Wie ich mein Business & meinen Redaktionsplan mit Asana organisiere

In letzter Zeit habe ich ziemlich viel über Produktivität und Organisation gesprochen. Das nimmt einen großen Teil in meinem Leben ein: Organisieren, was wir essen, wer die Kinder wann von der Tagesmutter abholt, welche Ausflüge wir machen, was in meinem Business als Nächstes passiert, welche Kleidung wir besorgen müssen, ….

Nicht immer geht es ums Business. Und nicht immer bin ich gut organisiert.

Der Klassiker ist die Frage: Ich bin kurz vorm Verhungern, was essen wir heute? 😅

Aber bisher haben wir immer noch eine Lösung gefunden. Und wenn es nur Nudeln mit Butter und Salz sind (zum Glück eines der Lieblingsgerichte meiner Praktikantinnen 🤪). Ende gut, alles gut.

Manchmal ist es aber auch gar nicht so gut, wenn das mit der Organisation nicht klappt. Meistens im Business-Kontext: wenn ich merke, dass ich ein Produkt verkaufen möchte, es aber bei meinem Zahlungsanbieter noch nicht genehmigt ist. Oder wenn ich eine Challenge veranstalten möchte, aber vergessen habe, früh genug mit den Vorbereitungen anzufangen. Ist doch etwas mehr zu tun, als gedacht…

Früher hatte ich das Problem ziemlich oft. Und es hat mich wahnsinnig geärgert, weil ich Struktur und Ordnung eigentlich liebe und brauche. Aber ich wusste nicht, wie ich es schaffe, das “durchzuhalten”.

Irgendwann habe ich dann das Projektmanagement-Tool Asana entdeckt.

Und irgendwann später – ein paar Jahre, um ehrlich zu sein – hatte ich auch endlich ein System, wie ich das (kostenlose) Projektmanagement-Tool für mich nutzen kann. Und zwar so, dass es Sinn macht und mich unterstützt. Und nicht nur zusätzlicher Aufwand ist, alle ToDos einzutragen…

Mein System zeige ich dir in meinem Programm „Projekt: Fokus!“, damit auch du in Zukunft nicht mehr von deinen Aufgaben überrascht oder überfordert bist.

In diesem Blogartikel möchte ich dir aber erstmal einen Überblick über Asana geben: Was es ist, wofür man es nutzen kann (im Business und beim Bloggen konkret). Und warum ich es liebe (und mich gegen andere Tools entschieden habe).

Was ist Asana?

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das dir dabei hilft Aufgaben, ToDos und komplexere Projekte zu verwalten (Beispiele folgen gleich).

Das Tool hilft dir dabei, den Überblick über alles was in deinem Business vorgeht zu behalten. Außerdem ist es sehr gut geeignet, um mit anderen (z.B. virtuellen Assistenten) zusammenzuarbeiten.

Für das Tool gibt es eine kostenlose Variante, die einen sehr großen Funktionsumfang hat. In den meisten Fällen kommst du wahrscheinlich mit der kostenlosen Version aus, ich habe auch jahrelang damit gearbeitet. Die Premium-Variante bietet ein paar Funktionen, mit denen du noch bequemer arbeiten kannst. Aber grundsätzlich kannst du mit dem kostenlosen Plan alles machen.

Wofür ich Asana in meinem Business nutze

Anfangs habe ich Asana vor allem als ToDo-Liste genutzt. Das war das typische “Mit Kanonen auf Spatzen schießen” – Phänomen.

Mittlerweile habe ich mir ein ganzes Productivity-System aufgebaut. Ich sammle dort meine Unternehmens-Infos, Reportings und Ziele. Und alle – wirklich alle – Aufgaben, die bei Blog Your Thing zu tun sind, stehen in Asana.

Ich plane dort:

• Challenges
• Webinare
• neue Produkte (Onlinekurs usw.)
• tägliche ToDos
• die Redaktionsplanung
• ein Mitgliederbereich

Außerdem hilft es mir dabei, Prioritäten zu setzen und diese auch einzuhalten. Und die Arbeit so aufzuteilen, dass mein Workload gleichmäßig ist.

Warum Asana? – oder: Was ich an Asana liebe

Es gibt viele Projektmanagement-Tools und glaub mir: ich habe einige davon ausprobiert. Aber irgendwann bin ich dann bei Asana hängen geblieben. Erst, weil mir das Design sehr gut gefallen hat. Aber je länger ich es genutzt habe, desto mehr Funktionen habe ich lieben gelernt. 

Das sind meine Favoriten:

#1 Meine Aufgaben – Übersicht

Die Funktion, die für mich den Unterschied gemacht hat. Es gibt einen Bereich in Asana (“Meine Aufgaben”), wo du alle deine ToDos siehst. Bei mir sieht das z.B. so aus:

Mit der Zeit habe ich mir angewöhnt, all meine ToDos in Asana einzutragen. Auch, wenn sie noch so klein sind. Dadurch sehe ich sofort, wie viel ich an einem Tag zu tun habe und kann Aufgaben ggf. umschichten, wenn es mir zu viel wird.

Außerdem habe ich Asana mit meinem Google Kalender verbunden. Das heißt ich sehe auch, wenn an dem Tag ein Termin ansteht. Früher habe ich immer fleißig ToDos geplant und vergessen, dass ich für Meetings ja auch Zeit einplanen muss…

Diese Übersicht ist das erste, was ich jeden Morgen ansehe. Und das letzte jeden Abend. So bekomme ich einen guten Überblick über den Tag, weiß was ich alles geschafft habe und worauf ich mich morgen konzentrieren muss.

#2 Color-Coding

Wie du in meiner Aufgaben-Übersicht gesehen hast, gibt es in Asana die Möglichkeit fürs Color Coding. Also dass du verschiedenen Projekten verschiedene Farben zuweist.

Auf der einen Seite finde ich das einfach schön, denn meiner Meinung nach gibt es nichts schlimmeres als eine fade, eintönige übersicht aller Aufgaben.

Auf der anderen Seite ist das auch praktisch, denn so sehe ich jeden Morgen sofort, an welchem Projekt ich an dem Tag arbeiten möchte.

#3 Du hast unterschiedliche Ansichten zur Verfügung (und kannst leicht umschalten)

Wenn wir an Aufgaben denken, dann meist an eine Liste mit ToDos die untereinander steht. Das ist der Klassiker, den jede ToDo-App hat. Aber manchmal möchte ich die ToDos gerne anders aufgeschlüsselt sehen. Genau das ist mit Asana sehr einfach möglich. Du kannst zwischen folgenden Ansichten umschalten:

• Liste
• Board
• Zeitleiste (nur Premium)
• Kalender

Die Ansicht, die ich am häufigsten nutze, ist definitiv die Liste. Das finde ich am übersichtlichsten. Aber gerade bei Launches oder meiner Redaktionsplanung mag ich es, wenn ich mir die geplanten Inhalte am Kalender ansehen kann.

Das Wechseln der Ansichten geht mit einem einzigen Klick und du kannst für jedes Projekt einzeln eine bevorzugte Ansicht festlegen.

#4 Vorlagen nutzen spart Zeit

Ich hab bestimmt schon mal erzählt, dass ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit ALLES neu erfunden habe. Bis ich gelernt habe, dass ich Dinge wiederverwerten darf und es keine bessere Productivity-Strategie gibt, als Vorlagen und Workflows zu verwenden.

Mittlerweile habe ich Vorlagen für alles:

• Blogartikel (die habe ich dir in meinem Artikel über Workflows gezeigt)
• Podcast-Interviews
• einzelne Module in einem Onlinekurs
• Veranstaltungen in der Blogothek, die sich regelmäßig wiederholen
• …

Aber sogar für ganze Projekte habe ich Vorlagen. Zum Beispiel für meine Blog Start Challenge oder mein Anfängerfehler-Webinar. Die kann ich leicht adaptieren, auch wenn ich mal eine Aktion zu einem anderen Thema mache.

Mit Asana ist es ziemlich einfach, Vorlagen zu nutzen. Du kannst einfach eine Aufgabe erstellen und diese dann immer wieder kopieren. Dann musst du nur noch das Datum der Aufgaben anpassen und das war’s schon.

#5 Verknüpfung mit Google Drive

Ich schreibe meine Blogartikel nicht direkt in WordPress, sondern in Google Drive. Das hat mehrere Gründe:

1. Ich habe ein Backup, wenn ich mal versehentlich etwas lösche (noch nie passiert, aber irgendwann ist immer das erste Mal…).
2. Ich kann von überall darauf zugreifen und leicht bearbeiten (es gibt zwar eine WordPress-App fürs Smartphone, aber die finde ich nicht so benutzerfreundlich).
3. Ich kann Anmerkungen und Kommentare machen und den “Änderungen verfolgen” – Modus nutzen. Das ist besonders praktisch für Gastartikel oder Korrekturlesen.

In Asana habe ich bei jeder Aufgabe die Möglichkeit, Google Docs zu verknüpfen. Das heißt, wenn ich auf meinen Redaktionsplan schaue oder ein ToDo in meiner Aufgaben-Übersicht habe, muss ich nicht erst zu Google Drive navigieren, den Unterordner suchen usw… Sondern ich klicke einfach auf den Link bei der Aufgabe. Und ja, das spart eine Menge Zeit 😉.

#6 Status-Updates zu Projekten

Eine Funktion, die ich ehrlich gesagt erst seit kurzem nutze, aber schon lieben gelernt habe: Du kannst bei deinen Projekten den Fortschritt festhalten und dich jede Woche daran erinnern lassen, einen kurzen Statusbericht zu schreiben.

Ich nutze diese Funktion, um wöchentlich zu reflektieren, ob ich alle Aufgaben erledigt habe oder ob es unerwartete Änderungen gibt. Und ganz wichtig: was die nächsten Schritte sind.

Außerdem kann ich hier auch in der Vergangenheit meine Learnings nachlesen und für die nächsten Projekte mit einbeziehen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass mit den Statusmeldungen das ganze Team benachrichtigt wird. Ich muss aber gestehen, dass ich die meisten Projekte alleine verwalte und das deshalb nicht ganz so wichtig für mich ist.

#7 Smartphone-App

Man sollte meinen, es ist eine Selbstverständlichkeit, dass Projektmanagement-Tools auch Apps haben. Ist es aber nicht, bzw. sie die oft ziemlich umständlich zu bedienen…

Auch mit der App von Asana bin ich nicht 100% zufrieden, aber es gibt eine und um unterwegs schnell eine Aufgabe hinzuzufügen oder etwas nachzusehen reicht es.

Ich nutze sie immer dann, wenn mir unterwegs (oder während ich auf die Kinder aufpasse) etwas einfällt, das ich auf keinen Fall vergessen darf. So habe ich alles an einem Ort gesammelt und muss mich nicht irgendwann hinsetzen und Ideen oder ToDos in Asana übertragen.

Außerdem…

Das waren meine Top 7 Features von Asana. Es gibt noch eine Reihe mehr von Funktionen, die ich nicht missen möchte:

• Wiederkehrende Aufgaben
• Die Chat-Funktion unter den Aufgaben (perfekt für die Zusammenarbeit mit einem Team)
• Dass ich Erklärvideos aufnehmen und direkt bei den Aufgaben einbinden kann
• Dass Aufgaben in mehreren Projekten angezeigt werden können
• Dass ich ganz genau festlegen kann, wer welche Aufgaben und Projekte sieht
• …

Vielleicht schreibe ich nochmal einen Blogartikel mit allen Funktionen, die ich nutze. Falls dich das interessiert, hinterlass mir gerne einen Kommentar, damit ich das weiß.

Redaktionsplanung in Asana

Für die Redaktionsplanung habe ich Asana ziemlich lange nicht genutzt. Ich habe lange an Excel festgehalten und dann Tools wie Airtable ausprobiert. Auch einen Redaktionsplan in Trello zu erstellen hab ich versucht (meine Meinung dazu findest du etwas weiter unten).

Mittlerweile bin ich aber auch mit meiner Contentplanung zu Asana umgezogen. Das bietet mir sogar noch mehr Möglichkeiten als Excel und hat den Vorteil, dass ich den Redaktionsplan mit meinen Unternehmensdaten (Launches, Urlaube, …) verknüpfen kann.

Für die Redaktionsplanung in Asana habe ich 2 Projekte:

1. ein “Content Ideen” – Projekt, wo ich alle Blogartikel-Ideen notiere.
2. ein “Content Kalender” – Projekt, wo ich Reihenfolge, ToDo-Listen usw. festlege.

Das Content Ideen – Projekt

… ist relativ schnell erklärt. Hier kommt alles rein, was mir irgendwann mal einfällt. 

Ich habe verschiedene Abschnitte für meine unterschiedlichen Content-Kategorien (SEO, persönliches, …). Jedes Mal, wenn ich überlege, worüber ich bloggen könnte, schaue ich in dieses Projekt.

Das Content Kalender – Projekt

Das ist der eigentliche Redaktionsplan. Hier habe ich auch unterschiedliche Abschnitte:

1. Vorlagen
   Beim Blogartikel schreiben habe ich einen fixen Workflow, den ich jedes Mal einhalte. Der sieht für SEO-Artikel anders aus als für Gastartikel. Deshalb habe ich für all diese verschiedenen Blogartikel-Arten Vorlagen. Inklusive ToDos, die ich jedes Mal einfach nur kopieren muss.
   
2. Feiertage, Urlaub & fixe Termine
   Beim Redaktionsplan erstellen empfehle ich zusätzlich zum laufenden Redaktionsplan einen Jahreskalender zu führen. Damit du sofort weißt, wann Feiertage usw. Anstehen. In Asana habe ich keinen extra Kalender, sondern trage all das in diesem Projekt ein. Dadurch sehe ich sie in der Kalenderansicht und halse mir z.B. vor dem Urlaub nicht zu viel auf.
   
3. Geplante Inhalte
   In diesem Abschnitt trage ich die geplanten Blogartikel mit Datum ein. Außerdem lege ich Deadlines fest und weise die Aufgaben mir oder ggf. meinem Team zu.

Besonderheiten der Redaktionsplanung in Asana

Der größte Vorteil ist für mich, dass ich die Aufgaben rund um meine Blogartikel direkt in meinem Kalender sehe. So kann ich nichts vergessen.

Aber auch das Arbeiten mit Vorlagen und Unteraufgaben finde ich in Asana sehr einfach und intuitiv. Es hilft mir dabei, Zeit zu sparen, weil ich nicht jeden Artikel neu erfinden muss.

Außerdem nutze ich auch hier Color Coding für meine Blogartikel: Gastartikel sind lila, Interviews grün, „normale“ Blogartikel rosa, usw… Um die Farben festzulegen, nutze ich Tags. Die stehen übrigens schon in der kostenlosen Version von Asana zur Verfügung.

Ab der Premium-Variante gibt es auch die Möglichkeit benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Zum Beispiel für die Kategorie, das Fokus-Keyword, …

Unterschied Asana und Trello

Gerade wenn es um Redaktionsplanung geht, wird beim Online-Business oft Trello empfohlen. Ich muss gestehen, dass ich damit noch nie so richtig warm geworden bin. Hier sind die Gründe, warum ich Asana lieber habe als Trello.

Eingeschränke Ansicht bei Trello

Trello ist bekannt geworden für die Organisation mit Kärtchen (sprich: Arbeit mit Kanban-Boards). Das heißt, man legt mehrere Spalten an und kann dann die Aufgaben, die auf diesen Kärtchen stehen, in die jeweils passende Spalte verschieben.

Das Problem: Das hat für mich nie funktioniert. Mein Gehirn arbeitet offenbar nicht mit Kärtchen, sondern mit Listen. Das ist tatsächlich ein sehr subjektiver Grund, aber es ist so.

Ja, es gibt auch Projekte, bei denen ich gerne in der Board-Ansicht mit den verschiedenen Spalten arbeite. Aber der Vorteil von Asana ist, dass ich schon in der kostenlosen Version in jedem Projekt ganz leicht zwischen Liste, Baord und Kalender – Ansicht umschalten kann (siehe oben). Bei Trello geht das seit kurzem zwar auch, allerdings nur in der Premium-Version.

Erledigte Aufgaben sind nicht gut sichtbar

Ich finde es gibt kein schöneres Gefühl, als eine Aufgabe auf meiner ToDo-Liste abzuhaken. Und am Ende des Tages dann zu sehen, was ich alles geschafft habe.

Bei Trello funktioniert das nicht.

Du hast nur folgende Möglichkeiten:

• Nummer 1: Du legst eine “Erledigt”-Spalte in deinem Board an und verschiebst die abgearbeiteten Kärtchen dort hinein. Allerdings siehst du dann am Ende des Tages nicht, was du heute geschafft hast. Und das ist oft mehr, als wir denken…
• Nummer 2: Du archivierst das Kärtchen. Danach ist es aber nicht mehr auf deiner ToDo-Liste zu sehen, wodurch dieses Hochgefühl am Ende des Tages ausbleibt.

Bei Asana kannst du Aufgaben abhaken und sie werden in deiner Aufgaben-Übersicht ausgegraut bzw. verblassen. Das heißt, du weißt zu jedem Zeitpunkt, wie viel du schon geschafft hast.

Außerdem hast du bei jedem Projekt die Wahl, welche Projekte du dir anzeigen lassen möchtest:

• nur erledigte
• nur unerledigte
• sowohl erledigte als auch unerledigte

Das kann vor allem bei langen oder großen Projekten sehr motivierend sein. Wenn du dir alle Aufgaben anzeigen lässt und dann merkst, dass du schon ein großes Stück weitergekommen bist. Auch da spielt uns unser Kopf ja oft einen Streich…

Keine Übersicht über alle Aufgaben

Mein Lieblingsfeature bei Asana ist die Ansicht all meiner Aufgaben. Darauf schaue ich jeden Morgen und weiß, was zu tun ist.

Bei Trello gibt es zwar auch einen Home-Bereich, aber den finde ich nicht ganz so übersichtlich. Es gibt nur eine Ansicht, die ähnlich wie ein Newsfeed aussieht. Bei Asana kann ich auch bei meinen Aufgaben zwischen den üblichen Liste, Board, Kalender – Ansichten wählen.

Sticker & Hintergründe

Einen Punkt gibt es, wo Trello die Nase deutlich weiter vorne hat: bei der individualisierung der Boards. Du kannst z.B. verschiedene Hintergrundbilder auswählen oder mit Stickern arbeiten. 

Das ist bei Asana nicht möglich, dort kannst du nur zwischen ein paar fixen Hintergrundmotiven wählen. Und auch Sticker gibt es nicht, aber mein Workaround ist die exzessive Nutzung von Emojis 😉

Nachteile von Asana

Ja, es gibt auch ein paar Nachteile von Asana. Dass du nicht wirklich personalisieren kannst (Stichwort: Hintergründe), habe ich ja schon gesagt.

Der größte Nachteil ist in meinen Augen definitiv, dass es ziemlich umfassend und komplex ist. Du findest zwar bestimmt schnell heraus, wie du Projekte und Aufgaben anlegen kannst. Aber jedes Tool ist nur so gut wie der Anwender. Und herauszufinden, wie man Asana am sinnvollsten für sein Business nutzt, hat bei mir ziemlich lange gedauert. 

Genau das ist der Grund, warum ich meinen Online-Kurs „Projekt: Fokus!“ entwickelt habe, wo ich mein System weitergebe. Ein System, das ich in den letzten Jahren ausgetüftelt und verfeinert habe, um meine Arbeitszeit von bis zu 14 Stunden auf 5 Stunden pro Tag zu reduzieren und gleichzeitig meinen Umsatz um 93% gesteigert habe.

Fazit

Ich habe wirklich viele Tools ausprobiert, um mein Online-Business inklusive Redaktionsplanung für den Blog zu organisieren.

Hängen geblieben bin ich bei Asana und nutze es jetzt nicht nur für mein Business, sondern teilweise auch privat: es erinnert mich an Geburtstage, Arzttermine und daran, dass ich mir selbst hin und wieder etwas Gutes tun sollt 😉

Mit der Übersicht über all meine ToDos weiß ich zu jedem Zeitpunkt, was ich zu tun habe und auch, was ich schon geschafft habe. Und das sind zwei Dinge, die im Online-Business meiner Meinung nach besonders wichtig sind!

Nutzt du ein Projektmanagement-Tool für dein Business und/oder die Content Planung? Verrate es mir in den Kommentaren gerne und falls ja: Welches Tool nutzt du?