Papierloses Büro im Online-Business

Vor kurzem hat mein Handy geläutet – auf dem Display eine unbekannte Nummer … Da habe ich mir gedacht: „Okay, Janneke, du bist heute abenteuerlustig drauf, nimm einfach mal ab.” An der Leitung war eine Dame von der Marktforschung, die mir ein paar Fragen stellen wollte. Und immer wenn ich Zeit habe, nehme ich gerne an solchen Umfragen teil. Diesmal ging es um Umweltschutz und wie ich das in meinem Unternehmen einsetze.

Elektroauto, Strom vom Dach, Geräte mit Energiesparklasse A+++ – privat und beruflich tue ich schon einiges. Einfach weil Umweltschutz für mich ein wichtiges Thema ist.

Nun ist mir bewusst, dass diese Maßnahmen nicht für jeden möglich sind. Aber tatsächlich gibt es im Business einige simple Stellschrauben und kostengünstige Tools, um sein Büro zu digitalisieren. Welche Möglichkeiten es gibt und wie ihr sie umsetzt, erzähle ich in diesem Beitrag.

Papierloses Büro – Was bedeutet das?

Wie der Name es schon verrät, versucht man im sogenannten “papierlosen Büro” oder auch “Büro 4.0” Papier weitestgehend einzusparen. Dafür werden Prozess digitalisiert und entsprechende Software eingesetzt. Ziele können die Steigerung von Effizienz und Umweltschutz sein. Aber dazu gleich mehr.

Kommen wir zu der Einschränkung, Papier im Büro „weitestgehend“ einzusparen. Denn auch bei mir gibt es zwei Ausnahmen.

Ausnahme 1: Papiere für Steuern und Behörden

Es gibt ein paar Dokumente, die man aufheben muss, z. B. für die Steuer oder für Behördengänge, die man nicht digital machen kann. Doch diese Fälle werden immer mehr zur Seltenheit und es gibt bereits viele Möglichkeiten, mit Ämtern digital zu arbeiten.

Ausnahme 2: Notizbuch fürs Journaling

Ich habe genau ein Notizbuch, das ich noch analog verwende und das ist fürs Journaling. In diesem Fall, schreibe ich handschriftlich über meine Wünsche, Träume und Erfolge. Ich arbeite mit Farben, klebe Goldfolie und gestalte es so richtig schön. Das ist mir wichtig und gibt mir ein gutes Gefühl.

Aber das sind wirklich die einzigen Ausnahmen, die ich in meinem papierlosen Büro mache. (Zum Thema “Notizbuch” und Raum für Ideen, Gedanken, Notizen komme ich gleich nochmal.)

Vorteile eines papierlosen Büros

Warum ein digitalisiertes Business so wertvoll ist:

• Umweltschutz: Wusstest du, dass für die Herstellung eines einzigen Din A4-Blattes ca. 10 Liter Wasser benötigt werden?* Und oft schreiben wir etwas drauf und schmeißen es dann nach nur wenigen Minuten wieder weg. Das ist doch der Wahnsinn!
• Kostenersparnis: Eine Studie hat ergeben, dass in Unternehmen 1 bis 3 Prozent des Umsatzes fürs Drucken von Dokumenten ausgegeben wird.** Das mag vielleicht nicht für Online-Businesses oder Einzelunternehmen gelten. Aber beim Druck von Verträgen, Flyern und Co. kann auch hier einiges zusammenkommen.
• Zeiteffizienz: Ich kann mich noch gut an meine ersten zwei Jahre der Selbstständigkeit erinnern. Da hieß es: ausdrucken -> ausfüllen -> einscannen -> ablegen -> repeat! Und mal, abgesehen von den Papierbergen und Umweltschutz, geht dabei einfach viel Zeit drauf. Zudem kann man bei digitaler Vorgehensweise viel mehr automatisieren und so nochmal mehr Zeit sparen.
• Auffindbarkeit: Digital kann man per Eingabe in die Suche, Dokumente viel schneller finden. Kein Aufstehen, Ordner Rauskramen und Rumblättern mehr.
• Ordnung: In einem papierlosen Büro fliegen keine Millionen Zettel rum. Und auch die Reihe an Ordnern im Regal wird kürzer.
• Datenschutz: Laut einer Studie, kommen die meisten Datenschutzvergehen durch Papierzettel zustande – und nicht durch digital abgelegte Dokumente. Natürlich, vorausgesetzt, man geht es sichtig an. Auch dazu habe ich gleich einen Tipp.

Sicherung: Durch automatisierte Backups kannst du deine digitalen Dokumente ganz einfach sichern. Bei Papier geht das nicht. Da geht mal was verloren oder wird (im schlimmsten Fall) ganz vernichtet.

8 ½  Möglichkeiten, dein Büro zu digitalisieren

So kannst du das Konzept “Papierloses Büro” zuhause, im Unternehmen und sogar bei Kundinnen einführen

Die große Frage: Wie habe ich es geschafft, das papierlose Büro einzuführen? Es war tatsächlich ein Prozess. Also keine Umstellung von heut’ auf morgen. Denn das wäre wahnsinnig viel Arbeit. Ich habe Schritt für Schritt Papier ersetzt. Und allein dadurch hat sich schon meine Einstellung und Herangehensweise geändert.

Also was habe ich gemacht?

1. Marketing auf online umstellen

Das Konzept Online-Business macht es einem bei der Digitalisierung des eigenen Marketings leicht. Doch ein papierloses Büro bedeutet, auf wirklich alle, noch so klein erscheinenden Offline-Marketingmaßnahmen zu verzichten. Dazu zählen auch Visitenkarten.

Um sich zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen, eignen sich LinkedIn oder auch Instagram bestens. Auf Veranstaltungen frage ich daher nur noch nach diesen Kanälen, vernetzte mich und mache mir eine digitale Notiz, mich bei der Person zeitnah zu melden. 

Also Visitenkarten, Flyer und Co. adé!

2. Steuerberater für papierloses Prozesse suchen

Viele Steuerberater setzen noch auf Papier. Und der Mythos, mit Dokumenten gefüllte Ordnern würden beim Finanzamt einen professionellen Eindruck machen, hält sich hartnäckig.

Es hat mir fast körperlich weh getan, ständig Rechnungen (die ich ja eh digital erhalten habe) ausdrucken und ablegen zu müssen. Also habe ich zu einem digitalen Steuerbüro für papierlose Buchhaltung gewechselt. Und siehe da: Der Drucker steht still.

3. Zusendungen auf digital umstellen / abbestellen

Auch in meinem Briefkasten landete jahrelang Papier. Also habe ich sämtliche Rechnungen und Zeitschriften auf digital umgestellt. In den meisten Fällen geht das (auch wenn teils etwas Nachdruck nötig ist).

In den wenigsten Fällen gibt es keine digitale Alternative. Viel davon habe ich abbestellt und bekomme nun tatsächlich nur noch zwei Magazine per Post, die ich aber auch wirklich lese.

4. Rechnungen digital verschicken

Meine Rechnung habe ich von Anfang an digital verschickt. Ich mache das händisch, denn ich schreibe nur wenige Rechnungen selbst. Das meiste läuft in meinem Fall über Digistore24.

Aber auch hier kann man die Prozesse weiter optimieren. Es gibt Buchhaltungstools mit E-Mail-Lösungen, mit denen du deine Rechnungen automatisch verschicken kannst. Und in vielen Fällen kann der Empfänger über einen QR-Code zahlen – mit nur wenigen Klicks. Bekannte Tools sind z. B. sevDesk oder Lexware Office (ehemals Lexoffice). Informiere dich am besten bei den Anbietern direkt, was möglich ist.

5. Analogen Kalender durch digitalen ersetzen

Ich arbeite mit einem digitalen, statt einem Kalender aus Papier. Dafür nutze ich den Google Kalender, da ich die ganze Google Suite nutze.

Für mich die praktischste Lösung, da übersichtlicher, man kann Termine beliebig verschieben, Serien einstellen und Zoom-Links mit abspeichern. Zudem nutzen viele die Erinnerungsfunktion, um nichts zu verpassen.

6. Digitales Tool für Notizen einführen

Beim Thema Notizen digitalisieren habe ich mich anfangs etwas schwer getan. Wie viele von euch, halte ich meine Gedanken und Ideen gerne handschriftlich fest, statt in die Tastatur zu hauen.

Aber auch hier habe ich eine tolle Lösung gefunden:iPad + Pen + GoodNotes = ❤️

Mit dem Apple Pen schreibe ich handschriftlich auf mein iPad. Wie von Zauberhand wird dann mein Geschriebenes in Text umgewandelt. Und in GoodNotes organisiere ich dann alles. Diese App kannst du dir so vorstellen wie ein digitales Notizbuch (bzw. kannst du hier mehrere Notizbücher anlegen). Ausradieren, unterstreichen, aber auch suchen und ergänzen – alles möglich!Außerdem kannst du in GoodNotes auch PDFs hochladen und ausfüllen. Für Formulare nutze ich das ganz viel.

Exkurs: Second Brain – dein digitales Wissenszentrum

Wenn ich mir eine Internetseite, Statistiken o. ä. merken möchte, packe ich es in mein “Wissenszentrum”. Dafür nutze ich Notion. Darüber hinaus lege ich hier Fortbildungen, E-Mail-Vorlagen und die Liste meiner Blogartikel ab.Alles was nicht verloren gehen soll, aber nur unnötig Platz im Kopf blockiert. Dazu kann ich das Buch “Second Brain” von Thiago Forte empfehlen. Er erklärt seine Methode, Tools zu nutzen, um sich alles zu merken und das Wissen zu verwalten.

7. Post-it-Planung abschaffen

Haftnotizen sind so praktisch – und gleichzeitig so nervig, denn irgendwie fliegen sie überall herum. Früher habe ich meine Redaktionsplanung immer mit Post-its gemacht. Und gerade dieses von Hand Herumschieben hat mir gut geholfen, um zu sortieren.

Mittlerweile nutze ich mein Projektmanagement-Tool Asana dafür. Es war etwas Umstellung und Umdenken nötig. Aber man gewöhnt sich schnell an neue Abläufe.

7 ½. Schmierzettel für “Notfälle” bereithalten

Hin und wieder überkommt es mich und ich habe den Drang, irgendwas auf Papier zu machen. Dann nutze ich Schmierzettel. Also ausgediente Briefe, die Rückseite von Zusendungen, die ich nicht abbestellen konnte, etc. Dafür liegt ein kleiner Stapel stets bereit.

8. Kunden papierlose Möglichkeiten bieten

Ich ermögliche es auch meinen Kundinnen, papierlos mit mir zusammenzuarbeiten. Für ein gemeinsames Brainstorming nutzen wir z. B. ein digitales Whiteboard Miro. Das kannst du dir wie eine freie Fläche vorstellen, auf der man schreiben, Punkte verbinden, Formen zeichnen und digitale Post-its anheften kann.Der Einsatz vom Miro Board ist gerade noch in der Testphase. Aber ich bin bisher sehr begeistert. Auch weil beide jederzeit auf das Board zugreifen können. Und man einen Fortschritt ablesen kann.

Workbook gebe ich in Form von beschreibbaren PDFs heraus. So haben auch Leute ohne iPad oder ähnliche Software die Möglichkeit, sie ganz einfach digital auszufüllen. Beschreibbare PDFs kann man mit der Adobe Suite oder auch kostenlosen Generatoren im Internet erstellen.

Zukünftig möchte ich einstellen, dass man Angebote digital unterschreiben kann. Also kein lästiges ausdrucken, unterschreiben, einscannen mehr. Auch dafür gibt es bereits tolle Tools, wie z. B. Sintech I.O. oder Sproof Sign, mit denen man per Klick auf einen Button Dokumente signieren lassen kann.

Papierlos arbeiten – das musst du beachten

Zum einen solltest du deine digitalen Daten regelmäßig sichern. Idealerweise laufen deine Backups automatisiert und speichern Sicherheitskopien z. B. in eine Cloud. Denn es kann immer mal passieren, dass der PC nicht mehr angeht oder du eine Tasse Kaffee über deinem Laptop verschüttest. 

Zum anderen musst du im Rahmen des Datenschutzes prüfen, ob die Tools, die du nutzt, DSGVO-konform sind. Oft gibt es Lösungen aus dem europäischen Raum, die aktuelle Bestimmungen einhalten. Oder solche, die mit Zusatzklauseln arbeiten. Bei Tools, die den Datenschutz nicht sicher einhalten, heißt es abwägen, ob es das Risiko wert ist.

Auch im papierlosen Büro kann Chaos herrschen. Um Dokumente schnell zu finden, brauchst du daher eine gute Ablagestruktur auf dem Computer bzw. in der Cloud.

Pro-Tipp: Je weniger Unterordner du hast, desto besser!

Ich nutze mittlerweile vermehrt die Suche. Daher setzte ich auf logische Dateinamen und benenne alles nach einem gewissen Schema. Z. B. steht bei Webinarfolien immer das Wort “Webinar” im Dateinamen.

Und damit dein digitales Büro auch wirklich ressourcenschonend wirkt, solltest du regelmäßig ausmisten. Denn auch Speicherplatz kostet Energie und damit Ressourcen. Also weg mit der Kopie von der Kopie von der Kopie …

Papierloses Büro Software

Hier findest du nochmal eine Übersicht alles Tools, die ich für meine digitalen prozesse nutze, um im Büro Papier zu sparen:

• sevDesk
• Lexware Office
• Google Kalender
• GoodNotes
• Notion
• Asana
• Miro
• Sintech I.O. 
• Sproof Sign

Natürlich gibt es für jedes Tool Alternativen. Schau einfach, was für dich am besten passt. Vielleicht hast du dich ja bereits mit dem Thema beschäftigt und hast weitere Tipps oder Tool-Empfehlungen? Oder Fragen zum Thema papierloses Büro? Dann stell sie gerne in den Kommentaren.