Vor ein paar Wochen hat mir Claude mitten in meinem Launch gesagt: „Janneke, du bist eine Maschine!“
Ich musste lachen.
Weil es sich für mich überhaupt nicht so angefühlt hat.
Ich habe gelauncht. Über 400 Leute waren bei meiner Challenge dabei. Und gleichzeitig hatte ich an zwei Tagen kaum Zeit: ein ungeplanter Arzttermin mit einem Kind, der typische „Ich will nicht in den Kindergarten“-Morgen. Das ganz normale Leben.
An diesen Tagen hatte ich statt meiner normalen 4 Stunden plötzlich nur 1 oder 1,5 Stunden zur Verfügung.
Trotzdem war meine Woche entspannt. Kein Moment, wo ich dachte: Ich weiß nicht mehr, wo mir der Kopf steht. Kein Gefühl, dass irgendetwas nicht aufgeht.
Das war nicht immer so. Ich kenne auch die andere Seite: von einer Aufgabe zur nächsten hetzen und innerlich die Krise bekommen, weil das Kind krank ist. Das darf nicht sein, weil ich muss arbeiten. Dieses Gefühl kenne ich gut.
Was sich verändert hat? Nicht meine Disziplin. Nicht mein Energielevel. Sondern wie ich plane.
Warum funktioniert Planung für Selbständige so oft nicht?
Weil die meisten Planungsmethoden davon ausgehen, dass dein Tag so läuft wie geplant. Sobald das Leben dazwischenkommt, bricht das System zusammen.
Die klassische Methode, die du wahrscheinlich kennst, heißt Timeboxing. Du überlegst dir, wie lange eine Aufgabe dauert, sagen wir 45 Minuten. Dann planst du danach eine 15-Minuten-Aufgabe ein, dann noch einen Block. Theoretisch ist der Tag perfekt durchgetaktet.
Klingt gut. Funktioniert aber fast nie.
Weil wann läuft ein Tag schon so, wie wir ihn geplant haben? Vor allem wenn du Kinder hast. Wenn du nicht Vollzeit selbständig bist. Wenn du in fragmentierten Zeitfenstern arbeitest.
Ein unerwarteter Anruf, ein Kind das nach Hause muss, eine Mail die sofort Antwort braucht. Der ganze Plan ist dahin.
Das Frustrierende ist nicht mal, dass du nicht gearbeitet hättest. Du hast vielleicht sogar mehr gearbeitet, aber nicht das geschafft, was du dir vorgenommen hast. Weil dein Plan nicht aufgegangen ist.
Die ganze Arbeit, die du ins Planen gesteckt hast, war umsonst.
Was passiert, wenn Planung immer wieder scheitert?
Meistens eines von zwei Dingen. Du planst noch detaillierter. Oder du hörst ganz auf zu planen. Beides führt in den Stress.
Das Erste: Du planst noch detaillierter. Wenn ich das noch genauer aufteile, noch mehr Pufferzeit einplane, dann muss das irgendwann klappen.
Das Zweite: Du hörst ganz auf zu planen. Es funktioniert eh nicht. Du hast zwar keinen Plan mehr, der scheitern kann, aber dafür weißt du auch nicht mehr, wo du anfangen sollst.
Und das ist der nächste Stress.
Beides kenne ich. Beides habe ich ausprobiert. Beides funktioniert nicht.
Ich habe das übrigens auch mit KI-Unterstützung getestet: meinen Timeboxing-Plan dem Tool übergeben, und dann sollte es mir bei jeder Unterbrechung den Plan neu berechnen.
Klingt clever. War es nicht.
Bei jeder Unterbrechung musste ich zur KI gehen, erklären was passiert ist, abwarten was sie vorschlägt, dann diskutieren weil der Vorschlag nicht funktioniert hat. Zeitaufwendig und wahnsinnig stressig. Weil ich die ganze Zeit das Gefühl hatte, einem Plan hinterherzulaufen, der sowieso nicht funktioniert.
Das kostet Energie. Energie, die du besser in deine eigentliche Arbeit stecken könntest.
Was ist der entscheidende Unterschied bei einer Planung, die wirklich hält?
Eine Planung, die hält, klammert sich nicht an Details. Sie gibt dir Orientierung durch eine einzige Frage: Was ist heute wirklich wichtig?
Ich weiß, das klingt im ersten Moment viel zu einfach. Aber genau das ist der Kern.
In meinem FOKUS-System schaue ich zuerst: Was will ich eigentlich erreichen? Was sind meine Ziele für das Jahr, das Quartal, den Monat? Daraus entstehen meine Fokusprojekte: die Bereiche und Projekte, die mich wirklich weiterbringen. Alles, was ich umsetzen muss, damit ich meine Ziele erreiche.
Nicht alles, was mir in den Kopf kommt. Nicht die lange Liste von Dingen, die ich irgendwann machen könnte. Nur das, was wirklich zählt.
Weniger machen ist hier tatsächlich der Schlüssel. Wie der englische Satz so schön sagt:
You can do anything, but you can’t do everything.
Aus den Fokusprojekten kommen dann die Fokusaufgaben. Eine Fokusaufgabe ist die Aufgabe, bei der ich weiß: Wenn ich das heute erledige, komme ich meinem Ziel einen Schritt näher. Jede Aufgabe muss diesen Test bestehen: Bringt mich das meinen Zielen wirklich näher?
Und jetzt kommt der Punkt, bei dem mich alle groß anschauen.
Ich nehme mir pro Tag nur eine einzige Fokusaufgabe vor.
Warum verändert 1 Fokusaufgabe pro Tag so viel?
Weil du bei jeder Unterbrechung weißt, was das Wichtigste ist. Ohne neu planen zu müssen.
Das klingt wenig. Vor allem wenn man überlegt, was bei einem Launch alles dranshängt.
Aber genau das ist der Grund, warum meine Launchwoche so gut funktioniert hat.
An den Tagen, wo weniger Zeit war, 1 oder 1,5 Stunden statt 4, habe ich trotzdem meine eine Aufgabe erledigen können. An den Tagen, wo mehr Zeit war, habe ich mehr gemacht. Die anderen Aufgaben, Routinen, administrativen Dinge sind nicht weg. Aber der Fokus lag immer auf dieser einen Aufgabe.
Wenn ein Termin wegfällt, ein Kind krank ist, irgendetwas Unerwartetes passiert: egal. Du weißt trotzdem, was heute das Wichtigste ist. Du musst nicht neu planen. Du musst nicht neu überlegen, was du stattdessen machst.
Du weißt es einfach.
Wenn du detailliert planst, verlierst du bei jeder Unterbrechung den roten Faden. Du musst neu einsteigen, neu priorisieren, neu entscheiden. Bei meinem System nicht.
Noch etwas, das ich dabei gelernt habe: Aufwandschätzungen stimmen sowieso nie. Ich finde sie sinnlos, ganz ehrlich. Vielleicht bei Routineaufgaben, die du regelmäßig machst. Aber für einmalige Aufgaben auf die Viertelstunde festlegen, wie lange du brauchst? Das gibt dir nur das Gefühl von Kontrolle, die du sowieso nicht hast.
Ich nehme Aufwandschätzungen als Richtwert. Nicht als Plan.
Was ist der Mittelweg zwischen zu viel und zu wenig Planung?
Eine klare Struktur für die Woche, ohne den Tag auf die Minute durchzuplanen. Einmal pro Woche Überblick schaffen, dann pro Tag eine Fokusaufgabe.
Ich bin kein Freund von Extremen, in keinem Bereich meines Lebens. Auch nicht bei der Planung.
Auf der einen Seite: total genau durchplanen, jeden Block minutiös ausfüllen. Auf der anderen: ganz intuitiv arbeiten, was gerade kommt. Beides funktioniert nicht.
Auch wenn sich der Mittelweg manchmal langweilig anhört: Langeweile ist vielleicht gar nicht das Allerschlechteste, wenn du dafür immer weißt, woran du arbeitest.
Das funktioniert aber nur mit einem Wochenüberblick. Ich mache das mit Asana, aber Trello, Notion oder ClickUp tun es genauso. Einmal pro Woche, kurz anschauen: Was ist nächste Woche los? Worauf fokussiere ich mich?
Aus diesem Überblick kommen dann die Fokusprojekte und Fokusaufgaben für die Woche. Nicht detailliert auf die Minute geplant, aber klar genug, dass du jeden Morgen weißt, womit du anfängst.
Hinterfrag dich kurz. Bist du vielleicht selbst ein Freund von Extremen? Planst du entweder sehr detailliert oder gar nicht, und sitzt dann immer wieder da und denkst: Schon wieder geplant, schon wieder hat es nicht funktioniert?
Dann wäre es Zeit, etwas zu ändern.
Fazit: Planung, die hält
Eine Planung, die hält, braucht keine perfekte Woche. Sie braucht Klarheit darüber, was wirklich zählt, und die Flexibilität, sich anzupassen, wenn das Leben dazwischenkommt.
FAQ: Business planen, wenn der Alltag unberechenbar ist
Timeboxing setzt voraus, dass dein Tag so läuft wie geplant. Wenn du Kinder hast, in fragmentierten Zeitfenstern arbeitest oder einfach einen unberechenbaren Alltag hast, bricht das System bei der ersten Unterbrechung zusammen. Du verlierst den roten Faden und musst komplett neu planen.
Eine Fokusaufgabe ist die eine Aufgabe pro Tag, bei der du weißt: Wenn ich das erledige, komme ich meinem Ziel einen Schritt näher. Sie besteht den Test: Bringt mich das wirklich weiter, oder ist es nur Beschäftigung?
Indem du von deinen Zielen aus denkst. Was will ich dieses Quartal erreichen? Was sind die Projekte, die mich dorthin bringen? Und welche Aufgabe davon ist heute dran? Diese Kette – Ziel zu Fokusprojekt zu Fokusaufgabe – gibt dir Orientierung.
Ich setze mich einmal pro Woche für eine kurze Session hin, meistens zu Beginn der Woche, und schaue, welche Fokusprojekte anstehen und was die wichtigste Aufgabe pro Tag ist. Das dauert keine Stunde.
Gar nichts. Du weißt ja, was deine Fokusaufgabe ist. Wenn ein Tag kürzer ausfällt als erwartet, machst du diese eine Aufgabe, und der Rest wartet. Du musst nicht neu planen, nicht neu priorisieren. Du weißt es einfach.
Auf einer normalen To-do-Liste steht alles: Rechnungen schreiben, E-Mails beantworten, neue Ideen umsetzen. Die Fokusaufgabe ist die eine Sache, die dich wirklich weiterbringt. Alles andere ist nicht weg, es hat nur nicht Vorrang.
