Prozesse im Online-Business: 5 Gründe sie zu beachten

Vor ein paar Tagen habe ich auf Instagram gepostet, dass ich gerade dabei bin, Dinge in meinem Business loszulassen. Ich überlege, was wir wirklich brauchen, was wir nicht mehr machen wollen und worauf wir uns in Zukunft (wieder) stärker konzentrieren wollen.

Daraufhin habe ich jede Menge Fragen bekommen: Was werde ich denn jetzt loslassen? Was ist nicht so wichtig? Und ich bin ehrlich: ich habe noch keine endgültige Antwort darauf. Aber ich möchte mit euch über ein Thema sprechen, das es mir erst möglich macht, all diese Überlegungen zu machen: Prozesse.

Was sind Routinen, Workflows und Prozesse?

Oder besser: was ist der Unterschied zwischen all diesen Begriffen? Um diese Frage zu beantworten, habe ich 2 Stunden gegoogelt. Nicht so effizient, ich weiß 🤪

Aber für dich kann ich das Spiel abkürzen. Im Prinzip ist alles mehr oder weniger dasselbe und eine ganz klare Abgrenzung gibt es davon nicht. (Falls ich mich irre, hinterlasse mir gerne einen Kommentar).

Vor allem Workflows und Prozesse werden oft gleich beschrieben. Bei t2informatik zum Beispiel so:

"Der Begriff Workflow – auf Deutsch „Arbeitsablauf“ – beschreibt eine definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen."

Das Wort “Routine” bringt noch einen anderen Aspekt mit hinein:

• Tägliche Routinen sind etwas, das man jeden Tag macht (z.B. die berühmte Morgenroutine).
• Und wenn man etwas oft macht, dann wird es zur Routine. Sprich: irgendwann kann man es im Schlaf.

Und das bringt mich zu einem Thema, das uns alle brennend interessiert: Wenn du in deinem Online-Business Zeit sparen möchtest, oder dich durch Exzellenz von deinen Mitbewerber:innen abheben möchtest, hilft es, wenn eine Aufgabe irgendwann zur Routineaufgabe wird.

Welche Prozesse gibt es im Online-Business?

Ob du es weißt oder nicht, du nutzt auch jetzt schon Prozesse in einem Online-Business. Es kann aber sein, dass du dir dessen noch nicht bewusst bist.

Im Prinzip ist jeder Ablauf von Tätigkeiten, den du öfter als ein Mal machst, ein Prozess.

Zum Beispiel:

• Content erstellen (z.B. für Blog, Podcast oder Youtube)
• Kundengewinnung
• Erstellung eines Lead Magneten
• Das Abwickeln von Coachings
• Kunden-Onboarding
• ein Webinar veranstalten
• ein Produkt erstellen oder optimieren
• …

Der Nachteil, wenn du deine Prozesse nicht bewusst “nutzt” ist, dass du nicht von ihren Vorteilen profitieren kannst. Dabei gäbe es davon recht viele…

5 Vorteile, wenn du deine Prozesse kennst

Sobald du deine Prozesse kennst, kannst du…

1. … deine Prozesse vereinfachen.

Das ist der Punkt, an dem ich gerade arbeite.

Oft tun wir Dinge, weil wir sie schon immer so gemacht haben. Ob das wirklich sinnvoll oder effizient ist, wissen wir oft nicht so genau. Das festzustellen ist auch gar nicht so einfach, wenn du den Workflow nicht vor Augen hast.

Wenn du ihn aber aufgeschrieben hast, fällt dir vielleicht auf den ersten Blick auf, dass du Schritte weglassen kannst.

2. … deine Abläufe zeitlich optimieren.

Nicht nur was und wie viel du tust, ist bei der Arbeit von Bedeutung. Auch wann und in welcher Reihenfolge du etwas tust, kann einen großen Unterschied machen.

Du hast bestimmt schon von „batching“ gehört. Das bedeutet, dass du mehrere Aufgaben zusammen nimmst und in einem Rutsch erledigst – z.B. das Content-Recycling für alle neuen Beiträge auf einen Tag legst.

Dadurch bist du auf eine Aufgabe fokussiert und musst nicht zwischen verschiedenen Programmen oder Tätigkeiten wechseln. Sprich: du machst kein Multitasking. Und wie wir alle wissen, hilft uns das unheimlich dabei, produktiv zu sein.

3. … Abläufe automatisieren

Automatisierungen sind etwas, wovor viele zurückschrecken. Denn das Business soll ja menschlich bleiben und wir wollen nicht nur mit Maschinen sprechen.

Da gebe ich dir ganz recht, und das muss es auch nicht heißen. Im Gegenteil: wenn wir bestimmte Dinge automatisieren, haben wir wieder mehr Zeit für andere.

Ein konkretes Beispiel: In der Blogothek, meinem Blogging-Jahresprogramm verschicken wir Fragebögen an die Teilnehmerinnen. Bisher haben wir den Link zu den Fragebögen und die Erinnerung (wenn jemand nicht geantworten hat) per Hand verschickt. Das wären im Jänner z.B. 44 Mails + 22 Erinnerungen, also insgesamt 66 Nachrichten gewesen. Alles Copy Paste und mega Aufwand. Mittlerweile verschicken wir das automatisiert und haben dafür noch mehr Zeit, auf die Nachrichten zu antworten, Feedback und persönliche Empfehlungen zu geben. Win/win würde ich sagen.

4. … Prozesse leichter auslagern.

Vielleicht denkst du jetzt noch nicht daran, aber irgendwann kommt der Punkt, an dem du Aufgaben auslagern möchtest. Wenn du bei deinen Prozessen dann nicht nur dokumentierst WAS du machst, sondern auch WIE du es machst, fällt dir das besonders leicht. Diese Beschreibungen nennt man SOPs, also Standard Operating Procedures. Über das Thema werden wir ein anders Mal noch mehr sprechen.

Wie praktisch das ist, weiß ich aus eigener Erfahrung: Ich habe aktuell 2 Leute in meinem Kernteam: Cindy, die mich beim Community-Management unterstützt. Und Petra, die vor kurzem im Backoffice angefangen hat und mir bei organisatorischen Dingen hilft. Gerade in der Einarbeitungszeit bin ich so froh über die Dokumentation – vor allem wenn es Dinge sind, die ich schon lange nicht mehr gemacht habe. Bzw. hat Petra immer einen Ort, an dem sie nachsehen kann und muss nicht alle 5 Minuten mich fragen.

5. … Energie sparen.

Ob du es glaubst oder nicht: Entscheidungen treffen kostet Energie. Auch, wenn es z.B. beim Content-Marketing nur so Kleinigkeiten sind wie „Erstelle ich zuerst das Beitragsbild für meinen Blog oder erstelle ich vorher Social Media Postings?“. Wenn du einen fixen Workflow hast, gibt es auch einen fixen Ablauf. Und du kannst dir die Energie für die wirklich wichtigen Entscheidungen sparen.

Must-Have Prozesse, die dein Content-Marketing effizienter machen

Diesen Abschnitt des Artikels kannst du in dieser Podcast-Folge anhören:

Gerade im Content-Marketing können Prozesse einen Unterschied machen, wenn du nicht an Content Burnout leiden möchtest. Damit kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch effizienter arbeiten.

Natürlich musst du diese Prozesse an dein eigenes Business anpassen, aber hier bekommst du einen groben Einblick, wie sie aussehen könnten. Wenn du Hilfe beim Anpassen oder Finden der Prozesse brauchst, helfe ich dir im Blog & Business Mentoring dabei.

1. Der Content-Erstellungs- und Planungsprozess: Schluss mit Content-Burnout 🧠

Stell dir vor du sitzt vor dem leeren Bildschirm, der Cursor blinkt anklagend, und die selbstgesetzte Deadline rückt immer näher. Die Panik kriecht langsam in deinen Körper: Worüber soll ich schreiben? Was interessiert meine Leser:innen? Bin ich überhaupt Expertin genug?

Die erste wichtige Erkenntnis ist mal, dass Content-Erstellung kein kreativer Prozess ist (zumindest nicht ausschließlich), sondern ein planbarer Schritt-für-Schritt-Prozess. Der könnte so aussehen:

1. Ziele definieren: Was willst du mit deinem Content erreichen? Das wird oft übersprungen, ist aber wichtig, wenn du willst, dass dein Blog für dich arbeitet.
2. Themenrecherche und Ideensammlung: Mach Brainstorming, check die Wettbewerber, nutze SEO-Tools oder schaue dir die häufigsten Fragen deiner Kund:innen an!
3. Redaktionsplanung: Welcher Content erscheint wann? Berücksichtige Launches und saisonale Themen und halte ihn in einem Content Plan fest. Das muss nicht bis ins kleinste Details passieren, aber hilft den Überblick über Keywords, Produkte usw. zu behalten.
4. Content erstellen: Jetzt geht’s ans eigentliche Erstellen. Das bedeutet u.A. Struktur festlegen, Überschriften optimieren, visuelle Elemente einfügen und – ganz wichtig – eine Call-to-Action nicht vergessen!
5. Optimieren und Veröffentlichen: Zum Schluss geh’s daran SEO zu checken, die Rechtschreibung zu prüfen und deinen Content über Newsletter oder Social Media zu bewerben.
6. Analyse und Anpassung: Welcher Content hat funktioniert? Was kannst du verbessern? Hier liegt der Schlüssel zum langfristigen Erfolg!

Dieser letzte Punkt bringt uns direkt zum nächsten Prozess:

2. Der Content-Recycling-Prozess: Alter Content, neues Leben ♻️

Schließe die Augen und stell dir all den Content vor, den du bisher erstellt hast. Hunderte Arbeitsstunden, tausende Wörter, unzählige Gedanken… Beeindruckend, oder?

Aber jetzt kommt das Traurige: Stell dir vor, wie dieser Content langsam verblasst und in den Tiefen des Internets verschwindet – weil er nicht mehr gesehen wird. Das tut ganz schön weh, oder?

Mit einem Content-Recycling-Prozess kannst du deinen wertvollen Content immer wieder nutzen. So könnte er aussehen:

1. Bestandsaufnahme: Schaue regelmäßig, welcher Content gut performt hat. Was das bedeutet, musst du sagen: Verkäufe, Leads, Klicks, Kommentare, …
2. Auswahl und Planung: Entscheide, welche Inhalte du aktualisieren oder neu teilen willst. Tipp: Achte auch hier auf Launches oder saisonale Themen.
3. Verbesserung und Aktualisierung: Füge neue Infos ein, aktualisiere Statistiken, verbessere die SEO. In Zeiten von KI-Content ist deine persönliche Note gold wert!
4. Neue Formate erstellen: Mach aus einem Blogartikel einen Podcast, ein Video oder mehrere Social-Media-Posts. Die Möglichkeiten sind endlos!
5. Verbreiten und Bewerben: Teile deine aufbereiteten Inhalte über verschiedene Kanäle. Dein Publikum wächst ständig – viele kennen deinen älteren Content noch gar nicht!

Vielleicht hast du Angst, dass deine Follower:innen merken, dass du Content? Ich kann dich beruhigen: Was du vor drei Jahren gepostet hast, haben die wenigsten mitbekommen oder erinnern sich daran. Und selbst wenn, brauchen wir alle hin und wieder eine Erinnerung oder die Wiederholung.

3. Der Lead-Generierungsprozess: Von Besucher:innen zu Fan-Kund:innen

Stell dir vor, du hältst einen fantastischen Vortrag, gibst dein Bestes – aber niemand notiert sich deinen Namen und niemand erinnert sich am nächsten Tag an dich.

Frustrierend, oder? Genau das passiert mit deinem Blog, wenn du keinen systematischen Lead-Generierungsprozess hast (aka. nicht weißt, wie du Newsletter-Adressen einsammelst)!

Hier ist die Lösung:

1. Lead-Magnet entwickeln: Was kannst du deinen Besucher:innen anbieten, damit sie in deinen Newsletter kommen? E-Books, Checklisten, Mini-Kurse – sei kreativ!
2. Relevanten Content erstellen: Schreibe Blogartikel, die mit deinem Lead-Magneten zusammenhängen. Gib deinen Leser:innen einen Vorgeschmack auf dein Können und zeig ihnen, warum sie dir folgen sollten.
3. Anmeldeformulare und Landingpages optimieren: Mach es deinen Besucher:innen leicht, sich einzutragen und optimiere laufend

An diesem Prozess sieht man sehr gut: Es kommt nicht nur drauf an, den Prozess einmal zu implementieren. Das wäre leider zu schön um wahr zu sein. Es kommt darauf an kontinuierlich zu testen und auszuprobieren. Dazu ist es aber unheimlich wichtig, dass du deine Zahlen im Blick hast.

Wenn du nicht weißt, wo und wie du damit anfangen sollst, unterstütze ich dich im Blog & Business Mentoring gerne dabei.

4. Der Testimonial-Prozess: Vertrauen schaffen, leichter verkaufen

Im Online-Business wird Vertrauen immer wichtiger. Warum? Weil es so viele „Expert:innen“ gibt, die große Versprechungen machen. Deshalb wird es immer wichtiger mit Testimonials zu arbeiten. Und das nicht nur punktuell, sondern kontinuierlich!

Stell dir vor, du wirst in einem Gespräch nach Erfolgen für deine Kund:innen gefragt. Wenn du jetzt verzweifelt in Kommentaren oder E-Mails suchen musst, ist das frustrierend. Der bessere Weg ist, dir mit einem systematischen Testimonial-Prozess eine Sammlung aufzubauen. Und der könnte so aussehen:

1. Zufriedene Kund:innen identifizieren: Wie erkennst du glückliche Kund:innen? Umfragen, Bewertungen, Support-Anfragen – leg fest, was für dich funktioniert.
2. Nach Testimonials fragen: Erstelle E-Mail-Vorlagen, die du mit einem Klick verschicken kannst. Das spart nicht nur Zeit, sondern nimmt auch die Unsicherheit.
3. Testimonial erstellen: Biete verschiedene Formate an oder stelle gezielte Fragen. Mein Tipp: Mach es deinen Kund:innen so einfach wie möglich!
4. Freigabe einholen: Hole die Erlaubnis ein, das Testimonial zu verwenden und dokumentiere das im besten Fall schriftlich.
5. Veröffentlichen und nutzen: Teile die Testimonials auf Social Media, Landingpages und in Verkaufsgesprächen.

So findest du deine individuellen Prozesse

Die 4 Prozesse oben sind schon sehr konkret und müssen für jedes Business angepasst werden.

Wie schaffst du es jetzt aber, deine eigenen Prozesse zu finden, die es in deinem Business sowieso schon gibt? Die Antwort ist ganz einfach:

Führe eine Woche oder einen Monat lang eine Stricherlliste, was du in deinem Business tust.

Du wirst schnell merken, dass sich die Aufgaben immer wiederholen. Vielleicht gibt es am Beginn oder Ende des Monats ein paar ausgefallenere Dinge (wie Statistiken notieren). Aber sonst wird es nicht viele ungewöhnliche Aufgaben geben.

Deine Liste könnte z.B. so aussehen:

Jede Aufgabe, die du dir notiert hast, ist ein Prozess.

Jetzt musst du eigentlich nur noch anfangen, diesen Prozess mit allen kleinen Teilaufgaben zu dokumentieren. Sprich: Schreib auf, was du tust. Wenn du fertig bist, hast du eine Master-ToDo-Liste für dein Business.

Tools für Prozesse im Online-Business

Angenommen, du kennst deine Prozesse und möchtest anfangen, sie zu dokumentieren. Welche Tools machen dafür am meisten Sinn?

Theoretisch kannst du einfach ein Tool für ToDo-Listen nutzen. Aber in Hinblick auf die Zukunft empfehle ich dir von Beginn an ein Projektmanagement-Tool. Das macht Sinn, wenn du:

• viele verschiedene Prozesse hast (und das wirst du über kurz oder lang)
• Aufgaben auslagern und anderen Leuten zuweisen möchtest
• Erklärungen gleich in die ToDo-Liste einarbeiten möchtest (z.B. in Form von Bildschirmvideos)

Das Projektmanagement-Tool, mit dem ich am liebsten arbeite, ist Asana. Es gibt eine kostenlose Version, die völlig ausreichend ist (es gibt nur wenige nützliche Funktionen, die es nur in der kostenpflichtigen Version gibt). Und ich mag das Design und die Übersichtlichkeit sehr gerne.

Für jeden Workflow habe ich dort eine Vorlage angelegt, damit wir keinen Schritt im Workflow verpassen. Meine SOPs, also die Dokumentation WIE die Dinge erledigt werden sollen, habe ich bis vor kurzem in Google Drive abgelegt. Aktuell übertrage ich sie aber in Notion, weil wir dort durch die Datenbank-Funktion mehr Möglichkeiten haben, sie übersichtlicher darzustellen und die Zuständigkeiten deutlicher hervorzuheben. Aber auch das besprechen wir vielleicht in einem anderen Artikel.

Hast du dir schon mal Gedanken über Prozesse in deinem Business gemacht? Falls nicht, dann fang jetzt an und überleg einfach mal, welche Aufgaben du immer wiederholst. Schreib gerne einen Auszug davon in die Kommentare!