Was ist ein SOP? ( inkl. Beispiele und Vorlage)

Stell dir SOPs vor wie eine Art Rezept für alles, was es in deinem Business zu erledigen gibt. Genauso wie ein Kochrezept dir Schritt für Schritt erklärt, wie du ein Gericht zubereitest, erklären SOPs (Standard Operating Procedures) – auf Deutsch Standardarbeitsanweisung – wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollen. Und zwar so, dass immer das Gleiche in derselben Qualität rauskommt – egal wer in der Küche steht bzw. wer in deinem Business arbeitet.

Die Definition von SOP ist also:

Eine detaillierte, schriftlich festgehaltene Anweisungen, die jeden Schritt eines Prozesses in deinem Online-Business beschreibt.

Dadurch wird das Rätselraten, wie eine Aufgabe erledigt werden kann oder soll, minimiert. Und die Standardarbeitsanweisungen stellen sicher, dass auch bei deiner Abwesenheit alles reibungslos läuft. Egal, ob du ein ToDo dauerhaft abgegeben hast, eine Woche im Urlaub bist oder mal ausfällst, weil du krank bist.

SOPs oder Arbeitsanweisungen sollte es für jeden Prozess in deinem Business geben. Egal, ob es um das Veröffentlichen eines Blogposts, die Abwicklung von Kundenanfragen oder das Onboarding neuer Kund:innen geht.

Brauchst du SOPs?

Jetzt fragst du dich vielleicht: „Brauche ich (schon) SOPs? Ich weiß doch, wie mein Business läuft!“

Aber es ist ja so:

1. Erstens Erledigst du nicht jede Aufgabe so regelmäßig, dass du ganz genau weißt wie sie zu erledigen ist. Wenn du z.B. ein Mal im Jahr launcht und dabei ein bestimmtes Tool nutzt, hast du bis zum nächsten Mal vielleicht wieder vergessen, was du alles einstellen musstest.
2. Und zweitens sind SOPs nicht nur für dich, sondern dein ganzes Team. Vielleicht hast du jetzt noch keines, aber wenn du dein Online-Business ausbauen und skalieren willst, dann wirst du irgendwann zumindest mit einer VA zusammenarbeiten wollen. Und damit die Qualität weiterhin so bleibt, als ob du selbst alles machen würdest, brauchst du SOPs.

Vorteile von SOPs

Wenn du die letzte Folge im Podcast gehört hast, wo es um Prozesse ging, kommen dir die Vorteile vielleicht bekannt vor:

• Skalierung erleichtern: Wenn dein Geschäft wächst, helfen SOPs dabei, die Qualität deiner Leistungen und Produkte beizubehalten, da jeder genau weiß, was zu tun ist.
• Zeit sparen: Indem du wiederkehrende Aufgaben standardisierst, verringerst du den Aufwand und die Zeit, die du für ihre Erledigung benötigst.
• Fehler reduzieren: Klare Anweisungen verringern Missverständnisse und Fehler, was die Qualität deiner Dienstleistungen, Produkte, aber auch deines Kundenservice erhöht.
• Einarbeitung vereinfachen: Neue Teammitglieder können sich dank der detaillierten Prozessbeschreibungen schneller einarbeiten und werden effektiver in ihrer Arbeit.

SOPs Beispiele aus der Praxis im Online-Business

Soweit die Theorie. Um SOPs wirklich zu verstehen, schauen wir uns Beispiele an. Ich habe drei Bereiche rausgepickt, die in vielen Online-Business zum Einsatz kommen könnten: Kundenbetreuung, Kunden-Onboarding und Content-Erstellung.

Kundenbetreuung

Stell dir vor, jedes Mal, wenn ein Kunde eine Frage hat, gibt es eine klare, schrittweise Anleitung, wie darauf reagiert wird. Das beginnt bei der ersten Kontaktaufnahme – vielleicht via E-Mail oder soziale Medien – und reicht bis hin zur Lösung des Anliegens. Eine Standardvorgehensweise für die Kundenbetreuung könnte festlegen

• wie schnell auf Anfragen reagiert wird
• wie auf bestimmte Anliegen reagiert wird (z.B. was beantwortet wird und was nicht)
• welche Tonlage zu verwenden ist
• …

Das Ergebnis? Ein konsistentes, positives Kundenerlebnis, das Vertrauen aufbaut und deine Marke stärkt.

Kunden-Onboarding

Das Onboarding neuer Kunden ist so wichtig, denn es ist der erste Eindruck, den du bei einer Zusammenarbeit hinterlässt. Und wir wissen ja, wie wichtig der erste Eindruck ist!

Eine Standardarbeitsanweisung legt fest, wie neue Kunden begrüßt, informiert und durch deine Produkte oder Dienstleistungen geführt werden. Das geht von der Begrüßungs-E-Mail bis hin zur Bereitstellung von Ressourcen, die ihnen den Einstieg erleichtern.

Dadurch stellst du sicher, dass kein wichtiger Schritt vergessen wird und jede:r Kund:in sich gut aufgehoben fühlt.

Content-Erstellung

Content ist das Herzstück vieler Online-Businesses. Eine SOP für die Content-Erstellung kann den Prozess von der Ideenfindung über die Produktion bis hin zur Veröffentlichung und Promotion standardisieren. Sie könnte beispielsweise vorgeben:

• wie Themen recherchiert und ausgewählt werden
• welche Schritte bei der Erstellung von Blogbeiträgen, Videos oder Social-Media-Posts zu befolgen sind
• wie der finale Content geprüft und freigegeben wird
• wie oft Content erstellt wird
• usw.

Das führt nicht nur zu einer höheren Qualität und Konsistenz deines Contents, sondern spart auch wertvolle Zeit und Ressourcen.

Diese Beipiele für SOPs zeigen ziemlich deutlich, dass jede SOP innerhalb eines Online-Business individuell ist. Aber nicht nur das: Die SOP “Kunden-Onboarding” wiederum kann in jedem Business komplett anders aussehen. Denn die Prozesse unterscheiden sich grundlegend in jedem Business.

SOPs erstellen: So geht’s Schritt für Schritt

Lass uns trotzdem einen Blick darauf werfen, wie man eine Arbeitsanweisung erstellen kann.

Bevor ich meine erste SOP erstellt habe, war ich total eingeschüchtert und dachte ich muss ein bestimmtes Format befolgen. Aber genauso unterschiedlich wie der Inhalt ist, so unterschiedlich können auch die SOPs in den verschiedenen Unternehmen sein.

Das perfekte Format für deine SOPs finden

Eine SOP kann in verschiedenen Formaten erstellt werden, je nachdem, was für dein Team am nützlichsten ist. Hier sind einige gängige Formate:

• Textdokumente: Einfach und direkt, ideal für Prozesse, die in erster Linie schriftliche Anweisungen erfordern.
• Checklisten: Perfekt für Aufgaben mit vielen kleinen Schritten, die abgehakt werden können.
• Flussdiagramme: Ideal für komplexere Prozesse mit verschiedenen Entscheidungspunkten und Ergebnissen.
• Videoanleitungen: Hervorragend geeignet, wenn visuelle Demonstrationen für das Verständnis des Prozesses wichtig sind.

Bei einer SOP musst du dich aber nicht auf ein Format beschränken, sondern du kannst die verschiedenen Formate mischen.

Meine SOPs sind in der Regel schriftlich, damit man schnell zu dem Punkt springen kann, den man gerade braucht. Bei den einzelnen Punkten integriere ich gerne Gifs (kann man z.B. super mit Canva erstellen), um Dinge zu visualisieren, die man schwer beschreiben kann. Ein Beispiel: Aktiviere die Funktion xyz durch Klicken auf den blauen Button mit dem Teilen-Symbol rechts oben.

Zusätzlich binde ich gerne ein Video ein, auf dem ich den gesamten Prozess einmal durchspiele. Das beseitigt dann die letzten Fragezeichen, wenn eine Person die Aufgaben im Prozess noch nie durchgespielt hat.

Tools für das SOP Management

Nachdem du für SOPs kein spezielles Programm brauchst, bist du in der Wahl der Tools ziemlich frei. Ich hab trotzdem ein paar Tipps mitgebracht, das dir die Verwaltung der SOPs bzw. Verfassen deiner Arbeitsanweisungen vereinfacht.

Google Docs

• Einfachheit und Zugänglichkeit: Google Docs ist ein webbasiertes Textverarbeitungsprogramm, das die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit ermöglicht. Es ist besonders nützlich für SOPs in Textform oder als Checkliste, da es eine einfache Zusammenarbeit und das Teilen mit Teammitgliedern ermöglicht.
• Vorteile: Die Stärke von Google Docs liegt in seiner Einfachheit und der Möglichkeit, Dokumente leicht zu teilen und Kommentare für Feedback zu erhalten.
• Nachteile: Wenn du viele SOPs hast, kann es unübersichtlich werden, weil die Dokumente einfach in einem Ordner liegen bzw. in Unterordnern und du lange nach dem richtigen Dokument suchen musst.

Asana (oder jedes andere Projektmanagement-Tool)

• Aufgabenmanagement: Diese Tools sind ideal für die Erstellung von SOPs, die als Checklisten formatiert sind. Sie ermöglichen es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.
• Vorteile: Du kannst Vorlagen anlegen, mit denen du den Prozess für eine Aufgabe sofort starten kannst und kein Punkt vergessen wird.
• Nachteile: Lange Texte die von mehreren Personen bearbeitet werden, werden in Asana schnell unübersichtlich. Wenn eine mitwirkende Person einen Teil des Textes löscht, kann er nicht wiederhergestellt werden und es gibt keine Verwaltung der Versionen. Deshalb nutzen wir bei mir im Team eine Kombi aus Asana und Google Docs bzw. seit kurzem Asana und Notion.

Notion

• All-in-One-Workspace: Notion ist ein vielseitiges Tool, das Dokumentenerstellung, Datenbanken, Checklisten und vieles mehr in einem einzigen Workspace kombiniert. Deshalb eignet es sich hervorragend als SOP Management Software.
• Vorteile: Da es mit Datenbanken arbeitet, kannst du verschiedene Felder (die heißen dort Eigenschaften) ergänzen wie z.B. das letzte Bearbeitungsdatum oder wer zuständig für den Prozess ist und dann einfach danach filtern.
• Nachteile: Notion bietet sehr viele Möglichkeiten und ist deshalb relativ komplex. Bevor dich das davon abhält, mit deinen SOPs zu starten, nutze einfach mal ein normales Textdokument. Umziehen kannst du später immer noch.

Loom oder Vimeo Record

• Videoerstellung und -teilung: Loom ermöglicht es, schnell und einfach Videoanleitungen zu erstellen, indem es Bildschirmaufnahmen mit Audio-Kommentaren kombiniert. Ich nutze Vimeo für das Bereitstellen meiner Kursvideos und nutze deshalb die Browser-Erweiterung Vimeo Record, mit der ich genauso Videos aufnehmen kann und die Videos direkt in meinen Account hochlädt. Außerdem kann ich diese Videos direkt in Asana einbinden.
• Vorteile: Videos sind besonders effektiv, um komplizierte Prozesse zu erklären oder um eine persönlichere Anleitung zu bieten. Looms einfache Schnittfunktionen und die Möglichkeit, Links zu teilen, machen es zu einem wertvollen Werkzeug für SOPs, die visuelle Demonstrationen erfordern.
• Nachteile: Wenn man nur nach einem bestimmten Schritt in einem Prozess sucht, kann es vor allem bei langen Videos Zeitverschwendung sein, wenn man sich ein ganzes 10- oder 20-minütiges Video ansehen muss. Deshalb würde ich Videos immer nur als Ergänzung für eine Standardarbeitsanweisung nutzen.

SOPs verwalten: Tipps für die Pflege und Aktualisierung

Die gute Nachricht: wenn du deine SOPs erstellt hast, dann bist du einen riesengroßen Schritt in Richtung skalierbares Online-Business gegangen.

Die schlechte Nachricht: SOPs sind keine einmaligen Dokumente, die du erstellst und dann vergisst.

Im Gegenteil: Sie sind lebendige Dokumente, die gepflegt und regelmäßig aktualisiert werden müssen, damit sie relevant bleiben. Denn die Prozesse in deinem Business ändern sich ständig. Und selbst wenn diese gleich bleiben – zumindest die Tools, mit denen du arbeitest, verändern sich ständig und du musst deine SOPs an sie anpassen.

Hier sind einige Tipps, wie du deine SOPs am Leben erhältst und sicherstellst, dass sie weiterhin aktuell sind:

Wie und wann du deine SOPs überarbeiten solltest

• Regelmäßige Überprüfungen: Plane regelmäßige Überprüfungen deiner SOPs, mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass sie noch aktuell sind. Diese Überprüfungen können auch häufiger erfolgen, wenn sich dein Business schnell entwickelt oder wenn Änderungen in deinen Prozessen oder in der Technologie stattfinden.
• Nach bedeutenden Änderungen: Jedes Mal, wenn es eine große Änderung in den Arbeitsabläufen, Tools oder im Personal gibt, solltest du die betreffenden SOPs überprüfen und aktualisieren. Dies stellt sicher, dass die SOPs immer die aktuellste Vorgehensweise widerspiegeln.
• Feedback berücksichtigen: Nutze Feedback von Team-Mitgliedern, die die SOPs anwenden, als Grundlage für Verbesserungen. Wenn bestimmte Schritte unklar sind oder sich als ineffizient herausstellen, ist es Zeit für eine Überarbeitung.
• Erstellung abgeben: Als Solo-Selbstständige bist du vielleicht betriebsblind und weißt, wie bestimmte Dinge funktionieren. Sobald du eine Virtuelle Assistentin oder ein Teammitglied hast, gib die Erstellung ab und lass den Prozess die Person dokumentieren, die ihn auch wirklich ausführt.

Zusammenfassung: So machen SOPs dich effizienter und steigern die Qualität in deinem Business

SOPs – also die Anleitungen, wie du und dein Team Aufgaben erledigen – sind super wichtig für dein Online-Business. Sie helfen dabei, dass alles reibungslos läuft: Jeder weiß genau, was zu tun ist. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Kurz gesagt: Mit SOPs legst du den Grundstein für deinen Erfolg. Sie sind wie ein Kompass für deinen Geschäftsalltag und sorgen dafür, dass du und dein Team immer auf Kurs bleibt.

Eine Anmerkung noch zum Schluss: alle Prozesse in SOPs zu verpacken braucht Zeit. Viel Zeit. Das geht nicht von heute auf morgen. Fang also am besten jetzt schon langsam damit an, damit du sie dann hast, wenn du sie wirklich brauchst.

Wenn du wissen möchtest, wie so eine SOP jetzt konkret aussieht und Vorlage haben möchtest, dann lade dir hier meine Vorlage herunter.