E-Mail Management: 4 productivity-Prinzipien für Selbstständige

Ein Thema beschäftigt mich, seit ich angefangen habe zu bloggen: E-Mails. Anfangs waren es vor allem Kooperationsanfragen und Pressemitteilungen. Mittlerweile hat sich das auf Fragen von Kunden verlagert: Wo ist mein Lead-Magnet? Kannst du mir die Rechnung nochmal schicken? Bekomme ich kostenlose Beratung (natürlich nicht so wortwörtlich, aber sinngemäß). Und ja, auch immer noch Kooperationsanfragen und die meisten davon unpersönlich an „Liebes Team“ adressiert.

Jetzt kommuniziere ich zwar gerne mit meinen Kund:innen. Das Problem ist aber: Wenn ich jeden Tag stundenlang E-Mails bearbeite, dann habe ich keine Zeit mehr, um „wirklich“ zu arbeiten. Und ich gebe auch zu: E-Mails stressen mich unheimlich.

Also habe ich in 9 Jahren Selbstständigkeit so einige Dinge ausprobiert und halte mich an 6 Prinzipien, die es mir ermöglichen, meine E-Mails effizient abzuarbeiten. In diesem Beitrag teile ich sie mit dir.

Kleiner Hinweis vorab: Ich bin Österreicherin und wir sagen hier tatsächlich „das E-Mail“ und nicht „die E-Mail“ 😉

Schritt 1: E-Mails reduzieren

Bevor wir uns anschauen, wie du E-Mails am besten bearbeitest, müssen wir mal ganz radikal starten. Denn wir müssen damit anfangen die E-Mails, die du bekommst, zu reduzieren.

Denn es gibt nichts Schnelleres als ein E-Mail zu bearbeiten, das du gar nicht erst bekommst.

Wenn kein E-Mail in dein Postfach flattert, musst du auch nicht entscheiden, was du damit tust und schon gar nicht darauf antworten. Wie schaffst du es, weniger E-Mails zu haben?

Nutze ein Projektmanagement-Tool (wenn du ein Team / VA hast)

Ich sammle alles in meinem Projektmanagement-Tool Asana: Aufgaben, Ideen – aber auch Konversationen mit meinem Team. Das Einzige, was wir via E-Mail verschicken sind Rechnungen oder Gehaltszettel. Der Rest spielt sich in Asana ab.

Das hat 2 Gründe:

1. Wir sind so effizienter

Ich muss nicht den ganzen Tag meine E-Mails checken, falls eines meiner Team-Mitglieder dringend etwas von mir braucht. Dadurch werde ich nicht durch diverse andere E-Mails abgelenkt, die ich „schnell zwischendurch“ (wir wissen alle, dass es das nicht gibt) beantworte.

2. Die Kommunikation findet dort statt, wo wir arbeiten

In einem Projektmanagement-Tool wie Asana kann man direkt bei einer Aufgabe Kommentare schreiben. Das heißt, wenn ich eine Frage oder Feedback zu einem Punkt habe, finde ich die Antwort genau dort. Das ist perfekt als Dokumentation und sollte ich in 2 Monaten nochmal nachsehen wollen, worauf wir uns geeinigt haben, muss ich nicht erst mein E-Mail Postfach durchsuchen.

Melde dich von Abos ab

Vielleicht hast du noch kein Team, aber das hier hast du bestimmt: Abos. Dabei meine ich zwei verschiedene, nämlich

1. Newsletter-Abos

Behalte wirklich nur die Newsletter, die du auch tatsächlich liest. Ja, vielleicht gab es mal einen tollen Lead-Magneten und vielleicht war das Thema ja irgendwann irgendwie interessant.

Aber wenn du einen Newsletter bekommst und merkst, dass du ihn schon das dritte Mal nicht gelesen hast, dann bestelle ihn ab. Es ist immer besser, ihn erst gar nicht zu bekommen, als jedes Mal wieder vor der Entscheidung zu stehen: Lese ich ihn? Wann lese ich ihn? Was mache ich jetzt damit?

Das muss aus rechtlichen Gründen ganz einfach mit 1-2 Klicks gehen und du findest den Abmelde-Link meist ganz unten in der E-Mail. Und du kannst dich immer später wieder anmelden.

2. Benachrichtigungen von Tools

Sie sind gut gemeint, aber leider doch eine große Plage: Benachrichtigungen, die dir Tools via E-Mail schicken. Das kann z.B. ein Social Media Tool sein, das dir sagt, dass ein neuer Beitrag online ist. Oder dein Projektmanagement-Tool, das dich an eine Aufgabe erinnert.

Das ist alles schön und gut, aber sorgt für Ablenkung und viel zu viele E-Mails. Bei den meisten kannst du das in den Einstellungen deaktivieren oder genauso wie Newsletter abbestellen.

FAQ

Der nächste Schritt zu weniger E-Mails ist das Einfügen von FAQs – also Frequently Asked Questions – auf deiner Website.

Häufig ist es so, dass vor allem von Kund:innen immer die gleichen Fragen gestellt werden. Und um nicht jedes einzeln beantworten zu müssen, kannst du versuchen die E-Mails zu reduzieren, indem du sie schon vorab beantwortest.

Wahrscheinlich kennst du FAQs von Landing Pages, wo man ein Produkt kaufen kann und am Ende der Seite noch ein paar Fragen beantwortet werden. Du kannst sie aber auch auf Danke-Seiten bei Lead-Magneten nutzen:

• Wie bekomme ich Zugang zum PDF?
• Was passiert, wenn ich kein E-Mail bekomme?
• Wie lange muss ich warten, bis mein E-Mail kommt?
• …

Wenn du diese Fragen im Text oder als Aufzählung beantwortest, reduzierst du die Anfragen dieser Art.

Eine andere Möglichkeit ist, FAQs auf deiner Kontaktseite zu nutzen. Dort kannst du Fragen beantworten wie:

• Wie sind Kooperationen bei dir möglich?
• Gibt es die Möglichkeit, einen Gastartikel zu schreiben?
• Bietes du 1:1 Beratung an?
• …

Productivity Prinzipien beim E-Mail Management

Jetzt wo wir dafür gesorgt haben, dass weniger E-Mails in dein Postfach flattern, können wir uns überlegen, wie du mit den restlichen umgehst. Und dafür habe ich dir meine Productivity Prinzipien in Bezug aufs E-Mail Management mitgebracht. Also: was solltest du unbedingt tun, um produktiv arbeiten zu können?

Deaktiviere Notifications

Es ist bestimmt keine Überraschung, aber es wird leider viel zu wenig gemacht: Notifications deaktivieren.

Wenn es einen Hinweis gibt, dass ein neues E-Mail gekommen ist, deaktiviere das. Wenn dieser rote Punkt mit der Anzahl ungelesener Nachrichten beim Symbol für dein E-Mail-Programm aufscheint, deaktiviere das. All diese Dinge machen dich nur unrund und sorgen dafür, dass du von deiner aktuellen Aufgabe abgelenkt wirst.

Spannend, aber wahr:

Nur durch das Deaktivieren der Notifications sparst du jede Woche schon eine Stunde Zeit.

Ich habe dir dafür ein Rechenbeispiel mitgebracht. Angenommen, du bekommst jeden Tag 50 E-Mails und jedes Mal erscheint eine Notification. Dann ist das Erste was du machst, die Notification am Bildschirmrand zu registrieren. Das kostet pro Mail so eine Sekunde – bei 50 Mails also 50 Sekunden pro Tag.

Bis dahin ist es noch nicht so wild. Aber dann kommt das, was eigentlich Zeit kostet: Du musst wieder zu deiner aktuellen Aufgabe zurückfinden. Und das kostet im Schnitt 15 Sekunden Zeit – bei 50 Mails pro Tag sind das 750 Sekunden.

Das ergibt 13 Minuten pro Tag und somit 66 Minuten pro Arbeitswoche.

Wenn du dir jetzt Folgendes denkst: „Ja gut, aber dann kriege ich gar nicht mit, wenn ein E-Mail rein kommt…“

Dann ist meine Antwort: „Ja genau, und das ist auch gut so!“

Du musst und sollst nämlich nicht ständig erreichbar sein, sondern dir fixe Zeiten dafür reservieren. Und damit sind wir bei Productivity Prinzip #2:

Bearbeite E-Mails in fixen Zeitblöcken

Trage dir jeden Tag fixe Termine in einen Kalender ein, in denen du deine E-Mails checkst und bearbeitest.

Warum das so wichtig ist? Sieh dir folgendes Bild an:

Stell dir vor das lila Feld ist deine Arbeitszeit und die gelben Streifen sind die Zeit, die du in deinem E-Mail Postfach verbringst. Links sind diese Phasen über den ganzen Tag verteilt und du merkst, dass zwischendurch nicht viel Zeit bleibt, um fokussiert zu arbeiten.

Wenn du deine E-Mails aber in nur zwei Blöcken abarbeitest, z.B. in der Früh und kurz vor Feierabend, sieht das Ganze schon viel besser aus. In beiden Fällen brauchst du genau die gleiche Zeit, hast aber zwischendurch Fokuszeit, in der du ohne Unterbrechungen an einer anderen Aufgabe arbeiten kannst.

Und ganz unter uns: du wirst insgesamt sogar kürzer brauchen, weil du dich nicht immer wieder in die E-Mail-Thematik hinein denken musst.

Und eines halte dir immer vor Augen: Du bestimmst, wie du deinen Tag einteilst. Das heißt, du darfst dir überlegen, wie oft du deine E-Mails checken möchtest. Ich persönlich schaue in der Früh und mittags nach, bevor ich aufhöre zu arbeiten. Theoretisch genügt auch einmal pro Tag, dafür gibt es keine fixe Regel.

Wenn sich das anfangs komisch anfühlt oder du das Gefühl hast, deine Kund:innen im Stich zu lassen, ist hier ein Praxis-Tipp für dich: Lege fixe Bürozeiten fest und kommuniziere diese auch. Du kannst auf deiner Website z. B. ankündigen: „Ich bin von Montag – Freitag von 7.00 bis bis 12.00 Uhr erreichbar.“

Oder du stellst einen Autoresponder, also eine automatische Antwort, ein, die folgenden Text haben könnte:

„Vielen Dank für deine Nachricht. Ich checke meine E-Mails 1x täglich und melde mich so bald wie möglich bei dir.“

Wenn du das erst mal kommuniziert hast, werden sich deine Kund:innen daran gewöhnen und auch für dich fühlt sich das bald schon nicht mehr so komisch an.

Nutze die Suchfunktion

Der nächste Productivity Grundsatz ist einer, den ich mittlerweile bei fast allen Programmen empfehle: nutze die Suchfunktion.

Jedes E-Mail-Programm heutzutage hat eine Suchfunktion, die dir dabei, hilft ein ganz bestimmtes E-Mail zu finden. Das macht sehr viel mehr Sinn, als in deinem E-Mail Programm eine komplizierte Ordnerstruktur mit 10 oder mehr verschiedenen Unterordnen zu haben. Schließlich müsstest du dich durch all diese Ordner erst mal durchklicken…

Bei den Suchfunktionen kannst du zum Beispiel suchen nach

• Betreff
• dem Absender
• einem Stichwort, das in dem E-Mail erwähnt wurde
• einem Anhang
• …

Du hast anfangs vielleicht ein schlechtes Gewissen, weil so eine Unordnung in deinem Postfach herrscht, wenn du nur einen Ordner hast, in dem alle E-Mails gesammelt sind. Aber ganz ehrlich: über die Suche habe ich bisher 90% der E-Mails gefunden, die ich gesucht habe. Und die restlichen 10% habe ich nie gefunden – auch nicht beim händischen durchsuchen aller Ordner…

Nutze E-Mail Vorlagen

Zum Schluss kommt noch ein einfaches, aber unheimlich effektives, Productivity Prinzip: nutze Vorlagen für deine E-Mails.

Wie ich oben bei den FAQ schon geschrieben habe, wirst du im Alltag häufig ähnliche E-Mails versenden und dafür kannst du dir Vorlagen anlegen, damit du die Nachrichten nicht jedes Mal neu schreiben musst. Dann genügt der Klick auf einen Knopf oder Copy&Paste.

Dinge, die immer wieder vorkommen, sind zum Beispiel:

• Rechnungen verschicken
• Zugangsdaten für Kurse versenden
• Onboarding von neuen Kunden
• Antwort auf Kooperationsanfragen (Absage oder Zusage)
• Links zu Lead-Magneten, die nicht angekommen sind
• …

Für diese Vorlagen brauchst du kein fancy Tool, sondern es reicht vollkommen, wenn du ein Word-Dokument oder Google Doc nutzt, wo du einfach die wichtigsten Phrasen aufschreibst und dann immer raus kopieren kannst.

Du wirst merken, wie viel schneller du bist, wenn du nicht mehr jedes E-Mail einzeln abtippen musst, sondern nur evt. kleine Änderungen an deiner Vorlage machen musst.

Hinterlasse einen Kommentar und erzähl mir: Wie viel Zeit verwendest du damit E-Mails zu beantworten? Hast du Strategien, wie du den ganzen Prozess effizienter gestaltest?