Prozesse im Online-Business: 5 Gründe sie zu beachten

Vor ein paar Tagen habe ich auf Instagram gepostet, dass ich gerade dabei bin, Dinge in meinem Business loszulassen. Ich überlege, was wir wirklich brauchen, was wir nicht mehr machen wollen und worauf wir uns in Zukunft (wieder) stärker konzentrieren wollen.

Daraufhin habe ich jede Menge Fragen bekommen: Was werde ich denn jetzt loslassen? Was ist nicht so wichtig? Und ich bin ehrlich: ich habe noch keine endgültige Antwort darauf. Aber ich möchte mit euch über ein Thema sprechen, das es mir erst möglich macht, all diese Überlegungen zu machen: Prozesse.

Was sind Routinen, Workflows und Prozesse?

Oder besser: was ist der Unterschied zwischen all diesen Begriffen? Um diese Frage zu beantworten, habe ich 2 Stunden gegoogelt. Nicht so effizient, ich weiß 🤪

Aber für dich kann ich das Spiel abkürzen. Im Prinzip ist alles mehr oder weniger dasselbe und eine ganz klare Abgrenzung gibt es davon nicht. (Falls ich mich irre, hinterlasse mir gerne einen Kommentar).

Vor allem Workflows und Prozesse werden oft gleich beschrieben. Bei t2informatik zum Beispiel so:

"Der Begriff Workflow – auf Deutsch „Arbeitsablauf“ – beschreibt eine definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen."

Das Wort “Routine” bringt noch einen anderen Aspekt mit hinein:

• Tägliche Routinen sind etwas, das man jeden Tag macht (z.B. die berühmte Morgenroutine).
• Und wenn man etwas oft macht, dann wird es zur Routine. Sprich: irgendwann kann man es im Schlaf.

Und das bringt mich zu einem Thema, das uns alle brennend interessiert: Wenn du in deinem Online-Business Zeit sparen möchtest, oder dich durch Exzellenz von deinen Mitbewerber:innen abheben möchtest, hilft es, wenn eine Aufgabe irgendwann zur Routineaufgabe wird.

WELCHE PROZESSE GIBT ES IM ONLINE-BUSINESS?

Ob du es weißt oder nicht, du nutzt auch jetzt schon Prozesse in einem Online-Business. Es kann aber sein, dass du dir dessen noch nicht bewusst bist.

Im Prinzip ist jeder Ablauf von Tätigkeiten, den du öfter als ein Mal machst, ein Prozess.

Zum Beispiel:

• Kundengewinnung
• Erstellung eines Lead Magneten
• Das Abwickeln von Coachings
• Kunden-Onboarding
• ein Webinar veranstalten
• ein Produkt erstellen oder optimieren
• …

Der Nachteil, wenn du deine Prozesse nicht bewusst “nutzt” ist, dass du nicht von ihren Vorteilen profitieren kannst. Dabei gäbe es davon recht viele…

5 Vorteile, wenn du deine Prozesse kennst

Sobald du deine Prozesse kennst, kannst du…

1. … deine Prozesse vereinfachen.

Das ist der Punkt, an dem ich gerade arbeite.

Oft tun wir Dinge, weil wir sie schon immer so gemacht haben. Ob das wirklich sinnvoll oder effizient ist, wissen wir oft nicht so genau. Das festzustellen ist auch gar nicht so einfach, wenn du den Workflow nicht vor Augen hast.

Wenn du ihn aber aufgeschrieben hast, fällt dir vielleicht auf den ersten Blick auf, dass du Schritte weglassen kannst.

2. … deine Abläufe zeitlich optimieren.

Nicht nur was und wie viel du tust, ist bei der Arbeit von Bedeutung. Auch wann und in welcher Reihenfolge du etwas tust, kann einen großen Unterschied machen.

Du hast bestimmt schon von „batching“ gehört. Das bedeutet, dass du mehrere Aufgaben zusammen nimmst und in einem Rutsch erledigst – z.B. das Content-Recycling für alle neuen Beiträge auf einen Tag legst.

Dadurch bist du auf eine Aufgabe fokussiert und musst nicht zwischen verschiedenen Programmen oder Tätigkeiten wechseln. Sprich: du machst kein Multitasking. Und wie wir alle wissen, hilft uns das unheimlich dabei, produktiv zu sein.

3. … Abläufe automatisieren

Automatisierungen sind etwas, wovor viele zurückschrecken. Denn das Business soll ja menschlich bleiben und wir wollen nicht nur mit Maschinen sprechen.

Da gebe ich dir ganz recht, und das muss es auch nicht heißen. Im Gegenteil: wenn wir bestimmte Dinge automatisieren, haben wir wieder mehr Zeit für andere.

Ein konkretes Beispiel: In der Blogothek, meinem Blogging-Jahresprogramm verschicken wir Fragebögen an die Teilnehmerinnen. Bisher haben wir den Link zu den Fragebögen und die Erinnerung (wenn jemand nicht geantworten hat) per Hand verschickt. Das wären im Jänner z.B. 44 Mails + 22 Erinnerungen, also insgesamt 66 Nachrichten gewesen. Alles Copy Paste und mega Aufwand. Mittlerweile verschicken wir das automatisiert und haben dafür noch mehr Zeit, auf die Nachrichten zu antworten, Feedback und persönliche Empfehlungen zu geben. Win/win würde ich sagen.

4. … Prozesse leichter auslagern.

Vielleicht denkst du jetzt noch nicht daran, aber irgendwann kommt der Punkt, an dem du Aufgaben auslagern möchtest. Wenn du bei deinen Prozessen dann nicht nur dokumentierst WAS du machst, sondern auch WIE du es machst, fällt dir das besonders leicht. Diese Beschreibungen nennt man SOPs, also Standard Operating Procedures. Über das Thema werden wir ein anders Mal noch mehr sprechen.

Wie praktisch das ist, weiß ich aus eigener Erfahrung: Ich habe aktuell 2 Leute in meinem Kernteam: Cindy, die mich beim Community-Management unterstützt. Und Petra, die vor kurzem im Backoffice angefangen hat und mir bei organisatorischen Dingen hilft. Gerade in der Einarbeitungszeit bin ich so froh über die Dokumentation – vor allem wenn es Dinge sind, die ich schon lange nicht mehr gemacht habe. Bzw. hat Petra immer einen Ort, an dem sie nachsehen kann und muss nicht alle 5 Minuten mich fragen.

5. … Energie sparen.

Ob du es glaubst oder nicht: Entscheidungen treffen kostet Energie. Auch, wenn es z.B. beim Content-Marketing nur so Kleinigkeiten sind wie „Erstelle ich zuerst das Beitragsbild für meinen Blog oder erstelle ich vorher Social Media Postings?“. Wenn du einen fixen Workflow hast, gibt es auch einen fixen Ablauf. Und du kannst dir die Energie für die wirklich wichtigen Entscheidungen sparen.

So findest du deine Prozesse

Führe eine Woche oder einen Monat lang eine Stricherlliste, was du in deinem Business tust. Du wirst schnell merken, dass sich die Aufgaben immer wiederholen. Vielleicht gibt es am Beginn oder Ende des Monats ein paar ausgefallenere Dinge (wie Statistiken notieren). Aber sonst wird es nicht viele ungewöhnliche Aufgaben geben.

Deine Liste könnte z.B. so aussehen:

Jede Aufgabe, die du dir notiert hast, ist ein Prozess.

Jetzt musst du eigentlich nur noch anfangen, diesen Prozess mit allen kleinen Teilaufgaben zu dokumentieren. Sprich: Schreib auf, was du tust. Wenn du fertig bist, hast du eine Master-ToDo-Liste für dein Business.

Tools für Prozesse im Online-Business

Angenommen, du kennst deine Prozesse und möchtest anfangen, sie zu dokumentieren. Welche Tools machen dafür am meisten Sinn?

Theoretisch kannst du einfach ein Tool für ToDo-Listen nutzen. Aber in Hinblick auf die Zukunft empfehle ich dir von Beginn an ein Projektmanagement-Tool. Das macht Sinn, wenn du:

• viele verschiedene Prozesse hast (und das wirst du über kurz oder lang)
• Aufgaben auslagern und anderen Leuten zuweisen möchtest
• Erklärungen gleich in die ToDo-Liste einarbeiten möchtest (z.B. in Form von Bildschirmvideos)

Das Projektmanagement-Tool, mit dem ich am liebsten arbeite, ist Asana. Es gibt eine kostenlose Version, die völlig ausreichend ist (es gibt nur wenige nützliche Funktionen, die es nur in der kostenpflichtigen Version gibt). Und ich mag das Design und die Übersichtlichkeit sehr gerne.

Für jeden Workflow habe ich dort eine Vorlage angelegt, damit wir keinen Schritt im Workflow verpassen. Meine SOPs, also die Dokumentation WIE die Dinge erledigt werden sollen, habe ich bis vor kurzem in Google Drive abgelegt. Aktuell übertrage ich sie aber in Notion, weil wir dort durch die Datenbank-Funktion mehr Möglichkeiten haben, sie übersichtlicher darzustellen und die Zuständigkeiten deutlicher hervorzuheben. Aber auch das besprechen wir vielleicht in einem anderen Artikel.

Hast du dir schon mal Gedanken über Prozesse in deinem Business gemacht? Falls nicht, dann fang jetzt an und überleg einfach mal, welche Aufgaben du immer wiederholst. Schreib gerne einen Auszug davon in die Kommentare!