Urlaub ohne Mental Load – die Checkliste

Es war immer der schlimmste Tag meiner Selbstständigkeit und er kam jedes Jahr wieder: Der letzte Tag meines Urlaubs. 

Ungelogen, ich habe mir damals öfter gedacht: “Ich will das nicht mehr – die Selbstständigkeit, die Verantwortung, die Ungewissheit, wie es weitergeht, … Und das, obwohl ich nie Grund hatte, zu zweifeln.

Aber mein Problem war immer, dass ich gar nicht so genau wusste, was eigentlich auf mich zukommt, wenn ich mich wieder an den Schreibtisch setze. Oder noch schlimmer: 

Ich habe immer gedacht, ich werde totalen Stress haben und ich bin schon viel zu spät dran für die Planung für mein nächstes Projekt. Aber in 90 Prozent der Fälle hat das nicht gestimmt. 

Heute habe ich meine Urlaubsvorbereitung so abgestimmt, dass ich ganz genau weiß, dass ich keinen Stress haben werde, wenn ich wieder zurückkomme. Und weil ich demnächst wieder auf Urlaub bin, nehme ich dich jetzt mit hinter die Kulissen und zeige dir ganz genau, was ich wann mache, damit ich ohne Stress eine Pause einlegen kann. Und noch viel wichtiger: ohne Stress auch wieder zurückkommen kann.

(Kleiner Hinweis: Bei uns in Österreich sagt man „auf Urlaub“ und nicht „im Urlaub“, lass dich von dieser Formulierung aber nicht verwirren 😉)

2 Wochen vor dem Urlaub

Wir starten unsere Urlaubsvorbereitungen mindestens zwei Wochen vor dem Urlaub, evt. auch drei – und zwar mit einer Reihe von Entscheidungen. Die erste:

Möchtest du eine Content Pause machen oder nicht?

Also soll weiterhin Content auf den verschiedenen Kanälen online gehen:

• Podcast
• Blog
• Social Media Kanäle
• …

Möglichkeit 1: Du sagst ganz bewusst: “Nein, ich bin auf Urlaub und ich mache keinen Content.”

Wenn das der Fall ist, musst du nur deinen Abonnenten Bescheid geben und das war’s. Vor allem, wenn du regelmäßig veröffentlichst und länger weg bist, würde ich nicht einfach abtauchen. Sondern den Urlaub kurz ankündigen, damit dich niemand vermisst.

Ist es ungewohnt, überhaupt nicht online zu sein? Absolut. Aber gerade wenn du auf einen nachhaltigen Content-Kanal wie den Blog setzt, ist das ab und zu kein Problem. Wenn du mehr darüber wissen willst, kannst du hier nachlesen, wie du dich am besten auf eine Blog Pause vorbereitest.

Möglichkeit 2: Du veröffentlichst weiter Content.

In dem Fall musst du Content vorproduzieren, und deshalb müssen wir diese Entscheidung auch möglichst früh treffen. In einem anderen Blogartikel habe ich dir erzählt, wie ich es schaffe, regelmäßig Content zu erstellen. Dabei habe ich dir auch Content-Formate verraten, die schnell geschrieben und somit leicht vorzubereiten sind.

Zum Beispiel:

• Interviews
• persönliche Einblicke
• Fragen, die du aus dem FF beantworten kannst
• aber auch Gastartikel von anderen
• ….

Womit du dir das Leben nur unnötig schwer machst ist, wenn du lauter SEO-optimierte Blogartikel schreiben willst. Denn für so einen Artikel brauchst du in der Regel 4-6 Stunden. Und neben den anderen Vorbereitungen rund um den Urlaub ist das meistens eher unrealistisch und stresst dich nur…

Willst du im Urlaub arbeiten oder nicht?

Ja, auch das ist wieder eine bewusste Entscheidung. Vielleicht klingt es für dich absurd, im Urlaub zu arbeiten. Es ist vollkommen legitim, dass du ganz abschalten möchtest. 

Es ist meiner Meinung nach aber auch vollkommen okay zu sagen, dass du ein wenig arbeiten willst. Denn wir gestalten unsere Selbstständigkeit so, wie sie zu uns und unserem Leben passt. Und das gilt natürlich auch für den Urlaub.

Ich dachte früher, wenn im Kalender “Urlaub” eingetragen ist, darf ich keinen Finger auf die Tastatur setzen: Keine E-Mails checken, kein scrollen durch Social Media, …

Und das hat mich so wahnsinnig gemacht, weil ich immer irgendwie an mein Business gedacht und gehofft habe, dass in meiner Abwesenheit alles glatt läuft.

Ich hatte absurde Fantasien davon, dass meine Website gehackt wurde, ich einen Shitstorm auf Social Media abbekomme, usw. Und all das, während ich es nicht mitbekomme, weil ich im Urlaub bin 😱

Deshalb habe ich eines Tages eine bewusste Entscheidung getroffen: ich arbeite im Urlaub. Nicht viel, denn ich checke jeden Tag nur meine E-Mails und antworte auch gar nicht darauf. Aber das gibt mir ein Gefühl der Sicherheit, dass alles läuft, wie es soll.

Plane dein nächstes großes Projekt nach dem Urlaub

Teilnehmer meines Kurses Projekt: Fokus! wissen, dass ich mit Fokus-Projekten arbeite. Das heißt, ich habe jedes Monat ein Projekt, auf das ich mich konzentriere.

Eines dieser Fokus-Projekte kann dein Urlaub sein, vor allem wenn du länger weg bist. Viel wichtiger ist aber das Projekt, das du nach deiner Auszeit geplant hast. Das kann z.B. Folgendes sein:

• ein Launch
• das Überarbeiten eines Prozesses
• ein neuer Lead Magnet
• ein Website Redesign
• …

Und genau dieses Projekt plane ich schon vor meinem Urlaub sehr genau. Alle Unteraufgaben bekommen ein Datum, auch wenn ich das Gefühl habe, dass diese Dinge noch sooo weit weg sind.

Der Grund dafür ist ein ganz einfacher: dann sehe ich, wann nach dem Urlaub die ersten Vorbereitungen gemacht werden müssen.

Im Idealfall habe ich wirklich noch genügend Zeit und so umgehe ich den riesigen Mental Load, dass ich ständig das Gefühl habe, dass ich eigentlich lieber arbeiten sollte, statt Urlaub zu machen.

Im schlimmsten Fall merke ich aber durch die Planung schon vor meiner Auszeit, dass ich tatsächlich zu spät dran bin. Aber dann kann ich jetzt schon entscheiden, ob ich mein Projekt ein bisschen nach hinten verschieben möchte oder vielleicht vor dem Urlaub noch etwas erledigen kann.

1 Woche vor dem Urlaub

Eine Woche bevor’s losgeht, kommt so langsam die Urlaubsstimmung auf. Damit leider aber auch oft die Panik, dass ich noch so viel erledigen muss und dass sich das alles in einer Woche nie und nimmer ausgeht…

Also mache ich das, was ich in diesen Situationen immer mache: einen Braindump!

Braindump: alles muss aus deinem Kopf raus

Ein Brain Dump bedeutet, dass ich mir einen Zettel oder eine Notizen App schnappe und alles aufschreibe, was ich …

• … in dieser 1 Woche vor dem Urlaub zu tun habe
• … und was während des Urlaubs passieren muss (z.B. Content, der online gehen soll)

Normalerweise schreibe ich meine ToDos in meinem Projektmanagement-Tool Asana auf, aber diesen Brain Dump mache ich absichtlich außerhalb, um nicht all die anderen Aufgaben zu sehen, die sonst noch anfallen.

Durch den Brain Dump sehe ich meistens, dass ich tatsächlich so viel – oder noch mehr – zu tun habe, wie gedacht.

Aber das macht nichts, denn die “Magie” des Braindumps kommt erst im zweiten Schritt: bei der Priorisierung.

Ich habe 3 Prioritäts-Stufen:

1. Die Prio 1: das MUSS noch passieren, bevor ich auf Urlaub gehe – selbst wenn es am Freitag um 23.55 Uhr ist.
2. Prio 2: Die Dinge, die ich gerne noch erledigen würde und die tatsächlich auch wichtig sind. Aber die Welt geht nicht unter und mein Business geht nicht zugrunde, wenn ich das nicht mehr schaffe.
3. Prio 3: Aufgaben, die ich zwar gerne erledigen würde, bei denen es aber okay ist, wenn ich sie (auch nach dem Urlaub) gar nicht mehr schaffe.

In 90% der Fälle bleiben nur ganz wenige Prio 1 Aufgaben übrig. Wenn wir alles nur im Kopf haben, kommt uns immer alles sehr wichtig vor, weil wir keine Priorisierung vornehmen können.

Keine Änderungen mehr

Punkt zwei auf meiner Liste ist eigentlich etwas, das ich NICHT mache: Und zwar mache ich keine großen Änderungen mehr in meinem Business. Das musste ich auf die harte Tour lernen – mehrmals.

Vielleicht geht’s dir so wie mir früher: ich hatte immer den Gedanken “Das mache ich noch schnell vor dem Urlaub”. Egal ob Umstellung eines Tools, neue Facebook-Ads, Änderungen am Evergreen-Funnel, …

Aber leider ist es oft so, dass die Sachen nicht so reibungslos laufen wie wir das gerne hätten und dann müsstest du im Urlaub die Kohlen aus dem Feuer holen. Aber da wollen wir uns lieber zurücklehnen und unsere Freizeit genießen!

Content einplanen

Dieser Punkt betrifft dich nur, wenn du beschlossen hast, dass du weiterhin Content veröffentlichen willst. Bei mir geht weiterhin etwas online, aber weniger als sonst. Deshalb plane ich alles ein, was während meines Urlaubs online gehen soll:

• Social Media Beiträge
• Newsletter
• Blogartikel
• Podcast-Episoden

Früher habe ich diese Dinge nur vorbereitet und dann am entsprechenden Tag auf “veröffentlichen” geklickt. Aber viel zu oft habe ich im Urlaub das Gefühl für Wochentage verloren und dann ging nichts online 😅.

Deshalb ist jetzt alles fix eingeplant und während meines Urlaubs kontrolliere ich nur, ob Content online gegangen ist.

Der Tag vor dem Urlaub

Die Urlaubsstimmung ist bei 98%. Dann bist du vermutlich am letzten Tag vor dem Urlaub. Und bevor ich dir meine Liste verrate, habe ich einen Hack für dich:

Ich trage im Kalender immer schon 1 Tag früher Urlaub ein, als ich eigentlich habe.

Dann habe ich nämlich einen Tag, an dem ich alles aufholen kann, was ich verpasst habe. Und es kann sich niemand Termine in meinen Kalender buchen 😉

Autoresponder einstellen

Eigentlich ein Klassiker, aber ich möchte ihn erwähnen: Wenn mir jemand ein E-Mail schickt, dann bekommt er oder sie automatisch die Antwort, dass ich gerade auf Urlaub bin und die E-Mails nicht beantworten werde. 

Ja, ich lese sie trotzdem, aber das muss ja niemand wissen. Also: Pssst 😉. Außerdem kann es schon passieren, dass ich tatsächlich ein paar Tage nicht in mein Postfach schaue und dann möchte ich nicht, dass jemand auf eine Antwort wartet.

Diese Autoresponder kannst du übrigens nicht nur bei E-Mails einstellen, sondern z.B. auch bei Facebook und Instagram. 

Ich plane die Woche nach meinem Urlaub

Die Wochenplanung mache ich normalerweise jeden Freitag und überlege, worauf ich mich in der nächsten Woche fokussiere. Vor meinem Urlaub plane ich einfach schon die Woche nach meiner Rückkehr. Das hat den Vorteil, dass ich ganz genau weiß, was ich dann zu tun habe und mir am letzten Tag meines Urlaubs schon sicher sein kann, dass ich keinen Stress haben werde, wenn ich wieder zurückkomme.

Im Zuge der Wochenplanung reserviere ich mir einen Tag in der ersten Woche, an dem ich keine Termine habe. Optimaler weise ist das gleich der erste oder zweite Tag.

An diesem Tag arbeite ich erst mal in Ruhe meine E-Mails ab. Aber vor allem nehme ich mir Zeit für einen Strategie-Tag. Denn wenn ich nicht am Schreibtisch sitze und meine Gedanken Raum zum Wandern haben, kommen immer die besten Ideen. Und wenn ich wieder zurück bin, brauche ich Zeit, um sie zu sortieren. Denn nicht alles, was mir einfällt, sollte ich auch umsetzen…

Während des Urlaubs

Eigentlich kannst du jetzt die Füße hochlegen, das Meer genießen, in den Bergen wandern, … was auch immer du vor hast. Trotzdem habe ich noch ein paar Punkte, die ich während des Urlaubs beachte und die ich auch dir empfehlen kann:

Notiere Ideen an einem Ort

Alles, was mir so an Gedanken und Ideen zufliegt, notiere ich an einem zentralen Ort – sprich: in einem Notizbuch oder einer bestimmten Notizen-App. 

Das muss nicht das gleiche Tool wie sonst sein, denn wenn du außerhalb der Zivilisation (aka Strand oder Berge) bist, willst du vielleicht auch Abstand von der Arbeit haben. 

Benachrichtigungen deaktivieren

Das ist ein Tipp, den du prinzipiell auch außerhalb des Urlaubs umsetzen solltest. Ich habe auch die meisten Notifications deaktiviert. Nur von Asana lasse ich mich normalerweise auch nachmittags, also außerhalb meiner Arbeitszeit benachrichtigen.

Während des Urlaubs schalte ich auch diese Notifications aus und bin für mein Team (Freelancer, VAs) nur via Telefon erreichbar, wenn etwas ganz Dringendes passiert. Der ominöse Shitstorm zum Beispiel, von dem ich oben gesprochen habe 😅.

Ein Mal täglich E-Mails checken

Ich hatte es ja schon erwähnt, aber der Vollständigkeit halber erkläre ich es nochmal. Jeden Morgen schaue ich in mein E-Mail Postfach und

• schaue, ob etwas Dringendes passiert ist, auf das ich reagieren muss.
• lösche alle E-Mails, die ich nicht mehr brauche.
• leite ggf. E-Mails an meine Mitarbeiterin weiter, die mein Support-Postfach betreut.

Das dauert täglich nicht länger als 5 bis 10 Minuten, weil ich die Mails eben nicht beantworte. Aber es hat den großen Vorteil, dass ich nach dem Urlaub viel weniger E-Mails abarbeiten muss und dafür nicht 2 Tage brauche, sondern nur 2-3 Stunden.

Fazit

Das ist sie, meine Urlaubs-Checkliste, die sich im Laufe der Jahre bewährt hat. Der wichtigste Baustein dabei ist: vorplanen. Das lebe ich auch im „normalen“ Alltag und merke immer wieder, wie viel Mental Load mir das jeden Tag abnimmt.

Gibt es noch einen Punkt den du ergänzen kannst und der dir hilft, im Urlaub abzuschalten bzw. ohne Stress wieder zum Schreibtisch zurückzukehren? Dann hinterlasse mir gerne einen Kommentar!