Mit einem Blogging Workflow effizient schreiben

Einer der größten Fehler in meinem Online-Business war, dass ich immer alles neu erfunden habe. Ich habe kein Webinar zweimal gehalten. Ich habe anfangs meine Blogartikel viel zu selten beworben. Und: ich habe jeden Ablauf immer neu erfunden.

Das hat zu zwei Dingen geführt: 

1. Ich habe viel Zeit gebraucht. Sich neue Inhalte, Prozesse und Abläufe auszudenken, dauert eben.
2. Ich habe viel Potenzial verschenkt. Denn ich habe immer bei 0 gestartet.

Heute ist das anders:

Heute nehme ich das, was schon da ist, und optimiere es.

Das gilt für Blogartikel, Challenges, Webinare und Produkte. Aber das gilt auch für Prozesse. Und dadurch werden meine Arbeitsabläufe nicht nur effizienter, sondern meine Inhalte auch immer besser.

In diesem Blogartikel zeige ich dir, warum es so wichtig ist, beim Bloggen mit Prozessen zu arbeiten. Und wie so ein typischer Blogging Workflow für dich aussehen kann.

Was sind Blogging Routinen, Workflows und Prozesse?

Um diese Frage zu beantworten, habe ich heute 2 Stunden gegoogelt. Nicht so effizient, ich weiß 🤪 

Aber für dich kann ich das Spiel abkürzen. Im Prinzip ist alles mehr oder weniger dasselbe und eine ganz klare Abgrenzung gibt es davon nicht. (Falls ich mich irre, hinterlasse mir gerne einen Kommentar).

Vor allem Workflows und Prozesse werden oft gleich beschrieben. Bei t2informatik zum Beispiel so:

"Der Begriff Workflow – auf Deutsch „Arbeitsablauf“ – beschreibt eine definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen."

Das Wort “Routine” bringt noch einen anderen Aspekt mit hinein: 

• Tägliche Routinen sind etwas, da man jeden Tag macht (z.B. die berühmte Morgenroutine).
• Und wenn man etwas oft macht, dann wird es zur Routine. Sprich: irgendwann kann man es im Schlaf.

Und das bringt mich wieder zu meinem ursprünglichen Thema: Wenn du beim Bloggen Zeit sparen möchtest, und etwas besonders gut machen möchtest, dann hilft es, wenn eine Aufgabe irgendwann zur Routineaufgabe wird.

Welche Prozesse gibt es im Online-Business?

Wir werden uns gleich näher mit der Blogging Routine und vor allem dem Schreibprozess auseinandersetzen. Aber grundsätzlich kannst du für alles Workflow erstellen:

• Kundengewinnung
• Freebie-Erstellung
• Das Abwickeln von Coachings
• ein Webinar veranstalten
• ein Produkt erstellen oder optimieren
• …

Im Prinzip ist jeder Ablauf von Tätigkeiten, den du öfter als ein Mal machst, ein Prozess.

Und es zahlt sich aus, dass du deine Prozesse kennst. Denn dann kannst du sie:

• optimieren (zeitlich gesehen)
• leichter auslagern
• vereinfachen

So findest du deine Prozesse

Führe eine Woche oder einen Monat lang eine Stricherlliste, was du in deinem Business tust. Du wirst schnell merken, dass sich die Aufgaben immer wiederholen. Vielleicht gibt es am Beginn oder Ende des Monats ein paar ausgefallenere Dinge (wie Statistiken notieren). Aber sonst wird es nicht viele ungewöhnliche Aufgaben geben.

Deine Liste könnte z.B. so aussehen:

Jede Aufgabe, die du dir notiert hast, ist ein Prozess.

Jetzt musst du eigentlich nur noch anfangen, diesen Prozess mit allen kleinen Teilaufgaben zu dokumentieren. Sprich: Schreib auf, was du tust. Wenn du fertig bist, hast du eine Master-ToDo-Liste für dein Business.

4 Vorteile, wenn du deine Prozesse kennst

Das klingt nach ziemlich viel Arbeit? Ja, das ist es anfangs auch. Aber die zahlt sich auch aus. Denn dadurch kannst du …

… deine Prozesse vereinfachen.

Oft tun wir Dinge, weil wir sie schon immer so gemacht haben. Ob das wirklich sinnvoll oder effizient ist, wissen wir oft nicht so genau. Das festzustellen ist auch gar nicht so einfach, wenn du den Workflow nicht vor Augen hast. Wenn du ihn aber aufgeschrieben hast, fällt dir vielleicht auf den ersten Blick auf, dass du Schritte weglassen kannst.

… deine Abläufe zeitlich optimieren.

Nicht nur was und wie viel du tust, ist bei der Arbeit von Bedeutung. Auch wann und in welcher Reihenfolge du etwas tust, kann einen großen Unterschied machen. Du hast bestimmt schon von „batching“ oder „Time blocking“ gehört. Das bedeutet, dass du mehrere Aufgaben zusammennimmst und z.B. das Content-Recycling für alle neuen Beiträge auf einen Tag legst.

… leichter auslagern.

Vor allem, wenn du nicht nur dokumentierst, WAS du machst, sondern auch WIE du es machst. Das wird besonders dann wichtig, wenn du jetzt oder in Zukunft ein Team aufbauen möchtest.

… Energie sparen.

Ob du es glaubst oder nicht: Entscheidungen treffen kostet Energie. Auch, wenn es nur so Kleinigkeiten sind wie „Erstelle ich zuerst das Beitragsbild oder erstelle Social Media Postings?“. Wenn du eine fixe Routine hast, gibt es auch einen fixen Ablauf. Und du kannst dir die Energie für die wirklich wichtigen Entscheidungen sparen.

Tools für Prozesse im Online-Business

Angenommen, du kennst deine Prozesse und möchtest anfangen sie zu dokumentieren. Welche Tools machen dafür am meisten Sinn?

Theoretisch kannst du einfach ein Tool für ToDo-Listen nutzen. Aber in Hinblick auf die Zukunft empfehle ich dir von Beginn an ein Projektmanagement-Tool. Das macht Sinn, wenn du:

• viele verschiedene Prozesse hast (und das wirst du über kurz oder lang)
• Aufgaben auslagern und anderen Leuten zuweisen möchtest
• Erklärungen gleich in die ToDo-Liste einarbeiten möchtest (z.B. in Form von Bildschirmvideos)

Das Projektmanagement-Tool, mit dem ich am liebsten arbeite, ist Asana. Es gibt eine kostenlose Version, die völlig ausreichend ist (es gibt nur wenige nützliche Funktionen, die es nur in der kostenpflichtigen Version gibt). Und ich mag das Design und die Übersichtlichkeit sehr gerne.

In Kürze verrate ich dir, wie ich Asana nutze, um meinen Redaktionsplan zu organisieren. Abonniere meinen Newsletter und ich informiere dich über neue Blogartikel.

Deine Blogging Routine

Lass uns das Thema „Prozesse“ gleich an einem praktischen Beispiel ansehen: dem Schreiben von Blogartikeln.

Überlege dir, welche Aufgaben und Tätigkeiten du rund um das Bloggen ausführen musst. Bzw. dokumentiere das live, während du die Aufgabe ausführst.

Hier ist ein Screenshot, wie mein Schreibprozess in Asana aussieht:

Wenn du mehr zu den einzelnen Punkten wissen möchtest, sieh dir einfach dieses Video mit meinen Erklärungen dazu an:

Fragen für deine eigene Blogging-Routine

Wenn du möchtest, kannst du meinen Blogging Workflow nehmen und für dich anpassen. Du kannst aber auch deine eigene erstellen. Hier sind ein paar Fragen, die dir dabei helfen:

• Blogartikel schreiben:
  • Gibt es Fixpunkte in deinen Blogbeiträgen, die nie fehlen dürfen (z.B. ein Rezept, Quellenangaben, Verweise auf ein Freebie, …)?
  • Schreibst zu zum Beispiel immer eine persönliche Blogartikel-Einleitung?
  • Stellst du deinen Lesern am Ende des Artikels eine Frage?
  • Hast du deinen Beitrag Korrektur gelesen und stimmen alle Links?
    
• Bilder:
  • Brauchst du Beitragsbild (also ein Thumbnail für deine Beiträge)?
  • Hast du für die verschiedenen Kategorien unterschiedliche Beitragsbilder?
  • Musst du die Bilder auf eine andere Größe zuschneiden, bevor du sie auf Social Media Kanälen wie Facebook oder Twitter teilen kannst?
    
• Blogartikel teilen:
  • Auf welchen Social Media Kanälen teilst du deine Beiträge?
  • In welchen Facebook-Gruppen willst du deine Artikel teilen?
  • Gibt es andere Seiten, auf denen du deine Beiträge teilst (z.B. Foodgawker für einen Blog mit Rezepten)?
  • Wie viele verschiedene Sharing-Texte musst du dir überlegen?

Wenn du alle Aufgaben ein Mal dokumentiert hast, bist du vorerst fertig und kannst in Zukunft schneller und effizienter schreiben. Weil du nicht jedes Mal neu anfangen musst, Entscheidungen zu treffen, womit du als Erstes beginnst.

Und positiver Nebeneffekt: Vergessen kannst du so auch keinen Punkt mehr 😉

Wie oft solltest du deinen Blogging Workflow anpassen?

So genau kann ich dir das nicht sagen. Aber eines ist ganz klar: nicht jede Woche!

Du hast dir den Prozess ja ein Mal überlegt, damit du nicht jedes Mal neu darüber nachdenken musst. Aber trotzdem lernen wir laufend neue Dinge oder nutzen neue Tools, die eingearbeitet werden müssen.

Deshalb ist meine Empfehlung:

Wenn es nur kleine Änderungen am Workflow sind, nimm sie gleich vor.

Wenn du aber den gesamten Prozess effizienter gestalten willst, nimm dir 1x im Jahr Zeit und schau, ob und wo du Zeit einsparen kannst.

Eine gute Gelegenheit, über den Prozess nachzudenken, ist übrigens auch, wenn du anfängst, mit einer Virtuellen Assistentin zu arbeiten, die dich unterstützen soll.

Fazit: Anfangs viel Aufwand mit enormem Einsparungspotenzial

Jetzt bist du an der Reihe!

Ja, es braucht erst mal ein Weilchen, bis du den gesamten Blogging-Prozess aufgeschrieben hast. Aber es bietet dir so viel Möglichkeit zur Optimierung und somit auch zum Einsparen von Zeit.

Hast du schon einen Workflow (von mir aus nenne es auch Master-ToDo-Liste) für deine Blogartikel? Oder andere Prozesse in deinem Business? Hinterlasse einen Kommentar und verrate es mir!