Wie dich eine VA beim Bloggen unterstützen kann (Interview mit Kristin Holm)

Wie funktioniert eigentlich die Zusammenarbeit mit einer VA (Virtuellen Assistentin)? Macht es Sinn sich Hilfe zu suchen, wenn man bloggt? Und welche Aufgaben kann sie ganz konkret übernehmen?

Über dieses Thema habe ich mit Kristin Holm, Expertin für Virtuelle Assistenz gesprochen. Sie hilft vor allen Dingen Frauen dabei, sich ein orts- und Zeit flexibles Business als virtuelle Assistenz aufzubauen und ihr VA-Business zu skalieren. Und damit es nicht zu theretisch bleibt, hat sie uns auch einen Einblick in ihr Business, ihren Blog und ihr Team gegeben. Wir sprechen darüber:

• Wie sie zu ihrem Thema gefunden hat
• Warum sie sich für die Kombi Podcast & Blog entschieden hat
• Wie der Workflow für ihr Content-Marketing mit ihrem Team aus VAs aussieht
• Was die Vorteile der Zusammenarbeit mit VAs sind (und welche Besonderheiten es gibt)
• Wie man die richtige VA findet

Das gesamte Interview kannst du kostenlos in meinem Podcast „Blogparade“ anhören:

Hier findest du eine Zusammenfassung des Interviews:

Kristins Weg zu ihrer Positionierung

(00:53)
Bevor wir über das Thema virtuelle Assistenz sprechen, gib uns doch bitte einen Einblick in dein Business. Erzähl doch mal, wie bist du zu deinem Thema gekommen? Wusstest du von Anfang an, dass du das werden möchtest, oder wie ist das passiert?

Ich glaube, niemand weiß immer so recht, was er direkt werden will. Ich bewundere das immer, wenn das Menschen können und sagen, das möchte ich werden. Ich komme aus dem Marketing, habe viele Jahre als Marketing Community Manager in großen Konzernen gearbeitet und Anfang 2018 habe ich mich dann selbstständig gemacht, ohne eigentlich genau zu wissen, dass ich selber als VA aktiv war. Das habe ich erst dann mit der Zeit herausgefunden, dass es diesen Begriff dafür gibt.

Das heißt, ich habe kleine Unternehmer in verschiedenen Marketing-Bereichen beraten, aber auch als VA Social-Media-Marketing umgesetzt. Und genau dann kamen immer mehr VAs zu mir und haben gesagt: Hey, wie warst du denn so schnell ausgebucht? (Weil ich war direkt nach zwei Monaten ausgebucht. Ohne Webseite, ohne Kaltakquise und all dieses ganze Gedöns.)

Und dadurch hat sich das dann entwickelt. Und ich habe festgestellt, viele VAs sind auch Quereinsteiger oder gar nicht so in der Marketing-Welt zu Hause. Und da war es mir ein großes Anliegen, die Zusammenhänge, die ich natürlich aus dem Marketing heraus kenne, zu zeigen.

Und so hat sich dann die Positionierung ergeben. Dass ich gemerkt habe, mit den Stärken, die ich aus dem Marketing habe, kann ich den virtuellen Assistenten dabei helfen, ihr Business aufzubauen und Wissen zu erlangen für ihr eigenes Business, aber auch für ihre Kunden. Das hat sich tatsächlich ergeben und so ist es gekommen. So bin ich da reingerutscht, sozusagen.

Ich finde, es ist aber auch immer am schönsten, wenn man wirklich wo hineinrutscht, und dann Schritt für Schritt den richtigen Weg für sich findet und immer ein bisschen mehr merkt: Ja, hier bin ich richtig.

Genau. Ja, ja, das war wirklich mein erster Onlinekurs, ging über Social Media Redaktionsplanung und dann waren halt fast 200 Teilnehmer dabei und die Hälfte VAs und es war, also es war echt Wahnsinn. Und da habe ich gemerkt: Da ist großer Bedarf viel, viel mehr darüber zu erfahren.

Ab wann braucht man einen Blog & Podcast?

(04:55)
Du hast vorher gesagt, du warst relativ schnell ausgebucht schon und hast eigentlich keine Webseite, kein Marketing gebraucht. Du hast aber jetzt einen Podcast und einen Blog. Wann war denn der Zeitpunkt, wo du gesagt hast: Okay, vielleicht sollte ich mir doch mal Gedanken drüber machen?

Als ich als VA tätig war, hatte ich die Kunden durch Empfehlung bekommen. Dadurch habe ich gemerkt, wie stark mein Netzwerk war, weil ich natürlich schon viele Jahre im Marketing aktiv war und dadurch viele Kontakte aufgebaut hatte. Ich habe aber auch viel mitgenommen am Anfang an Kontakten und war viel auf Netzwerk Events. Und so weiter. Und dann war ich natürlich ausgebucht, hatte einen nach dem anderen Kunden.

Aber als ich dann meinen ersten Onlinekurs rausgebracht hatte, hatte das nochmal eine ganz andere Perspektive drauf (anm.: aufs Content-Marketing) gebracht.

Weil plötzlich konnte ich Menschen anders erreichen und viel mehr Menschen helfen. Und da musste ich dann nicht nur überlegen, wie ich mich positionieren möchte, sondern auch, wie ich zeigen möchte, was ich tue.

Dadurch habe ich mich immer mehr darauf konzentriert, welche Kanäle gefallen mir, wo will ich aktiv werden. Ich bin da sehr intuitiv. (…) Ich denke, dass man immer den Kanal auch für sich wählen sollte, in dem man sich wohlfühlt. Der einem natürlich vorkommt, wo man nichts vortäuschen muss, sondern wirklich Bock drauf hat und Energie hat und sagt: Yes, da möchte ich wirklich, das will ich für mich. Und wenn dann mein ein idealer Kunde auch dort ist, im gleichen Kanal sozusagen, dann ist es doch wunderbar.

Wie du den richtigen Content-Marketing Kanal für dich findest

Da stimme ich dir zu. Ich bin auch, auch wenn es hier ums Bloggen geht, vorrangig sage ich immer: Wenn du das Schreiben als Krampf empfindest, dann mach’s bitte nicht. Weil das merken natürlich auch deine Kunden. Und diese Energie kann nie so rüberkommen, wenn du dich hinsetzt und denkst: Oh Gott, jetzt muss ich schon wieder schreiben, da ist es vielleicht besser, was anderes zu machen. Video oder Podcast, was auch immer.

Ja, absolut. Ich meine:

Letztendlich haben wir drei Haupt-Kanäle: Texten, Audio und Video und was entspricht mir am besten und was fühlt sich am natürlichsten an? Das ist immer der erste Hinweis, dass man da schon richtig ist. Und alles was danach kommt, kann man lernen.

Ich habe auch einen eigenen Podcast und ich kannte vor anderthalb Jahren nichts über Podcasts. Ich hab immer gerne selber Podcasts gehört, aber wusste auch nicht, wie man ein Podcast auf den Markt bringt oder Ähnliches. Und ich finde, da kann man sich immer reinarbeiten, weil in dem Moment, in dem ich Bock drauf habe, habe ich auch Lust mich in die Dinge einzuarbeiten und sie noch mehr zu lernen oder zu verbessern. Die Skills, die ich schon habe und das ist am natürlichsten einfach dann, wenn ich mich wohlfühle.

(08:00)
Du hast gesagt, du hast dich für einen Podcast entschieden. Aber du hast trotzdem einen Blog. Erzähl doch mal, warum. Wie ist es dazu gekommen?

Ja, ich dachte, es wäre verschenkt, weil meine Zielgruppe – wir alle – sind unterschiedlich und das ist auch gut so. Manche hören lieber, manche sehen lieber, manche lesen lieber.

Mein Haupt-Content-Kanal ist der Podcast, aber von dort aus wird halt, Recycling betrieben. Ich finde, das hört sich immer so an, als wäre es ein bisschen Abfall, aber so ist es nicht. Wir konzentrieren uns schon darauf, dass aus jeder Folge auch ein Blogartikel entsteht.

Mein Team unterstützt mich dabei und ich gebe natürlich den Haupt-Content rein durch den Podcast, in dem ich die Folgen aufnehme, Einzel-Folgen oder auch Interviews und damit steht ja schon das Thema und der Rahmen. Und dann daraus einen Blogartikel zu entwickeln, ist natürlich sehr naheliegend. Das natürlich auch noch mal andere Gründe: gefunden zu werden über Google, SEO-technisch, …

Oder wir verwenden tatsächlich auch die Videos, zum Beispiel für YouTube. Also die Interviews nehmen wir immer mit Video auf und dann haben wir das also auch abgedeckt, wenn jemand sagt: Hey, ich möchte jetzt mir lieber das Video dazu angucken.

Und so ist dann auch der Blog entstanden, dass wir gesagt haben, das ist ja viel zu schade. Diese ganzen wertvollen Informationen, die wir herausgeben in Audio Format, warum dann nicht auch in einer Form verschriftlichen und auch denen zur Verfügung stellen, die darauf Bock haben.

Kristins Workflow (mit ihrem Team)

(09:41)
Finde ich wahnsinnig wichtig, gerade wie du sagst, auch aus SEO Gründen. Es ist einfach verschenktes Potenzial. Wie machst du das? Schreibst du wirklich einen Blogartikel oder hast du Shownotes oder das Transkript? Oder wie funktioniert das bei euch?

Ich bereite die Folge vor. Das heißt, ich schreibe schon ein erstes Skript.

Wenn es ein Interview ist, gibt es die Richtung der Fragen natürlich auch. Aber da weiß man nie so ganz, wie das Gespräch verläuft, weil da möchte ich ja auch etwas freier sein. Von daher ist es ein Team-Mitglied, die dann die Interviewfragen als Script schreiben.

Wenn es eine Einzel-Folge ist, dann mache ich das schon selbst einfach direkt und weiß ungefähr den Ablauf. Und natürlich auch da entstehen wieder links und rechts sozusagen beim Sprechen neue Möglichkeiten, über die man vielleicht noch nicht aufgeschrieben hatte. Aber da steht schon im Prinzip ein Skript und daraus wird dann auch die Shownotes abgeleitet.

Das ist wiederum eine andere Mitarbeiterin von mir, die dann dementsprechend die Shownotes macht, die auch die Podcastfolge schneidet und so die Quintessenz rauszieht. Und da zum Beispiel auch schon ein erstes Snippet für Social Media rauszieht. Also da bereiten wir schon vieles vor.

Und dann entwickeln wir aus diesem Script auch den Blogartikel raus.

Also entweder, wenn ich Lust darauf hat, mache ich das selbst, aber sonst auch Mitarbeiter. Oder ich gehe auf jeden Fall dann auch noch mal drüber und daraus entsteht dann wiederum der Newsletter.

(11:04)
Das heißt, du hast wirklich so einen festgelegten Workflow und jedes Team-Mitglied hat seine Aufgabe und weiß, wann was gemacht werden muss?

Ja genau. Wir arbeiten stetig dran, ein Prozess ist auch ein Prozess und mittlerweile sind vier Leute an einer Podcastfolge beteiligt und das bedarf natürlich Abstimmung. Und ohne Prozess funktioniert es nicht wirklich. Ich merke es immer dann, wenn ich eine Folge zu spät aufnehme. Dann kommen die anderen in die Bredouille und müssen das in kürzester Zeit vorbereiten. Und bis dann die Social Media Posts oder der Newsletter erstellt ist, das bedarf es natürlich dann auch noch mal Zeit. Von daher geht es nicht ganz ohne Prozess und Struktur.

(14:43)
Wie lange brauchst du denn für eine Folge, wenn du sagst, du schreibst das Skript und dann nimmst du die Folge auf? Wie viel Zeit brauchst du persönlich? Du arbeitest ja mit dem Team, aber wie viel liegt da wirklich bei dir?

Kommt darauf an, wie viel das Team schon vorbereitet. Manchmal sind es auch Themen, wo man recherchieren muss, wenn ich vielleicht auch mal irgendwie ein paar Zahlen nennen will. Das kann das Team übernehmen oder die Fragen zu einem Interview vorbereiten.

Aber eine Folge dauert meist zwischen 20 und 40 Minuten. Das ist schon mal die Zeit, die ich brauche und ich würde sagen, das Gleiche brauche ich auch noch mal zur Vorbereitung, also um mich da in das Thema hineinzufinden und dann aufzunehmen.

Und tatsächlich ist mir letztens aufgefallen, dass ich wahrscheinlich am längsten fürs Intro und Outro brauche, was dann jeweils nur eine Minute ist, aber da geht ganz schön viel Zeit drauf. Ist mir letztens aufgefallen, weil man natürlich noch mal für sich reflektiert, was war im Interview oder was hat man in der Folge wirklich gesagt? Und da auch noch mal sich natürlich überlegt, was möchte man noch mal an Information reinbringen im Intro und Outro?

Ja, aber es ist halt auch einer der wichtigsten Teile. Ist es so wie die Überschrift beim Blogartikel. Wenn das nicht gut ist, hören die Leute halt nicht weiter. Ich finde, das hat schon Berechtigung auch, dass man da wirklich Zeit investiert.

Ja, absolut, das stimmt.

Besonderheiten an der Zusammenarbeit mit VAs

(16:17)
Lass uns vielleicht zurückkommen zum Thema VAs. Du hast uns erzählt, du hast ein Team. Sind das alles VAs oder hast du auch fixe Angestellte?

Alles VAs, aber die sehr lange für mich arbeiten, teilweise schon zwei, drei Jahre, also wie Festangestellte sind. Das war eine bewusste Entscheidung, jetzt zu diesem Zeitpunkt zu sagen: Natürlich will ich Frauen helfen, in die Selbstständigkeit zu gehen und zwar so ein bisschen auch dieses Gefühl: Hey, warum jetzt jemanden ein System reinziehen, in dem ich gar nicht mehr sein möchte? (…) Und was mir so gut daran gefällt ist: (…)

Es sind nicht nur Aufgaben, die man einfach vorlegt, sondern ich arbeite auf Augenhöhe und dementsprechend bringen meine VAs so viel in mein Business rein.

Letztendlich ist tatsächlich auch der Podcast so entstanden, weil meine VA (…) die ganzen Skills schon hatte und gesagt hat. „Ja, das ist doch kein Problem, ich weiß, wie man den rausbringt.“

(18:05)
Man stellt sich das immer so vor wie Assistenten, da sage ich halt, was die machen. Aber heutzutage ist es ja tatsächlich so, dass viele VAs (wenn sie schon lange in ihrem Bereich tätig sind) mehr Experten sind als Assistenten, denen du die Aufgaben gibst. Siehst du das auch so? Machst du die gleiche Erfahrung?

Es gibt unterschiedliche Arbeitsweisen. Es gibt VAs, die – das stelle ich auch immer wieder fest, die sind happy, einfach Aufgaben abzuarbeiten. Und das ist ihre Arbeitsweise. Sie brauchen ganz viel Struktur und sagen: Nein, ich möchte jetzt einfach diese paar Stunden abarbeiten. Das ist eine legitime Arbeitsweise und wenn das zum Auftraggeber passt – wunderbar.

Und dann gibt es wiederum VAs, die wollen sich mehr einbringen, wollen mit an der Mission arbeiten, wollen viele Dinge voranbringen, wollen sich ausprobieren. Auch das ist völlig legitim.

Und ich denke mir, die Arbeitsweisen müssen zusammenpassen. Also da sind auch Auftraggeber, Auftraggeberinnen komplett unterschiedlich. Was Sie sich auch gerade wünschen, ist das eine Person, die jetzt was abarbeiten soll oder die sich mehr einbringen soll. Und da gibt es dann auch Unterschiede einfach.

Vorteile der Zusammenarbeit mit VAs

(22:03)
Du hast uns ja schon ein paar Vorteile von der Zusammenarbeit mit VAs erzählt. Das heißt, sie bringen Ihre Expertise ein, man kann natürlich Zeit sparen, wenn man Aufgaben abgeben kann. Hast du noch irgendeinen Punkt, wo du sagst, das ist auch ein unheimlich großer Vorteil in der Zusammenarbeit mit VAs?

Generell erst mal überhaupt Teamaufbau, aber auch Strukturen im Business zu schaffen. Also in dem Moment, in dem ich mit einer anderen Person zusammenarbeite, strukturiere ich mein Business einfach noch mal komplett anders, weil wir haben Dinge im Kopf, die halt im Kopf passieren oder die bei uns automatisiert irgendwie ablaufen, aber auch unseren Kopf sehr voll werden lassen. Weil wir zig Gedanken haben, die wir noch nie als Prozess aufgeschrieben haben, weil wir es nicht brauchten.

Und in dem Moment, in dem eine andere Person reinkommt und ich erkläre, wie das Ganze im Business abläuft, mache ich mir erst mal Gedanken über diese einzelnen Schritte. Und kann mir dann auch angucken: Okay, welche Stellschrauben kann ich denn in diesem Prozess eigentlich drehen? Das heißt, ich habe wirklich die Erfahrung gemacht:

In dem Moment, in dem man anfängt, mit einer Person zusammenzuarbeiten im Team, wandelt sich das Business auch noch mal in einer ganz anderen Form und geht aufs nächste Level.

Noch ein Vorteil ist, dass man recht flexibel ist. Man kann VAs schon für wenige Stunden einsetzen.

Auch da empfehle ich immer eher lieber verschiedene VAs zu nehmen für verschiedene Bereiche. Also ich würde zum Beispiel keine VA nehmen für Social-Media-Marketing und Buchhaltung. Die Kombination gibt es selten.

Da würde ich lieber zwei nehmen und dann aber auch flexibel, vielleicht nur zwei, drei Stunden im Monat für Buchhaltung und weiß ich nicht, zehn Stunden im Monat für Social Media und dann zwei Personen zum Beispiel einzusetzen, da absolut flexibel zu sein. Und das ist wunderbar. Also ja, da liegt ein großer, großer Vorteil, sich da überhaupt noch mal Strukturen, Prozesse anzugucken vom eigenen Unternehmen und dann auch wirklich sein erstes Team aufzubauen.

Diese Aufgaben beim Bloggen kannst du an VAs auslagern

(24:12)
Wenn wir jetzt nochmal auf das Thema Bloggen an sich schauen und wenn jetzt einer unserer Zuhörerinnen sagt: Okay, klingt wahnsinnig spannend und ich denke mal drüber nach, für meinen Blog, für mein Business auch eine VA anzuheuern, sage ich mal, was sind denn für Aufgaben, die man speziell beim Bloggen auslagern könnte?

Ich glaube generell Recherche schon mal. Wenn ich ein erstes Skript schreibe und da ein paar Zahlen brauche oder ähnliches oder mir vielleicht oder mir mal ein Zitat wünsche. Oder alles, was mich zeitmäßig aufhält. Vielleicht schon mal eine erste Struktur vorzugeben.

Ich finde es auch immer wahnsinnig spannend, überhaupt erst mal, wenn ich vielleicht gerade nicht so kreativ bin, mein Team zu fragen, die sehr nah auch an den Kunden dran sind: Hey, was wird denn gerade gefragt? Also auch Themen-Findungsprozesse einfließen zu lassen, finde ich auch total spannend.

Als Team auch zu diskutieren, was könnte denn jetzt spannendes als Nächstes anstehen? Also die ganze Vorbereitung, bevor es zum eigentlichen Schreiben kommt.

Die Kernaussage, ob es jetzt über den Podcast ist oder wenn man jetzt wirklich nur einen Blogartikel schreibt, finde ich muss von den Unternehmern selbst kommen. Aber das Ganze dann noch mal aufzubereiten, zu verschriftlichen oder einfach noch mal drüber zu lesen, grammatikalisch, Rechtschreibung etc. kann man wunderbar abgeben.

Der technische Part dahinter ist ja auch ein großer Part. Also ich würde immer sagen, der Kern sollte auf jeden Fall bei einem selbst liegen, weil das ist natürlich unser Wissen, was wir da vermitteln. Aber ob es jetzt die Vorarbeit ist oder auch danach die Nachbereitung oder der technische Part, da sind keine Grenzen gesetzt, würde ich sagen, Aufgaben abzugeben.

Aber Stichwort ist Kommunikation. Ich finde immer in enger Kommunikation, dass es alles im Sinne auch von dem Unternehmer, der Unternehmerin passiert und man nicht dieses Gefühl hat: Ach ich, ich gebe das jetzt ab. Irgendwie mache ich das nicht gerne. Ja schreib mal, mach mal – das ist meistens dann nicht so zielführend.

(26:46)
Was ich meine VA auch machen lasse zum Beispiel ist Content Recycling, also aus dem Blogartikel selber dann Social Media Postings machen bzw. auch aus Videos – Q&A-Videos, die ich gemacht habe, Blogartikel vorschreiben. Also den Haupt-Part beim Schreiben, dieses Korrekturlesen, meine Farbe reinbringen, das mach schon ich. Aber so, dieses Vorbereiten dieser Inhalte, die ich schon habe in Form von Blogartikeln, das ist auch etwas, das jemand anderer machen kann, das nicht unbedingt ich machen muss.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es besser ist, klein anzufangen. Also erst mal eine Aufgabe abgeben und dann immer mehr. Weiß nicht, ob es daran liegt, dass ich eben eher zum Kontrollfreak neige.

Ich glaube, damit hat das gar nicht so viel zu tun. Oft merke ich das bei Unternehmerinnen, dass das eher mit den Strukturen zusammenhängt, also dass man selber in dem Prozess in der Struktur erst mal gucken möchte.

Ich bin auch so ein Controlletti, muss ich sagen. Und ich finde, das hat nichts mit fehlendem Vertrauen oder so zu tun, wie oft gesagt wird. Sondern ich möchte einfach die beste Qualität abliefern und fühl mich da auch in der Verantwortung dann noch mal drüber zu gucken. Ich merke immer wieder:

Direkt einen ganzen Prozess zu übergeben, macht oft keinen Sinn. Dann ist es sinnvoll, kleinen Teilstücke abzugeben und die andere Person lernt diesen Prozess nach und nach kennen.

(28:51)
Eine letzte Frage habe ich noch. Und zwar wenn wir jetzt sagen okay, VA brauche ich, will ich. Wie finde ich denn eine VA? Was gibt es für Orte? Wo kann ich da nachschauen?

Da will ich gerne einen Schritt zurückgehen: Wen möchte ich eigentlich?

Es ist viel, viel wichtiger als: Wo schaue ich eigentlich nach einer virtuellen Assistenz? Weil oft wird erst nach einer Person gesucht und dann stellt man sich die Frage: Was gebe ich dann eigentlich ab?

Also erst mal Schritt zurück. Wirklich zu überlegen:

• Welche Hard-Skills sollte die Person haben?
• Welche Dienstleistung sollte sie anbieten?
• Wie viele Stunden die Woche oder im Monat brauche ich sie?
• Möchte ich einen Paket-Preis machen?
• Was ist mein Budget?
• Ab wann sollte die Person beginnen?
• Welche Aufgaben bekommt sie dann (Prozesse und Strukturen klarzumachen).

Das ist der allererste Schritt.

Dann aber auch der zweite und der ist fast noch wichtiger. Welcher Mensch passt zu mir?

Also welche Softskills sollte die Person haben?

• Sollte sie sehr organisiert sein oder kreativ?
• Was ist mir wichtig und auch welche Arbeitsweise ist mir wichtig?
• Welche Werte vertritt dieser Mensch?

Weil virtuelle Assistenten arbeiten mit an der Mission des Unternehmens mit. Ich gebe da immer ein hartes Beispiel: Wenn man als vegan lebende Person für einen Metzger Werbung macht, dann geht das rein technisch gesehen usw. Aber man ist nicht mit dem Herzen dabei und man hat einen inneren Werte-Konflikt und der sollte niemals entstehen.

Und dann kannst du überlegen: wo hält sich eine Virtuelle Assistentin die zu mir passt auf? Eine VA für Instagram ist zum Beispiel selbst auf Instagram usw… Oder wer die Abkürzung nehmen will: Wir vermitteln auch virtuelle Assistenten und da achten wir genau auf diese Punkte, beim VA-Match, um genau das auch herzustellen, dass man langfristig zusammenarbeitet.