Mit Time Tracking effizienter arbeiten – So startest du in 5 Schritten

Eines der Themen, auf das ich am meisten angesprochen werde, seit ich meinen Projekt: Fokus! Podcast habe, ist Time Tracking. Also das Verfolgen und Aufzeichnen davon, wie lange du für welche Tätigkeit brauchst. Im Podcast hab es schon öfter erwähnt und auch bei Mastermind-Treffen oder sogar offline werde ich darauf angesprochen.

Deshalb hab ich mir gedacht, ich mach jetzt endlich mal eine ganze Folge dazu auf. Damit alle Fragen geklärt sind. Wir besprechen wer tracken sollte, warum, mit welchen Tools und wie du mit 5 einfachen Schritten damit starten kannst.

Was ist Time Tracking

Time Tracking, oder Zeiterfassung, bedeutet einfach, dass du aufschreibst, wie viel Zeit du für verschiedene Tätigkeiten verwendet. Das kann im Beruf oder auch privat sehr hilfreich sein. Du kannst das mit fancy Tools machen (dazu später mehr) oder einfach in einem Bullet Journal, einer Excel-Liste oder in einem Notizbuch.

Aber das bringt uns zur Frage:

Warum oder für wen ist Time Tracking sinnvoll?

Als Freelancer, wenn du nach Stunden bezahlt wirst, ist klar, dass du deine Zeit erfassen musst. Sonst weißt du nicht, wie viel du verrechen kannst. Aber wenn du deine Zeit nicht 1:1 an Kunden verrechnest? Ja, dann ist es auch wichtig!

Diese Vorteile hat das Time Tracking:

1. Du bekommst einen Überblick darüber, wie lange du wirklich wofür brauchst:
   Bei der Wochenplanung oder Projektplanung schätzen wir oft, wie lange wir wofür brauchen. Das ist schlecht, weil wir uns meistens verschätzen: In den allermeisten Fällen brauchen wir deutlich länger als wir gedacht haben. Und wenn wir gar keinen Anhaltspunkt haben, kann das die gesamte Planung unmöglich machen.
   
   Wenn du richtig planen willst, ohne dir zu viel vorzunehmen, musst du wissen, wie lange du im Schnitt für eine Aufgabe brauchst.
   
2. Du bist gezwungen, fokussiert zu arbeiten:
   Ich höre total oft die Ausrede: Zeit tracken ist so viel Aufwand, weil man ständig zwischen Aufgaben wechseln muss. Und weißt du was? Das ist toll! Denn dann gewöhnst du dir mit der Zeit ab, ständig zwischen mehreren Aufgabe herumzuspringen. Wir wissen, dass Multitasking schlecht für produktives Arbeiten ist. Oft fällt es uns aber gar nicht auf… Sobald du deine Zeit erfasst, fällt dir garantiert auf, wann du nicht fokussiert arbeitest.
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3. Du weißt, wo deine Zeit hinein fließt:
   Ich habe all meine Aufgaben in Asana abgebildet und weiß deshalb immer, woran ich gearbeitet habe. Prinzipiell empfehle ich unter anderem aus diesem Grund jeder/jedem, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen. Wenn du das aber noch nicht hast, kannst du schnell mal das Gefühl bekommen, dass du den ganzen Tag gearbeitet hast, ohne wirklich was erledigt zu haben. Die schnelle Lösung ist, ein Time-Tracking Tool zu nutzen. Da siehst du nämlich, was und wie viel du wirklich gearbeitet hast.
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4. Du kannst deine Tätigkeiten optimieren:
   Im letzten Sommer habe ich durch die Zeiterfassung gemerkt, dass wir in meinem Team unheimlich viel Zeit in Meetings verbracht haben. Deshalb konnten wir darauf reagieren und haben Maßnahmen gesetzt: Darauf geachtet, dass die angesetzten Zeiten für die Meetings eingehalten wurden und eine bessere Agenda geschrieben. So konnten wir unsere Zeit in Meetings um 50% reduzieren.
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5. Du kannst leichter feststellen, ob Aufwand und Ergebnisse zusammenpassen:
   Zugegeben, das ist schon eine fortgeschrittene Methode. Aber wenn du erfasst, wie viel Zeit du für etwas brauchst und auch, wie viele Ergebnisse du bekommst, weißt du, ob sich eine Tätigkeit auszahlt.
   
   Hier ist ein Beispiel: Durch die Zeiterfassung habe ich festgestellt, dass ich viel zu viel Zeit in Social Media investiere (genauso viel wie ins Blogartikel schreiben). Aber Social Media hat deutlich weniger Ergebnisse geliefert. Also habe ich meine Zeit dramatisch gekürzt, eine Social Media Managerin gesucht und wir haben unsere Strategie angepasst.

Was solltest du als Selbständige tracken?

Nach den Vorteilen, die dich sicher überzeugt haben 😉, ist die große Frage: Was sollte man alles tracken?

Ich habe einen Ansatz mit 2 Tracking-Tools:

1. Ich nutze ein Tool das ich starte, sobald ich mich an den PC setze. Wenn ich mit der Arbeit fertig bin, schalte ich es wieder aus. Zwischendurch deaktiviere ich die Zeiterfassung nur, wenn ich eine längere Mittagspause mache.
2. Außerdem habe ich ein 2. Tool (es geht genauso ein 2. Account beim selben Tool), bei dem ich jede Aufgabe, an der ich arbeite, erfasse: Arbeit an Projekten (wie Launches oder Kurserstellung), Meetings, Content Erstellung, Erstellen von Social Media Postings, …
   
   Obwohl ich mich bemühe, so viele Aufgaben wie möglich zu tracken, habe ich nicht den Anspruch, 100% meiner Zeit aufzeichnen zu müssen. Denn es gibt immer auch unproduktive Zeit wie Kaffeepausen oder einfach aus dem Fenster schauen, die ich keinem Projekt zuordnen kann die aber durchaus wichtig sind, um dann wieder produktiver arbeiten zu können.

Würde ich nur meine Aufgaben tracken, hätte ich jeden Tag das Gefühl, viel zu wenig gearbeitet zu haben. Aber so kann ich wirklich feststellen, ob ich meine 20 Stunden pro Woche über- oder unterschreite. Und wenn ich merke, dass ich regelmäßig 2 oder 3 Stunden mehr arbeite, Maßnahmen ergreifen.

So startest du mit Time Tracking

1. Wähle ein Time-Tracking Tools aus

Wie ich oben erwähnt habe, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie du deine Zeit tracken kannst:

1. Eine Excel-Liste, in die du alle Tätigkeiten einträgst
2. Du notierst offline, was du wann machst
3. Du nutzt ein „normales“ digitales Tracking-Tool. Dabei musst du den Timer selbst starten und stoppen. Das ist zwar mehr Aufwand, sorgt aber dafür, dass du deine Zeit sehr bewusst nutzt. Solche Tools sind zum Beispiel Toggl Track oder Clockify.
4. Du nutzt automatisiertes Time-Tracking. Das Time-Tracking läuft bei diesen Tools automatisch im Hintergrund mit und du musst nichts aufzeichnen, sondern siehst, wann du welche Programme benutzt hast. Die Einträge kannst du im Bedarfsfall nachbearbeiten. Das ist super, um dir einen ersten Überblick zu verschaffen. Tools die das können sind z.B. Rescuetime oder Memtime.

Ich nutze schon seit Ewigkeiten Toggl und bin damit mehr als zufrieden. Die kostenlose Version bietet so viele Funktionen, dass ich noch nie die kostenpflichtige Version nutzen musste. Außerdem gibt es viele Funktionen, die das Eintragen von neuen Aufgaben erleichtern. In diesem Video zeige ich dir kurz, wie du es benutzen kannst.

2. Leg dir 2 Time-Tracking Tools zu

Oder 2 Accounts bei dem gleichen Tool…

Dazu haben ich oben schon mehr gesagt, aber wollte es vollständigkeitshalber hier nochmals erwähnen.

3. Setze dir ein Ziel fürs Time-Tracking

Überlege dir schon vorab, was du erreichen willst: Möchtest du nur deine Arbeitszeit oder auch deinen Alltag tracken? Was genau möchtest du wissen? Wohin deine Zeit fließt? Wo du noch Zeit einsparen könntest? Oder welche Aufgaben du auslagern könntest?

Ein Ziel ist wichtig, denn es bestimmt welche Projekte du in deinem Time-Tracking Tool anlegen musst. Aber keine Panik, wenn du das noch nicht so genau weißt. Du kannst dein Tracking-Tool laufend anpassen.

Mein Ziel ist es, einen Überblick darüber zu bekommen, woran ich arbeite und wo ich evt. noch effizienter sein könnte. Wenn du neu mit dem Time Tracking startest, dann kann ich dir das auch wärmstens empfehlen.

4. Richte dein Tracking-Tool ein (aka lege eine Liste mit Projekten an)

Bevor wir starten unsere Zeit zu tracken, müssen wir eines machen: Projekte festlegen. Egal, welches Time-Tracking Tool du nutzt, du hast mindestens 3 Ebenen:

• Kunden – wenn du die Zeit nur für dich trackst, dann hast du nur einen, nämlich dich selbst.
• Projekte – das sind große Themengebiete, in die du die einzelnen Tätigkeiten zusammenfassen kannst.
  
  Ich nutze fast die gleichen wie in meinem Projektmanagement-Tool Asana. So muss ich nicht alles neu erfinden, sondern habe überall die gleiche Struktur. Sollte ein Projekt wirklich so umfangreich sein, dass es viele verschiedene Unterbereiche gibt, lege ich dafür mehrere Projekte an. Zum Beispiel bei meinem 12-Monats-Programm, der Blogothek. Das erleichtert mir das Eintragen der Aufgaben.

• Aufgaben – das sind die einzelnen Tätigkeiten. Da achte ich darauf, die gleichen Beschreibungen zu verwenden, damit ich sie später bei der Statistik besser auswerten kann.

Bei Toggl und vielen anderen Tools gibt es dann auch noch die Möglichkeit, Tags anzulegen, aber darauf verzichte ich. Meine goldene Regel beim Tagging lautet nämlich:

Mache es dir so einfach wie möglich, damit du es auch wirklich tust.

Denn glaub mir: wenn du jedes Mal 2 Minuten brauchst, um deine Timer zu starten, verlierst du schnell die Lust daran.

Bei Toggl siehst du die verschiedenen Ebenen folgendermaßen:

Wenn du neu startest, empfehle ich dir folgende Projekte:

• E-Mails & Kundensupport
• Organisatorisches
• Ein Projekt für jedes deiner Produkte
• Weiterbildung
• Content Erstellung
• Meetings

Wenn du merkst, dass du noch mehr brauchst, kannst du immer noch mehr ergänzen. Aber fang mal mit weniger an.

5. Fang an, deine Zeit zu tracken

Das klingt nach einem sehr einfachen Schritt, ist aber vielleicht sogar der schwierigste.

Am Anfang wirst du es sicher immer wieder vergessen. Und vielleicht kommt auch der Punkt wo sich das Tracking ein bisschen nach Zwang oder Überwachung anfühlt. Aber wenn du dort angekommen bist, musst du dir nur immer wieder bewusst machen: Time Tracking ist kein Werkzeug zur Überwachung, sondern ein Weg, um mehr Freiheit und Kontrolle über deine Arbeitszeit und letztlich über dein Leben zu erlangen. Es ist also alles eine Frage der Perspektive 🙂

6. Werte deine Statistiken aus

Zum Schluss kommt ein Punkt, der so so oft vergessen wird. Sei es beim Marketing, Jahresplanung, aber auch beim Time Tracking… All das hat keinen Sinn, wenn du dich nicht hinsetzt und das ganze auswertest.

Nimm dir also zumindest 1x pro Quartal, besser noch 1x pro Monat Zeit dafür. Schau dir die Statistiken an und überlege, was du daraus ablesen kannst. Dazu hilft es immer, mit einer bestimmten Fragestellung ran zu gehen (z.B. Wie viel Zeit haben wir für welche Marketing-Aktivität verbracht?)

Die einfachst Frage, die du dir immer stellen kannst:

Gibt es ein Projekt, bei dem wir auffällig viel oder wenig Zeit gebraucht haben?

Die Auswertung ist auch deshalb so wichtig, weil du da merkst, was du nicht auswerten kannst – und dann die Projekte oder Aufgabenbeschreibung so anpassen kannst, dass du in Zukunft das auswerten kannst, was du wissen willst. Das klingt jetzt vielleicht noch ein bisschen kryptisch, aber ich verspreche dir: du wirst merken, was ich meine.

Falls du dir die Auswertung alleine nicht zutraust oder gar nicht weißt wo du anfangen sollst, dann können wir das im Rahmen meines neuen Mentoring-Programms gemeinsam machen. Das startet im Sommer und ich zeige Selbstständigen, wie sie Strukturen und Prozesse in ihrem Business aufbauen, um mit gleicher oder weniger Arbeit mehr verdienen zu können. Wenn dich das Thema interessiert, dann komm hier auf die Warteliste.

Fazit

Ja, Time-Tracking ist eine Art von Kontrolle – aber nicht im negativen Sinne. Denn du kannst damit kontrollieren, wohin deine Zeit und Energie fließt. Und das ist der einzige Weg, um gegenzusteuern. Du musst nicht immer 100% korrekt aufzeichnen, was du tust. Probier mal, ein Monat so gut wie möglich zu tracken – du wirst sehen, dass das alleine schon ein Augenöffner ist!

Nutzt du ein Time Tracking Tool? Welche Auswirkungen hat das auf deine Arbeit?