Viele von euch wissen, dass ich früher echt viel und lange gearbeitet habe. Bis zu 60 Stunden pro Woche! Heute arbeite ich nur noch 20 Stunden wöchentlich. Dafür war die Wochenplanung ein echter Gamechanger.
Es kostet mich nur 15 Minuten, meine Woche zu planen. Dafür arbeite ich fokussierter, produktiver und habe deutlich mehr Zeit für andere Dinge im Leben. Klingt wunderbar? Dann schau dir ab, wie ich vorgehe ;-)
Inhaltsverzeichnis
Vorteile einer Wochenplanung
Bevor ich damit begonnen habe, meine Woche zu planen, sahen meine Arbeitstage so aus: Viele Stunden am Schreibtisch mit einer langen Liste an To Do’s. Ich habe fleißig abgehakt, aber immer kam mal wieder etwas dazu. Und wirklich strukturiert war das nicht.
Heute sieht das ganz anders aus. In nur 4 Stunden konzentriere ich mich auf eine Fokus-Aufgabe. Dazu später mehr … Es kommen lediglich ein paar kleinere Tod Do’s und Alltagsaufgaben hinzu, wie E-Mails beantworten oder kleine Änderungen umsetzen.
Durch diese Zeitplanung
- arbeite ich strukturierter
- und konzentrierter
- habe ich weniger Stress
- kann ich Aufgaben priorisieren
Lies auch: “Prioritäten setzen im Business”
Wichtige Vorarbeit für die Wochenplanung
Warum ich immer freitags meine Woche plane
Jeden Freitag steht ein Termin fest im Kalender: 15 Minuten Wochenplanung! So kann ich mich am besten mental auf die nächste Woche vorbereiten. Ich weiß, was auf mich zukommt und kann am Wochenende abschalten.
Von den Jahreszielen zur Wochenplanung
Ich nutze das Projektmanagement-Tool Asana, um meine Jahresziele als auch die Fokusprojekte für jeden Monat und alle dazugehörigen Aufgaben festzuhalten. (Aber du kannst natürlich auch jedes andere Tool bzw. deinen Kalender verwenden.)
Die Jahresplanung ist also das Fundament für alle Projekte, die ich mir für die einzelnen Monate vornehme. Dabei plane ich immer ein bis zwei Fokusprojekte – also ein bis zwei Monate – im Voraus. Dann überlege, welche Aufgaben für jedes Projekt anfallen und wann ich diese erledige.
Beispiel: Fokusprojekt für den August
Im August war mein Fokus-Projekt der Verkauf meines neuen Mentoring-Programms. Im Blog & Business Mentoring unterstütze ich Selbstständige dabei, ihr Content-Marketing so auszurichten, dass sie laufend Kunden gewinnen. Und das mit weniger Arbeit und Stress. Dafür habe ich Aufgaben wie das Erstellen eines Bewerbungsformulars, E-Mails, Social-Media-Postings usw. schon im Voraus eingeplant und sinnvoll verteilt.
Die Wochenplanung ist für mich die Grundlage, ein stressfreies Business zu führen.
Durch diese Planung spare ich Zeit und Denkarbeit. Denn ich muss mich nicht jede Woche neu fragen, was ich alles machen muss und was ich nicht vergessen darf. In meinem System werden mir alle Aufgaben, quasi auf dem Silbertablett serviert.
Du möchtest wissen, wie mein Planungssystem im Detail funktioniert?
Dann hol dir meinen Kurs Projekt Fokus! Hier lernst du ausführlich, wie das System funktioniert und ich gebe einen exklusiven Einblick in mein Asana-Setup.
Wochenplanung für dein Business – Step by Step
Schritt 1: Wochen reflektieren
Was habe ich geschafft? Welche Aufgaben sind noch offen? Der Wochenrückblick gibt einen guten Überblick und ist super motivierend. Denn wir schaffen oft doch mehr, als uns so bewusst ist. Außerdem können wir uns nur verbessern, wenn wir reflektieren und aus unseren Erfahrungen lernen.
Meine Reflexionsfragen (angelehnt an die Fünf-Finger-Methode):
- Was hat gut funktioniert?
- Was hat nicht gut funktioniert?
- Was möchte ich in Zukunft anders machen?
- Was ist zu kurz gekommen?
- Wovon sollte ich mehr machen?
- Was kann ich aus den Fehlern und Erfolgen lernen?
Dabei kommen oft wertvolle Erkenntnisse heraus. Zuletzt hatte ich an zu vielen Tagen zu viele Termine. Das hat meine Produktivität beeinträchtigt. Daher habe ich mir für die Zukunft vorgenommen, alle Termine wieder auf ein bis zwei Tage zu legen.
Sind To Do’s aus der letzten Woche offen geblieben, überlege ich erneut, ob die Aufgaben wirklich wichtig genug sind und streiche gegebenenfalls welche raus. Manchmal muss man hart sein, um effizient zu bleiben.
Schritt 2: Braindump durchgehen
In meine Braindump-Liste schreibe ich mir alle Dinge, die mir während der Woche spontan einfallen. Das sind meistens Dinge, die nicht dringend sind, wie z. B. eine Idee für einen Leadmagneten oder der Kauf eines neuen Mikrofons. So sind die Gedanken erstmal aus dem Kopf, gehen aber nicht ganz verloren.
Bei der Wochenplanung prüfe ich alle spontanen Ideen und Aufgaben, ob sie wirklich dienlich sind. Dann plane ich sie ein bzw. verwerfe sie. Und am Ende ist mein Braindump wieder leer und frei für neue Ideen in der kommenden Woche.
Schritt 3: Aufgabenliste erstellen
Jetzt schreibe ich alle Aufgaben aus Asana, meinem Braindump und Kalender inklusive Terminen auf eine Liste. Erstmal ohne zeitlichen Bezug. Auch dafür nutze ich Asana, aber ein Blatt Papier ist genauso gut.
Dann geht’s an die Priorisierung! Ich überlege, …
To Do | Priorität |
Was zahlt auf mein Fokus-Projekt ein? | Prio 1 |
Was bringt mir Umsatz? | Prio 2 |
Was ist noch wichtig? | Prio 3 |
Diesen Schritt überspringen viele, aber er ist meiner Meinung nach der wichtigste Teil der Wochenplanung. Denn es geht ja nicht darum, möglichst viele Aufgaben in den Kalender zu packen. Vielmehr liegt der Fokus darauf, die richtigen Aufgaben einzuplanen.
Schritt 4: Aufgaben auf Wochentage verteilen
Jetzt weise ich den Wochentagen Aufgaben zu. In Asana funktioniert das ganz bequem per Drag-and-drop. Dabei achte ich darauf, dass ich jeden Tag maximal eine Prio-1-Aufgabe einplane und höchstens ein bis zwei mit Prio-2. Also stehen bei mir täglich i. d. R. nicht mehr als drei Aufgaben an. Bei 4 Stunden Arbeitszeit pro Tag wäre alles andere auch einfach zu viel.
Ich starte die Woche mit den wichtigsten To Do’s. So habe ich Luft nach hinten, falls ich doch mal länger brauche oder etwas Unvorhergesehenes passiert.
Und Termine behandele ich als Prio-2-Aufgaben. Außerdem verknüpfe ich meinen Google-Kalender mit Asana – so gerät kein Meeting in Vergessenheit.
Tipp bei zu vielen Terminen:
Wenn doch mal (zu) viel ansteht, hast du folgende Möglichkeiten:
- Termine priorisieren: Muss der Termin wirklich diese Woche sein oder kann ich ihn in die nächste schieben?
- Aufgaben abgeben: Kann ich etwas an eine VA auslagern?
- Mehr Zeit verschaffen: Vielleicht kannst Zeit gewinnen, indem du früher aufstehst oder jemand auf deine Kinder aufpasst. In besonders arbeitsintensiven Phasen kannst du auch mal eine Wochenend-Schicht einlegen. Achte dabei unbedingt auf deine Grenzen!
Tipps zum Umgang mit Kundenprojekten:
Häufig kommt die Frage auf, wie man als Selbstständige die Wochenplanung angeht, wenn neben den Aufgaben für das eigene Business auch Kundenarbeit ansteht. Ich empfehle dir, To Do’s für Kunden als Prio-2 einzustufen. Warum Prio 2 und nicht Prio 1? Weil Kundenprojekte zwar Geld bringen, aber nicht auf deine Business-Ziele einzahlen.
Du könntest also neben der Prio-1-Aufgabe, die dein Unternehmen voranbringt, Kundenarbeit für einen Tag einplanen. Oder du kümmerst dich einen Wochentag lang ausschließlich um deine Aufträge.
Mit dieser Art von Zeitmanagement kannst du so auch gut überprüfen, ob du dir zu viele Kundenprojekte vornimmst. Diesen Fehler sehe ich immer wieder.
Schritt 5: Belohnung
Für viele der perfekte Abschluss der Wochenplanung: eine kleine Belohnung in Form von einem Stück Kuchen oder was immer du magst. Für mich ist, entspannt ins Wochenende zu starten, Belohnung genug.
Fazit zur Wochenplanung
Wie du siehst, kann man mit nur wenig Zeitinvest (bei mir sind es 15 Minuten) die Woche planen. Und sich so seinen Alltag produktiver, fokussierter und effizienter gestalten. Gutes Zeitmanagement ist deine Chance als Selbstständige, weniger zu arbeiten und mehr Zeit für andere Dinge zu haben!
Machst du regelmäßig eine Wochenplanung für dein Online-Business?