E-Mail Management Tipps für Busy Blogger

Wird deine Mailbox auch ständig mit Kooperationsanfragen, Newslettern und Pressemitteilungen geflutet? Es gibt ja viele schöne Seiten am Bloggen, aber auf die unzähligen E-Mails, die jeden Tag eintrudeln, leider total uninteressant und somit nervige Zeiträuber sind, könnte ich gut und gerne verzichten. Damit ist jetzt Schluss, ich zeig dir ein paar Methoden, wie dein E-Mail Management im Handumdrehen zum Klax wird!

Vielleicht denkst du dir jetzt: „Hm, schön wär’s. Bei mir kommt alle paar Wochen eine Anfrage rein…“. Sehr gut! Dann kannst du gleich jetzt damit anfangen meine Tipps Schritt für Schritt umzusetzen. Dann kommst du gar nicht erst in die Situation, dass du vor lauter E-Mails nicht mehr durchblickst ;)

E-Mail Management für Busy Blogger: so geht deine Mailbox nie wieder über! Klick um zu Tweeten

1. Vorgefertigte Antworten

Das Problem:

Wenn du schon ein bisschen länger bloggst wirst du merken, dass im Prinzip immer die gleichen E-Mails eintrudeln. Im besten Fall sind das interessante Kooperationsanfragen, im schlechtesten Fall uninteressante Linktauschanfragen. Jedenfalls läuft es jedes Mal darauf hinaus, dass du nahezu die gleiche Antwort zurück schreibst – und das ist zeitaufwändig!

E-Mail Management für Busy Blogger: sammle Standardantworten und spare so Zeit! Klick um zu Tweeten

Die Lösung:

Speichere Texte die du öfter als ein Mal versendest an einem zentralen Ort ab. Das kann zum Beispiel ein Word Dokument sein, ein Google Doc oder eine Evernote Notiz. Wenn in Zukunft eine ähnliche Frage kommt, kannst du den Antworttext einfach kopieren und in die E-Mail einfügen! (Wenn du Gmail User bist sieh dir doch mal dieses Tutorial für Canned Responses an)

Du bist dir nicht sicher, wofür du Texte bereit halten solltest? Hier sind ein paar Vorschläge:

• Linktausch Anfragen:
  Linktausch-Anfragen von SEO Agenturen sind für viele Blogger uninteressant, aber sie trudeln ständig ein. Ein Satz, dass du nicht interessiert bist, reicht meistens.
• Mediakit-Anfragen:
  Vor einer Kooperation fragen Unternehmen meist nach deinem Mediakit. Wenn du ein E-Mail dafür vorbereitest, kannst du schnellstmöglich antworten!
• Absagen für Kooperationsanfragen:
  Du bist noch nicht an dem Punkt, an dem du Kooperationen mit Unternehmen eingehen willst? Dann formuliere einen Text dafür, in dem du darauf hinweist, dass sie dich zu einem späteren Zeitpunkt gerne wieder anschreiben können.
• Anfrage für Gastartikel:
  Du bekommst Anfragen für Gastartikel von privaten Bloggern und Unternehmen? Wenn du keine Gastartikel annimmst, dann formuliere eine Absage. Akzeptierst du sie doch gerne, dann schreib ein paar Infos, welche Voraussetzungen du für Gastartikel hast!
• Anfrage Bannerwerbung:
  Unternehmen wollen auf deinem Blog werben? Wenn du kein Interesse hast, dann bereite dafür einen Text vor oder schreib deine verfügbaren Bannergrößen und Preise zusammen damit du sie schnell griffbereit hast!

Ich bin mir ganz sicher du hast schon ein paar Ideen im Kopf oder wirst schnell merken, wofür du eine vorgefertigte Antwort brauchen kannst ;-)

2. Fixe E-Mail Routine

Das Problem:

Vielleicht ist es dir ja schon mal passiert, dass du ein E-Mail gesehen und dir gedacht hast, dass du das lieber später beantwortest? Und dann hast du einfach darauf vergessen? E-Mails zwischen Tür und Angel zu beantworten, zum Beispiel wenn du in der U-Bahn kurz vor dem Aussteigen schnell deine E-Mails checkst, führt leicht dazu, dass du etwas überliest, Tippfehler machst oder ganz darauf vergisst.

E-Mail Management für Busy Blogger: Entwickle eine fixe Routine um E-Mails zu beantworten! Klick um zu Tweeten

Die Lösung:

Nimm dir bewusst ein paar Minuten täglich Zeit um E-Mails zu beantworten, zum Beispiel einmal Morgens und einmal Abends! Beantworte E-Mails die du doch unterwegs liest und schnell beantworten kannst sofort, die anderen markiere als ungelesen und kümmere dich dann darum wenn du Zeit hast!

Ich schließe meinen E-Mail Client am Computer übrigens immer mal wieder ganz, etwa wenn ich mich konzentrieren muss. Zum Beispiel wenn ich gerade an einem neuen Blogartikel schreibe und sowohl den E-Mails als auch dem Bloggen nur die halbe Aufmerksamkeit schenken würde!

3. Autoresponder

Das Problem:

Du betreibst deinen Blog hauptsächlich als Hobby und hast keine Zeit oder Lust ständig deine E-Mails zu checken. Da kann es schon mal vorkommen, dass du eine Woche gar nicht rein schaust und mehrmals nachgefragt wird?

E-Mail Management für Busy Blogger: nutze Out of Office Nachrichten zu deinem Vorteil! Klick um zu Tweeten

Die Lösung:

Oft denken Blogger Relations Agenturen nicht daran, dass sie ihren Job hauptberuflich machen und du Bloggen bloß als Hobby siehst. Wenn nach ein paar Tagen keine Antwort kommt wird mal nachgefragt, nach ein paar weiteren Tagen dann nochmal und irgendwann seid ihr beide frustriert. Damit das nicht passiert stell einen Autoresponder oder anders gesagt eine „Out of Office“ Nachricht ein, in der du erklärst dass du nicht so oft E-Mails checken kannst und wann du dich vermutlich melden wirst (z.B. nach dem Wochenende wenn du immer Samstags deine E-Mails beantwortest).

Auch wenn du deine E-Mails normalerweise regelmäßig liest: vergiss nicht eine Out of Office Nachricht einzustellen wenn du mal eine Blogpause oder Urlaub machst!

4. Schluss mit dem Newsletter Chaos!

Das Problem:

Als Blogger bekommst du leider oft ungefragt E-Mail Newsletter zugeschickt – zusätzlich zu den Newslettern die dich interessieren! Und vielleicht nervt dich die E-Mail Flut zwar genauso, aber irgendwie schaffst du es nicht auf den Unsubscribe Link zu klicken – weil doch mal was Interessantes dabei sein könnte, oder weil du das „später dann“ machst?

Die Lösung:

Für Gmail User gibt es ein Service Namens Unroll Me, das vermeidet dass deine Inbox zugespamt wird. Es listet dir alle abonnierten Newsletter auf und du kannst auswählen, welche Newsletter du weiterhin „ganz normal“ bekommen möchtest und welche in einer wöchentlichen oder täglichen Übersicht in einem einzigen E-Mail zusammengefasst werden sollen. Ganz schön praktisch!

E-Mail Management für Busy Blogger: richte eine E-Mail Adresse nur für Newsletter ein! Klick um zu Tweeten

Außerdem habe ich eine eigene E-Mail Adresse, die ich nur für Newsletter Anmeldungen verwende. Dann vermischen sich „normale“ E-Mails und Newsletter nicht und meine Mailbox bleibt schön geordnet und übersichtlich!

Hinterlasse einen Kommentar und erzähl mir: Wie viel Zeit verwendest du damit E-Mails zu beantworten? Hast du Strategien, wie du den ganzen Prozess effizienter gestaltest?

Featured Image von Ashley Ella Design