Ich hoffe, du hast heute schon gegessen und liest diesen Artikel nicht auf leeren Magen. Falls doch, dann hol dir schnell was zu snacken. Denn heute werden wir viel übers Essen sprechen. Also eigentlich sprechen wir über das Thema “Prioritäten setzen”. Aber weil ich weiß, dass das ein schwieriges und auch oft abstraktes Thema ist, gehen wir das heute an einem praktischen Beispiel durch.
Vermutlich hast du schon mal gehört, dass Prioritäten setzen wichtig ist. Aber warum ist das eigentlich so wichtig für den Erfolg? Wie kannst du damit starten? Und welche Techniken und Methoden gibt es dafür? All das erkläre ich dir heute in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Warum beschäftigen wir uns mit dem Setzen von Prioritäten?
Stell dir dazu vor, du stehst vor einem riesigen Buffet mit all deinen Lieblingsgerichten. Es gibt so viele leckere Optionen, dass du gar nicht weißt, wo du anfangen sollst. Die Versuchung ist groß, dass du von allem ein bisschen was nimmst. Aber am Ende hast du einen übervollen Teller und kannst erst recht nicht alles essen, weil du schon nach der Hälfte das Gefühl hast, dass du gleich platzt.
Genau so ist es mit deinen Aufgaben und Projekten:
Als Selbstständige hast du wahrscheinlich viel zu viele Ideen. Aber wenn du alles gleichzeitig machen willst, verlierst du den Überblick und fühlst dich schnell überfordert.
Vielleicht fühlt sich dann nicht dein Magen, sondern dein Kopf so an, als ob er gleich explodieren würde.
Das Setzen von Prioritäten hilft dir, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu legen. Dass du zuallererst das machst, was den größten Einfluss auf dein Business hat. So erreichst du schneller deine Ziele und hast den Kopf frei für andere wichtige Dinge in deinem Leben, wie Familie und Freizeit.
Aber: Prioritäten setzen ist nicht einfach.
Ich weiß, ich weiß.
Prioritäten setzen ist nicht einfach. Wer schon mal in einem Hotel an einem prall gefüllten Frühstücksbuffet gestanden ist und sich nicht zwischen Joghurt, Pancakes und Eierspeise (Rührei für alle Deutschen Leser) entscheiden konnte weiß, dass das manchmal unmöglich ist.
Vielleicht bist du sogar der festen Meinung, dass es gar nicht in deiner Natur liegt, dich nur auf eine Sache zu konzentrieren. Dass du es brauchst, viele Dinge gleichzeitig zu machen.
Natürlich kannst du die Entscheidung treffen, dass du so ein Mensch sein willst. Aber damit triffst du auch die Entscheidung gegen das Setzen von Prioritäten und gegen den schnelleren Weg zum Erfolg.
Glaub mir, Prioritäten setzen ist für niemanden einfach. Aber manche Leute machen es trotzdem.
Was bedeutet Prioritäten setzen?
Prioritäten setzen bedeutet, Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aufgaben, Projekte oder Ziele am wichtigsten sind und zuerst erledigt werden sollten.
Stell dir vor, du stehst mit nur einem einzigen Teller am Buffet und musst entscheiden, welche Gerichte du auswählst. Wenn du zuerst die nimmst, die dir am besten schmecken, stellst du sicher, dass du am Ende des Tages satt und zufrieden bist, selbst wenn du nicht alles probieren kannst.
In deinem Business funktioniert es ähnlich: Prioritäten setzen bedeutet, dass du bewusst entscheidest, welche Aufgaben den größten positiven Einfluss auf deinen Erfolg haben.
4 Vorteile des Prioritätensetzens
Wenn du dir immer noch nicht sicher bist, ob du wirklich darauf verzichten solltest, deinen Teller am Buffet übervoll zu laden (oder ob du Prioritäten setzen solltest), lass uns kurz nochmal die Vorteile zusammenfassen:
- Es hilft dir, Klarheit zu gewinnen. Wenn du weißt, auf welchen Aufgaben deine Priorität liegt, weißt du auch worauf du deine Energie lenken musst – die ja, sind wir uns ehrlich: begrenzt ist.
- Du wirst effizienter. Wenn du deine Prioritäten kennst, kannst du deine Zeit besser einteilen und vermeidest es, dich in unwichtigen Aufgaben zu verlieren. Das bedeutet, du arbeitest nicht nur härter, sondern auch smarter.
- Du reduzierst Stress. Der entsteht nämlich oft durch das Gefühl, überwältigt zu sein und nicht zu wissen, wo man anfangen soll. Mit Prioritäten weißt du genau, welche Aufgaben am wichtigsten sind und kannst dich zuallererst darauf konzentrieren.
- Du steigerst deine Produktivität. Du arbeitest gezielt an den Aufgaben, die den größten Einfluss auf dein Business haben. Das bedeutet, dass du in kürzerer Zeit mehr erreichst – und das steigert wiederum deine Motivation.
Das hält dich davon ab, Prioritäten zu setzen
Okay, du weiß jetzt, dass Prioritäten setzen super ist. Aber trotzdem fällt es dir so verdammt schwer!?
Ja, ich verstehe dich nur zu gut. Wie schon gesagt: Prioritäten setzen ist eine Herausforderung. Auf vielen verschiedenen Ebenen.
Vielleicht hast du ja so wie viele andere Angst davor, etwas Wichtiges zu verpassen – FOMO (Fear of missing out). Was ist, wenn du beim Buffet nicht alles probierst und deshalb das beste Gericht verpasst?
Da hilft es oft, wenn du jemanden an deiner Seite hast, der sich schon durchgekostet hat und dir sagen kann, was gut schmeckt und was nicht. Oder im Business eine Mentorin hast, die dich mit ihrer Erfahrungen unterstützt.
Weil das so unheimlich hilfreich ist, habe ich ein Mentoring-Programm ins Leben gerufen, wo ich dich mit meiner Erfahrung aus 17 Jahren im Content-Marketing und 9 als Selbstständige im Online-Business unterstütze. Das Mentoring ist für alle, die schon erste Umsätze im Online-Business machen und jetzt dafür sorgen wollen, dass sie planbare Umsätze machen und gleichzeitig ihre Arbeitszeit und ihren Stress reduzieren. Alle Infos dazu findest du in den Shownotes.
Ein anderer Grund, dass dir Priorisieren schwer fällt könnte sein, dass du einfach nicht „Nein“ sagen kannst, weil du niemanden vor den Kopf stoßen willst. Das heißt du übernimmst ständig neue Aufgaben und Projekte. Das führt zu Überlastung und Stress. Aber die gute Nachricht: Nein sagen kann man lernen.
Vielleicht fällt es dir aber auch schwer Prioritäten zu setzen, weil es Disziplin und Selbstreflexion erfordert. Wir neigen dazu, an alten Gewohnheiten festzuhalten, selbst wenn sie uns nicht weiterbringen. Das Priorisieren erfordert aber oft, dass wir unsere Arbeitsweise und Denkweise ändern, was unangenehm sein kann. Auch da hilft es wieder, wenn du jemanden an deiner Seite hast, der dich unterstützt.
Oder vielleicht ist es auch so, dass du zu allem bereit wärst, aber du hast das Problem, dass alle Aufgaben und Projekte auf den ersten Blick gleich wichtig erscheinen. Aber dafür gibt es systematische Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse.
Bevor wir uns diese Methoden zum Aufgaben priorisieren ansehen, müssen wir noch eine Sache klären. Nämlich welche Voraussetzungen du brauchst, um überhaupt starten zu können.
Voraussetzungen, um Prioritäten setzen zu können
1. Klarheit über deine Ziele
Bevor du Prioritäten setzen kannst, musst du deine Ziele kennen. Beim Buffet musst du wissen, welche Geschmacksrichtungen du bevorzugst, damit du die besten Gerichte auswählen kannst.
Einfaches Beispiel von mir: ich liebe alles, was mit Marzipan zu tun hat. Wenn ich das am Kuchenbuffet finde, brauche ich gar nicht weiter zu schauen sondern weiß, dass das zu 100% auf meinem Teller landen wird. Und ich ernähre mich vegetarisch, also weiß ich, dass alles mit Fleisch von Vornherein wegfällt.
Auch im Business musst du wissen, was du erreichen willst und was für dich nicht wichtig ist. Je klarer deine Ziele sind, desto einfacher wird es für dich, deine Prioritäten zu setzen. Weil du die aber vermutlich nicht so präsent hast wie deine Vorliebe für Marzipan, Fleisch oder sonstiges, schreib dir diese Ziele dort auf, wo du sieh immer siehst. Bevorzugt in deinem Projektmanagement-Tool, z.B. Asana.
2. Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Projekte
Das zweite was du brauchst, um Prioritäten setzen zu können, ist ein Überblick über alle deine Aufgaben und Projekte. Erst dann kannst du alles der Wichtigkeit nach in eine Reihenfolge bringen.
Auch hier hilft wieder der Vergleich mit dem Buffet: Bevor du deinen Teller auflädst musst du alles abgehen um sicherzustellen, dass nicht deine Lieblingsspeise ganz zum Schluss kommt, wenn du keinen Platz mehr am Teller hast.
Beim Business nutze ich für diesen Überblick mein Projektmanagement-Tool Asana und halte es immer aktuell. Das heißt, jede kleinste Aufgabe schreibe ich dort hinein, um mir bei der Wochenplanung ansehen zu können, was ich zur Auswahl habe, wenn es an die Priorisierung geht.
Soweit, so gut. Was ist jetzt, wenn du dir einen Überblick verschafft hast und trotzdem nicht weißt, wofür du dich entscheiden sollst?
Dann brauchst du eine Methode zum richtigen Setzen von Prioritäten. Davon gibt es ziemlich viele, ich hab dir hier meine liebsten mitgebracht:
Methoden zum effektiven Setzen von Prioritäten
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse hilft dir, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren:
- A-Aufgaben: Diese Aufgaben sind am wichtigsten und bringen den größten Nutzen. Sie sollten höchste Priorität haben.
- B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht so kritisch wie A-Aufgaben. Sie kommen danach.
- C-Aufgaben: Diese Aufgaben haben den geringsten Einfluss und sollten zuletzt erledigt oder delegiert werden – oder vielleicht können sie sogar weggelassen werden.
Denke an das Buffet: Die A-Aufgaben sind deine Lieblingsgerichte, die du unbedingt essen möchtest. Die B-Aufgaben sind auch lecker, aber nicht ganz so wichtig. Die C-Aufgaben sind Beilagen, die du nur isst, wenn noch Platz auf deinem Teller ist.
Ich nutze diese Methode ein bisschen abgewandelt für das Priorisieren von Projekten. Immer, wenn ich an der Jahres- oder Halbjahresplanung sitze, überlege ich mit dieser Methode, welche der Projekte die mir im Kopf herumschwirren ich tatsächlich umsetzen möchte.
Wenn du wissen willst, wie ich die Methode abgewandelt habe, dann lade dir meinen Prioritäten-Kompass für 0 Euro runter. Dort führe ich dich Schritt für Schritt durch. Und wenn du Unterstützung dabei brauchst, dann bewirb dich für mein Mentoring-Programm. Denn dort starten wir in einem Kick-Off Workshop damit, deine Projekte zu priorisieren.
Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist die zweite sehr beliebte Priorisierungsmethode. Stell dir dafür ein vierteiliges Quadrat vor. Jede Aufgabe wird in eines dieser vier Felder eingetragen:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind wichtig für deine langfristigen Ziele und sollten geplant werden.
- Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben können delegiert werden, da sie zwar schnell erledigt werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf deine Ziele haben.
- Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben kannst du ignorieren oder eliminieren, da sie wenig bis gar keinen Wert bringen.
Ich persönlich bin nicht so ein großer Fan der Eisenhower-Matrix, weil ich zu viel Zeit damit verbringe mir zu überlegen, was in welchen Quadranten gehört. Und dann grüble ich ständig darüber nach, ob ich sie Aufgabe richtig eingeordnet habe. Deshalb nutze ich lieber die ABC-Methode.
Fokus-Aufgaben
Die Methode, die ich täglich nutze, nenne ich Fokus-Aufgaben. Sie ist eine Abwandlung des Pareto-Prinzips (der 80/20-Regel) und der Methode, dass du dir nur 3 Top-Prioritäten pro Tag vornehmen sollest.
Ich mache das etwas extremer und bestimme jeden Tag nur 1 Fokus-Aufgabe. Ich arbeite ja nur 4 Stunden pro Tag, wenn du länger arbeitest könntest du auch 2 oder maximal 3 Fokus-Aufgaben festlegen.
Fokus-Aufgaben sind Dinge, die du auf jeden Fall erledigen musst, weil sie dich deinen Business Zielen näher bringen.
Diese Fokus-Aufgaben lege ich schon vorab bei der Wochenplanung fest und weiß so jeden Morgen ganz genau, was ich als erstes tun muss. Das fürht dazu, dass ich meine Ziele effizient und ohne Stress erreiche.
Und das funktioniert deshalb so gut, weil diese Fokus-Aufgaben die 20% sind, die 80% meines Erfolgs ausmachen.
Fazit: Prioritäten setzen ist nicht einfach, aber ein bewusste Entscheidung
Und das war’s. So einfach kann es sein, sich selbst Prioritäten zu setzten. Nochmal zur Erinnerung: für niemanden ist es einfach, Projekte auf die lange Bank zu schieben oder sogar abzusagen. Es ist eine Entscheidung, die du treffen kannst – und zumindest mal ausprobieren solltest.
Wenn du das nicht alleine machen möchtest, dann komm in mein Mentoring und wir machen es gemeinsam.
Das Mentoring ist ein 6-monatiges Programm für Selbstständige, die mit ihrem Blog schon Reichweite aufgebaut und schon ein Produkt haben. Aber nicht die Ergebnisse erzielen, die sie sich wünschen. Wenn du planbare Umsätze machen möchtest ohne mehr zu arbeiten, dann bewirb dich jetzt für das Blog & Business Mentoring.
So wie es für das gesamte Business gilt, gilt es auch für die einzelnen Projekte, die wir uns vornehmen. Bei jedem Projekt kann man unglaublich viel und uneffektiv vor sich hin „arbeiten“. Ich kläre zuerst: Was möchte ich für mit diesem einen Vorhaben/Projekt für meine Kunden und für mich? Was möchte ich erreichen? Und wie steht es im Zusammenhang zu anderen Bereichen in meinem Business? Daran orientiert geben sich viele Antworten von alleine. Die To-dos teile ich in „mache ich unbedingt / sollte ich / könnte ich“. Ähnlich wie dein A/B/C.
Prioritäten zu setzen ist echt eine Herausforderung, besonders wenn alles gleich wichtig erscheint. Deine Idee mit der Buffet-Metapher hat mir gefallen, denn genauso fühlt sich mein Alltag oft an – viel zu viele Aufgaben auf einmal. Besonders interessant finde ich die ABC-Analyse, die hilft mir gerade im Business-Alltag echt weiter, um wichtige von weniger wichtigen Dingen zu unterscheiden.
Nebenbei: Es ist ja auch wichtig, dass Unternehmen sich in der Außendarstellung priorisieren, sei es durch professionelles Design oder kluge Werbelösungen, damit der Fokus nicht verloren geht.
Super Tipps. Prioritäten setzen war für mich in der Selbstständigkeit immer die größte Herausforderung. Das musste ich mir dann selbst beibringen, da einem ja niemand sagt, was man wann zu machen hat ;-) Schlussendlich habe für mich dann so etwas wie die Eisenhower-Matrix genutzt, die aber auf meine Bedürfnisse angepasst war.