sind, was meine Fokusprojekte sind, woran ich arbeite. In Verbindung mit diesem Wissen, meinem Asana und meinem Google Kalender funktioniert die Wochenplanung mit der KI mittlerweile relativ gut.
Natürlich ist es wie immer mit der KI: Ich selber habe den letzten Blick und muss dann noch mal sagen: Pass auf die Deadlines auf, das funktioniert so nicht. Oder: Montags bin ich nicht konzentriert genug für das und das. Aber es ist schon mal eine Erleichterung. Das ist etwas, woran ich noch spiele. Eine Wochenplanungs-Routine empfehle ich dir aber definitiv, mit oder ohne KI.
Wöchentlich: die Inspo-Triage
Die zweite Wochen-Routine ist meine Inspo-Triage, oder: meinen Braindump-Speicher leeren. Die spreche ich extra an, weil ich weiß, dass viele von euch die brauchen.
Mir geht es nämlich so, und vielleicht dir auch, dass ich jede Woche tausende Ideen habe. Dinge, die ich umsetzen möchte, anschauen möchte, lesen möchte. Wenn ich auf Instagram unterwegs bin, sehe ich ein Posting, das ich cool finde, einen Hook, den ich mal ausprobieren möchte.
Ich kenne ganz viele Selbstständige, die dann einen Screenshot machen. Und dieser Screenshot versauert in der Medienbibliothek vom Handy und wird nie wieder angeschaut.
Bei mir wandert all das in einen bestimmten Bereich in Asana hinein. Ein Screenshot, eine kurze Beschreibung, eine kurze Idee. Mehr nicht. Denn würde ich das in der Minute erledigen, in der ich die Idee habe, müsste ich mich erst aus dem rausreißen lassen, was ich gerade mache.
Ich müsste entscheiden:
- Ist das sinnvoll?
- Zahlt das auf mein Business ein?
- Wo gehört das hin?
Bei fünf Ideen an einem Vormittag brauche ich dafür locker eine halbe oder Dreiviertelstunde.
Einmal in der Woche werte ich den Bereich stattdessen gesammelt aus.
Auch das mache ich mittlerweile mit der KI, und das ist richtig cool: Die KI schaut in diesen Asana-Bereich hinein und macht mir Vorschläge. Das ist eine Content-Idee, kommt die in den Content-Speicher? Das sieht nach einer Mitbewerberin aus, wollen wir die in die Mitbewerberliste geben? Ich muss nur noch entscheiden: Behalten wir das? Kommt das weg? Die ganze Umsetzung macht dann die KI für mich.
Man könnte sogar noch einen Schritt weitergehen und die KI selber bewerten lassen. Das mache ich aber bewusst nicht. Ich bewerte selbst, weil ich mein Business halt immer noch am besten kenne.
Monatlich: das Content-Meeting
Das klingt jetzt total komisch, weil ich solo selbstständig bin und mit niemandem ein Meeting machen muss. Aber dieses Meeting mit mir selber ist wahnsinnig wichtig, damit ich vorbereitet bin und nicht 50-mal Entscheidungen treffen muss, sondern Entscheidungen einfach schon getroffen sind.
Einmal pro Monat setze ich mich hin und schaue mir an, welchen Content ich erstelle.
Ich nehme meinen Kalender her: Wann soll eine Podcast-Folge oder ein Blogartikel online gehen? Wann möchte ich auf Social Media posten, und wie viele Posts brauche ich? Wann geht der Newsletter raus? Gibt es Feiertage, gibt es Promoaktionen? Basierend darauf stimme ich meinen Content ab. Meinen Redaktionsplan verwalte ich übrigens auch in Asana, wie das aussieht, zeige ich dir im Artikel Redaktionsplan in Asana.
Auch hier nutze ich die KI, aber anders, als du vielleicht denkst: Sie interviewt mich.
Beim Content gebe ich der KI keine freie Hand, weil das von mir kommen muss. Ich kenne meine Kundinnen am besten, ich kenne mein Business am besten, und ich kenne meine eigenen Erfahrungen am besten. Die KI stellt mir Fragen zu dem, was ich machen möchte und wie ich zu bestimmten Themen stehe. Und gemeinsam entsteht so ein Contentplan für das Monat.
Nach dem Content-Meeting ist der Content nicht fertig. Es stehen nur die Themen fest, mit ein paar Stichworten dazu, was ich damit gemeint habe. Weil ganz ehrlich: Wenn ich das am Ende des einen Monats plane, habe ich es am Ende des anderen Monats schon wieder vergessen. Das Ganze dauert circa eine Stunde. Mehr ist es nicht. Dafür sitze ich nicht am Abend davor da und frage mich: Morgen ist der Newsletter dran, was schreibe ich denn? Das liegt einfach schon da.
Bedarfsweise: Routinen mit Auslöser statt Wochentag
Das sind nur ein paar meiner Routinen. Insgesamt sind es 19, die in meinem Business täglich, wöchentlich, monatlich oder bedarfsweise ausgeführt werden. Bedarfsweise heißt: Der Auslöser ist kein bestimmter Wochentag, sondern ein Ereignis. Jedes Mal, wenn ich einen Call in einem meiner Programme hatte, lade ich danach die Aufzeichnung hoch. Auch das ist eine Routineaufgabe, sie hat nur keinen fixen Platz im Kalender.
Welche Routinen gibst du an die KI ab und welche nicht?
Nur die, bei denen es für dein Business wirklich Sinn ergibt. Vieles ist mit KI möglich, aber die Frage ist jedes Mal: Ist das auch sinnvoll?
Es gibt Routinen, die ich mittlerweile mit KI mache, du hast sie oben gesehen. Und es gibt ganz viele Routinen, die ich bewusst nicht mit KI mache. Vielleicht wäre ich bei der einen oder anderen Sache schneller, aber es geht mir nicht immer nur um Schnelligkeit.
Was ich zum Beispiel gar nicht mit KI mache: meine E-Mails und die Anfragen meiner Kundinnen in den Programmen beantworten. Meine Kundinnen buchen mich. Die wollen meine Antworten, meine Erfahrung. Ich könnte das wahrscheinlich alles in eine KI einpflegen, aber es ist einfach nicht das Gleiche. Der Kontakt mit meinen Kundinnen bleibt immer bei mir.
Und noch etwas:
Je besser deine KI trainiert ist, desto mehr kannst du abgeben.
Aber du brauchst keine KI, um mit Routinen zu starten. Es reicht vollkommen, wenn du dir erst mal überlegst, was deine Routinen sind, und sie dann selber umsetzt. Wie gesagt, es ist nicht das Ziel, dass dein Business komplett von alleine läuft. Das Ziel ist erst mal nur zu wissen, welche Routinen du hast, damit du eine Erleichterung in deinem Alltag spürst.
Wie startest du jetzt mit deinen Business-Routinen?
Schreib einmal raus, was bei dir immer wieder anfällt, und gib der wichtigsten Aufgabe einen festen Platz. Das ist der ganze erste Schritt.
Du musst nicht sofort alle Routinen in deinem Business abbilden. Nimm dir die eine Routine raus, von der du sagst: Die habe ich eh regelmäßig. Und wenn du mich fragst, womit du anfangen sollst, dann empfehle ich dir wärmstens die Tagesroutine: einen festen Tagesstart, mit dem du dir jeden Tag zuerst einen Überblick verschaffst.
Ich weiß, das ist nicht ganz so einfach. Wir machen das in Projekt: Fokus! gemeinsam, und ich sehe, dass da ganz oft Herausforderungen auftauchen. Aber der erste Schritt kostet dich nur einen Zettel und eine halbe Stunde. Viel Spaß dabei, dein eigenes Business ein bisschen zu analysieren.
Meine 19 Routinen als Vorlage
Damit du nicht bei null anfängst: Hol dir meine komplette Routinen-Liste als PDF und lass dich inspirieren, was es so für Routineaufgaben gibt und wie das in einem echten Business mit 20 Wochenstunden aussieht.
Hol dir die Routinen-ListeHäufige Fragen zu Routinen im Online-Business
Routinen sind Abläufe, die immer wieder passieren: Buchhaltung, Content-Erstellung, Postfach, Wochenplanung. Sie unterscheiden sich von einmaligen Aufgaben und Projekten dadurch, dass sie wiederkommen, nachdem du sie erledigt hast.
Stell dir die Test-Frage: Kommt diese Aufgabe wieder, nachdem ich sie erledigt habe? Wenn ja, ist es eine Routineaufgabe und verdient einen festen Platz und einen festen Ablauf.
Es gibt keine richtige Zahl. Bei mir sind es aktuell 19, aufgeteilt in täglich, wöchentlich, monatlich und bedarfsweise. Starte mit einer einzigen Routine, am besten mit einem festen Tagesstart.
Meistens liegt es daran, dass die Routine keinen festen Platz hat oder nicht zu deinem Alltag passt. Je öfter du sie machst und je besser du sie an deinen echten Alltag anpasst, desto besser funktioniert sie.
Aufgaben mit einem festen, dokumentierten Ablauf eignen sich am besten, zum Beispiel Ideen sortieren oder die Planung vorbereiten. Der Kontakt mit deinen Kundinnen gehört nicht dazu: Die buchen dich, deine Antworten und deine Erfahrung.
Bei mir sind es 7,5 von 20 Arbeitsstunden pro Woche, also mehr als ein Drittel. Miss es bei dir selbst nach, zum Beispiel mit einem Time-Tracking-Tool wie Toggl. Die Zahl zeigt dir, wie viel Zeit dir wirklich für deine Fokusprojekte bleibt.
