2025 war nicht mein Jahr. Nicht beruflich, nicht gesundheitlich, nicht privat.
Aber weißt du, was mich durch dieses Jahr getragen hat? Mein Kalendersystem.
Vielleicht kennst du das: Du stehst morgens auf und hast schon das Gefühl, dass du heute wieder zu viel vorhast. Im Kopf rattert die mentale To-do-Liste. Kundentermine, Blogartikel schreiben, Kinderarzt nicht vergessen, ach ja – und das Badezimmer müsste auch mal wieder geputzt werden. Und während du arbeitest, hast du ständig das Gefühl: „Habe ich nicht noch was vergessen?“
Genau so ging es mir früher auch. Ständig.
Als Selbstständige jonglierst du nicht nur dein Business, sondern auch Familie, Haushalt, Content und alles andere. Ohne klares System verlierst du den Überblick. Du fühlst dich überfordert, arbeitest reaktiv statt fokussiert und hast am Ende des Tages das Gefühl: „Ich habe so viel getan – aber irgendwie nichts erreicht.“
In diesem Artikel zeige ich dir mein 4-Kalender-System. Wie ich meine Termine, Aufgaben, Content und meine ganze Woche organisiere. Und ich sage dir gleich vorweg: Du brauchst vielleicht nicht alle vier Kalender. Aber du brauchst ein System, das zu dir passt.
Warum reicht ein Kalender nicht aus? (Und was du stattdessen brauchst)
Ich weiß, was du jetzt denkst: „Vier Kalender? Das klingt nach wahnsinnig viel Arbeit.“
Stimmt. Auf den ersten Blick.
Aber überleg mal: Wie viele Listen und Kalender hast du gerade? Einen Google-Kalender für Termine. Vielleicht eine To-do-Liste in Notion oder auf Papier. Einen Familienkalender an der Wand. Sticky Notes am Bildschirm. Und dann noch diese eine Liste in deinem Handy, die du mal angelegt hast und nie wieder anschaust.
Kennst du das?
Das Problem ist nicht, dass du zu viele Kalender hast. Das Problem ist, dass sie nicht zusammenarbeiten.
Und genau deshalb verlierst du den Überblick. Du weißt nicht mehr, wo du was eingetragen hast. Du vergisst Termine. Du fühlst dich überfordert, weil du gar nicht weißt, was du eigentlich alles zu tun hast.
Ein Kalendersystem löst das. Jeder Kalender hat eine klare Funktion. Zusammen geben sie dir Sicherheit. Du weißt immer, was auf dich zukommt. Keine Überraschungen mehr. Kein „Oh Gott, das habe ich total vergessen!“
Und genau das brauchst du, um fokussiert zu arbeiten – und um abends auch mal abschalten zu können.
Kalender #1: Mein digitaler „Papier“-Kalender – Die Wochenplanung
Ich starte mit dem Kalender, der momentan fast am wichtigsten für mich ist: mein digitaler Papierkalender.
Ja, ich weiß, das klingt paradox. Ich sage „Papierkalender“, aber ich habe ihn gar nicht in Papierform. Ich nutze GoodNotes am iPad mit einem Template, das ich mir bei Etsy für fünf Euro runtergeladen habe. Es ist ein undatierter Kalender, wo ich eine Wochenübersicht habe – also auf einen Blick die ganze Woche sehe.
Und genau da plane ich meine private Woche.
Wann ich arbeite. Wann die Kinder Termine haben. Wann ich Zeit für den Haushalt habe. Wann wir Arzttermine haben. Wann ich Sport mache.
Alles kommt in diesen Kalender rein.
Ich mache das immer am Samstagabend für die nächste Woche. Und das ist wahnsinnig hilfreich, weil ich so den Überblick bekomme, was in der nächsten Woche überhaupt auf mich zukommt.
Warum auch die private Wochenplanung wichtig ist
Beruflich habe ich das schon ganz lange gemacht. Aber privat? Das habe ich erst im Sommer 2024 so richtig angefangen.
Und ich war anfangs tatsächlich skeptisch.
Ich dachte mir: „Jetzt brauche ich einen extra Kalender und dann trage ich mir jedes Mal die Termine ein, die ich eh schon in meinem Google-Kalender stehen habe. Das ist total nervig, total überflüssig.“
Aber ich bin draufgekommen, dass es das eben nicht ist.
Weil ich dadurch den Überblick über die Woche habe. Ich sehe nicht nur die Termine, sondern auch die Zeit dazwischen. Ich sehe, ob ich noch Zeit habe, Freunde zu treffen. Ob ich eine Kinderbetreuung brauche. Ob ich zusätzlich noch Besorgungen machen kann.
Und vor allem: Ich sehe, ob ich realistisch plane oder ob ich mir zu viel vornehme.
Haushalt vergisst man nicht mehr – wenn man ihn einplant
Ich trage in diesen Kalender nicht nur Termine ein, sondern auch die Pflichten im Haushalt. Also: Putzen, Essensplanung, wann ich einkaufen gehen möchte.
Warum? Weil ich sie sonst vergesse.
Ich bin ganz ehrlich: Ich mache all das nicht ganz so gerne. Und früher war es halt so – du kennst das vielleicht auch – wenn man etwas nicht so gerne macht, dann vergisst man es gerne mal.
Und dann schaut das Haus halt aus wie ein Saustall. Und dann passiert das, was ich in meinem letzten Artikel über produktives Arbeiten im Home-Office gesagt habe: Du kannst dich nicht mehr auf die Arbeit konzentrieren, weil so viel rundherum los ist.
Mit dieser Wochenplanung stelle ich aber sicher, dass ich es einfach nicht vergessen kann, weil ich da einen fixen Platz in meiner Woche eingeplant habe.
Wenn es im Kalender steht, passiert es. Wenn nicht, verschwindet es im Alltagschaos.
Digital oder auf Papier? Beides funktioniert
Du musst das nicht am iPad machen. Du kannst dir genauso einen schönen Papierkalender kaufen und das händisch eintragen. Ich mache das am iPad, weil ich versuche, ein papierloses Büro zu haben – soweit das halt geht.
Der Vorteil am iPad: Du hast schöne Sticker, du kannst leicht herumradieren, und für alle, die gern Scrapbooking oder sowas machen, ist das eine super Sache.
Aber ob digital oder analog – Hauptsache, du machst es.
Kalender #2: Google Calendar – Die Termine
Mein zweiter Kalender ist ein ganz klassischer: Google Calendar.
Hier trage ich alle geschäftlichen und privaten Termine ein. Kundentermine, Meetings, Arzttermine, alles was zeitgebunden ist.
Klingt langweilig? Ist aber essenziell.
Warum digital bei Terminen einfach praktischer ist
Früher hatte ich auch einen Papierkalender für Termine. Und ich habe ihn geliebt. Aber ehrlich gesagt: Ein digitaler Kalender ist einfach praktischer.
Du kannst von überall drauf zugreifen. Du kannst Erinnerungen einstellen. Du kannst ihn mit Tools verknüpfen.
Ich habe meinen Google Calendar zum Beispiel mit TidyCal verbunden. Das heißt, Kunden können direkt in meinem Kalender Termine buchen, ohne dass wir hin- und herschreiben müssen. Das spart Zeit, und ich habe keine doppelten Buchungen mehr.
Das bringt dir ein digitaler Terminkalender
Ein digitaler Terminkalender hilft dir:
- Keine doppelten Buchungen – du siehst sofort, wann du Zeit hast
- Automatische Erinnerungen – du vergisst keine Termine mehr
- Alles an einem Ort – geschäftlich und privat (wenn du willst, mit Farbcodes getrennt)
Und ganz wichtig: Auch wenn du im Home-Office arbeitest, brauchst du einen verlässlichen Terminkalender.
Nur weil du nicht ins Büro gehst, heißt das nicht, dass du keine Termine hast. Im Gegenteil.
Kalender #3: Asana-Kalender – Den überblick über ToDos behalten
Jetzt kommen wir zu meinem absoluten Liebling: dem Asana-Kalender.
Das ist kein Kalender im klassischen Sinn, sondern eine Kalenderansicht meiner Aufgaben im Projektmanagement-Tool Asana.
Und das ist das Wichtigste, was ich in meinem Business brauche.
So funktioniert mein Asana-System
In Asana habe ich mein gesamtes Business organisiert:
- Jahresziele – was will ich dieses Jahr erreichen?
- Fokusprojekte pro Monat – woran arbeite ich diesen Monat konkret?
- Konkrete Aufgaben – was muss ich tun, um das Projekt umzusetzen?
Jede Aufgabe bekommt ein Fälligkeitsdatum. Und all diese Aufgaben erscheinen dann in meiner Kalenderansicht.
Das heißt: Ich sehe nicht nur, dass ich am Dienstag um 10 Uhr ein Meeting habe (das steht im Google Calendar), sondern ich sehe auch, dass ich am Dienstag noch drei Aufgaben zu erledigen habe.
Und genau das ist der Gamechanger.
Warum ein Aufgaben-Kalender besser ist als eine To-do-Liste
Früher hatte ich eine lange To-do-Liste. Und ich habe fleißig abgehakt. Aber es kamen immer neue Aufgaben dazu. Ich hatte nie das Gefühl, fertig zu sein.
Heute plane ich meine Aufgaben mit Fälligkeitsdaten. Ich sehe genau, wann ich was erledigen muss. Und ich sehe auch, ob ich mir zu viel vornehme.
Wenn ich in meiner Kalenderansicht sehe, dass ich am Mittwoch fünf Aufgaben UND drei Termine habe, dann weiß ich: Das wird zu viel. Und ich kann umdisponieren, bevor der Tag da ist.
Das ist der Unterschied zwischen reaktivem Arbeiten (du machst, was gerade ansteht) und proaktivem Arbeiten (du entscheidest vorher, was du wann machst).
Integration mit Google Calendar – so siehst du alles auf einen Blick
Ein weiterer Vorteil: Ich habe meinen Google Calendar mit Asana verknüpft. Das heißt, ich sehe in Asana nicht nur meine Aufgaben, sondern auch meine Termine.
So weiß ich auf einen Blick: Wie voll ist mein Tag wirklich?
Und ich plane realistisch. Keine überfüllten Tage mehr, an denen ich von vornherein weiß: Das schaffe ich nie.
Du musst nicht Asana nutzen – aber du brauchst ein Projektmanagement-Tool
Ich liebe Asana. Aber du musst es nicht nutzen.
Du kannst auch Trello, Notion, ClickUp oder was auch immer verwenden. Hauptsache, du hast ein System, das dir zeigt:
- Was muss ich wann erledigen?
- Wie voll ist mein Tag?
- Plane ich realistisch?
Wenn du mehr darüber wissen willst, wie ich Asana nutze und wie du deine Prioritäten richtig setzt, dann schau dir gern meinen Kurs Projekt: Fokus an. Da gehe ich im Detail darauf ein, wie mein System funktioniert.
Kalender #4: Content organisieren mit dem Content-Kalender
Mein vierter Kalender ist mein Content-Kalender.
Ich nutze den schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit, tatsächlich auch davor schon, als ich für Kunden Social Media Management gemacht habe.
Aber der Content-Kalender ist das, was sich bei mir am häufigsten verändert. Ich probiere gern neue Tools aus. Ich schaue gern, wie ich mich noch besser organisieren kann.
Warum ich alle Kanäle an einem Ort sammle
Bisher war es immer so, dass ich für die verschiedenen Kanäle unterschiedliche Tools hatte. Für den Blog zum Beispiel eine Excel-Liste. Für Social Media dann in einem speziellen Tool direkt.
Und das war für mich zu unübersichtlich.
Ich habe das gerade in diesem Jahr gemerkt, wo doch sehr viel los war. Wo ich mein Signature-Programm, die Blogothek, komplett neu organisiert und neu aufgenommen habe. Da war so viel los, dass ich dann den Überblick irgendwie verloren habe.
Deshalb habe ich dieses Jahr angefangen, dass ich einen Content-Kalender für all meine Kanäle an einem Ort sammle.
Das heißt: Wenn ich meinen Content-Kalender aufmache, sehe ich in unterschiedlichen Spalten:
- Content für den Blog
- Content für den Podcast
- Content für die Newsletter
- Content für die Blogothek (meine Community)
- Content für LinkedIn
- Content für Instagram
All die Kanäle, die ich bespiele, sehe ich jetzt auf einen Blick.
Warum ich Notion für meinen Content-Kalender nutze
Ich nutze für diesen Content-Kalender aktuell Notion.
Ich bin für die Organisation von To-dos nicht so ein großer Fan von Notion, weil ich es ein bisschen zu unübersichtlich finde. Ich muss mir dort sehr viel selber einrichten, und das hält mich persönlich von der Arbeit ab. Deshalb nutze ich ja Asana für meine Projekte.
Aber für Content finde ich Notion richtig gut.
Warum? Weil ich den Content direkt in Notion hinterlegen kann.
Wenn ich meinen Content-Kalender da habe, klicke ich drauf und sehe sofort, was ich in meiner Podcast-Folge zum Beispiel aufnehmen möchte. Ich muss nicht irgendeinen Google Doc oder was verknüpfen. Alles ist direkt da.
Und ich kann mit Labels arbeiten, mir das in Spalten anzeigen lassen – einmal pro Kanal, einmal pro Fortschritt (geplant, in Arbeit, fertig). Hier kann man sehr, sehr viel machen.
Wenn dich das interessiert, schreib mir gern. Dann nehme ich dazu extra nochmal eine Folge auf.
Warum das wahnsinnig viel Zeit spart
Dieses System habe ich 2025 eingeführt – und es tut so gut.
Weil es mir wahnsinnig viel Zeit spart. Wenn ich in Asana sehe: „Jetzt ist Zeit, Content zu erstellen“, dann mache ich einfach meinen Content-Kalender auf. Ich sehe alles. Ich klicke drauf. Und ich sehe sofort, woran ich arbeiten muss.
Keine zehn verschiedenen Tools mehr. Keine „Wo war das nochmal?“-Momente. Alles an einem Ort.
Brauchst du einen Content-Kalender? (Spoiler: Kommt drauf an)
Das hängt davon ab, ob du regelmäßig Content erstellst.
Wenn du keinen Content erstellst, brauchst du diesen Kalender nicht. Wenn du aber regelmäßig postest – egal ob Blog, Podcast, Social Media, Newsletter – dann ja, du brauchst ihn.
Weil du sonst den Überblick verlierst. Weil du dann mal vergisst zu posten. Oder weil du in letzter Minute hektisch was zusammenschusterst, weil dir einfällt: „Oh, heute sollte eigentlich was rausgehen!“
Ein Content-Kalender gibt dir Planungssicherheit.
Wie spielen die 4 Kalender zusammen?
Okay, jetzt denkst du dir wahrscheinlich: „Das klingt nach unheimlich viel. Muss ich die alle pflegen? Ist das nicht total kompliziert?“
Nein. Ist es nicht.
Jeder Kalender hat seine eigene Funktion. Und sie ergänzen sich.
Lass mich dir zeigen, wie das zusammenspielt:
- Google Calendar zeigt mir: Wann habe ich Termine?
- Papierkalender zeigt mir: Wie sieht meine Woche aus? (Arbeit, Privat, Haushalt)
- Asana-Kalender zeigt mir: Was muss ich tun?
- Content-Kalender zeigt mir: Was geht wann raus, und was schreibe ich überhaupt?
Zusammen geben sie mir ein tolles Gesamtbild über mein Leben. In Wirklichkeit.
Und das brauche ich, um nicht durchzudrehen.
Warum ich ein Mensch bin, der es gerne geplant hat
Ich muss dazu sagen: Ich bin ein Mensch, der es gerne geplant hat.
Wenn ich nicht genau weiß, was auf mich zukommt, bin ich eher unrund. Und ich habe halt auch sehr viele Bälle in der Luft. Business, Kinder, Haushalt, Content.
Wenn ich nicht weiß, wann ich was mache, fühle ich mich sehr schnell überfordert.
Wenn ich meine Kalender aber habe, dann ist das so wie ein kleiner Sicherheitsanker. Dann habe ich das Gefühl, dass alles geplant ist und dass ich weiß, was auf mich zukommt.
Natürlich kann sich immer etwas ändern. Die Kinder können krank werden. Ein Termin kann sich verschieben. Das ist grundsätzlich auch nicht so schlimm.
Aber einfach mal zu wissen: Ich habe nichts vergessen – das ist für mich eine wahnsinnig große Erleichterung.
Was du jetzt tun kannst: Du brauchst nicht alle 4 Kalender
Du musst natürlich nicht alle vier Kalender auf einmal einführen. Du musst gar nicht alle vier Kalender haben.
Aber setz dich mal hin – gerade jetzt am Jahresanfang ist das eine super Gelegenheit – und überleg dir:
- Wo verlierst du gerade den Überblick?
- Hast du einen Überblick über deine Termine?
- Hast du einen Überblick über deine Aufgaben im Business als auch privat?
- Hast du einen Überblick über den Content, der rausgeht?
- Passiert es dir vielleicht öfter, dass Content nicht rausgeht, weil du einfach darauf vergisst?
Dann solltest du das definitiv als Zeichen nehmen und überlegen, wie du dich da besser organisieren kannst.
Schau dir an, was du schon hast – vermutlich mehr als du denkst
Setz dich auch hin und schau mal, was du für Listen und Kalender schon hast.
Wenn du jetzt denkst: „Puh, vier Kalender ist schon viel“ – dann setz dich mal hin. Es passiert tatsächlich ganz oft, dass Kundinnen, mit denen ich arbeite, dann merken: Sie haben sehr viel mehr als vier Kalender.
Sie haben fünf To-do-Listen, zwei Kalender, einen Familienkalender, was weiß ich.
Und auch hier überleg dir dann: Was brauchst du wirklich? Was würde dir helfen? Was kannst du vielleicht auch zusammenlegen?
Nimm dir raus, was du brauchst
Vielleicht brauchst du keinen Content-Kalender, weil du gar nicht regelmäßig Content erstellst. Aber vielleicht brauchst du eine Wochenplanung, wo du siehst, wann du Zeit für dein Business hast und wann für deine Familie.
Also nimm dir aus meinem Kalendersystem gern das raus, was du brauchst.
Du musst und du sollst es auch gar nicht eins zu eins kopieren. Es geht eher darum, dass du dir überlegst: Was würde mir helfen, den Überblick zu behalten, damit ich 2026 zu meinem besten Jahr machen kann?
Und wenn du das überlegt hast, dann geht der nächste wichtige Schritt los: Fang an.
Probiere, was funktioniert, was für dich nicht funktioniert, und optimiere es dann.
Meine Kalender sind auch nicht von heute auf morgen entstanden. Ich optimiere sie laufend. Ich trage einmal mehr ein, einmal weniger. Bis ich das System gefunden habe, das für mich wirklich gut funktioniert.
Mehr Struktur gesucht? Dann ist Projekt: Fokus für dich
Ich hoffe, dieser kleine Überblick hat dir heute geholfen und vielleicht auch ein bisschen Motivation gegeben, um dein Jahr zu planen.
Und wenn du merkst: „Ja, ich brauche mehr Struktur. Ich brauche definitiv mehr Ordnung. Aber ich weiß nicht, wie ich anfangen soll und wie ich den Überblick über meine Aufgaben behalten kann“ – dann habe ich was für dich.
Ende Jänner / Anfang Februar startet nämlich mein Kurs Projekt: Fokus wieder.
Das ist mein Produktivitätskurs, wo wir genau an solchen Themen arbeiten. Wo ich dir einen Einblick in mein Business gebe, wie ich all das organisiere. Und wie ich dir zeige, wie du Klarheit bekommst über deine Aufgaben, was deine Prioritäten sind und woran du fokussiert arbeiten solltest.
Und da gehen wir zum Beispiel auch auf Kalender und Planungsroutinen ein – weil das eben zusammengehört.
Wenn du Interesse hast und mehr erfahren möchtest, dann trag dich auf die unverbindliche Warteliste ein. Den Link findest du in den Shownotes. Dann erfährst du als Erstes, was, wann, wie und so weiter.
→ Zur Warteliste für Projekt: Fokus
Fazit: Meine 4 Kalender sind mein Sicherheitsanker
Meine vier Kalender sind mein Sicherheitsanker.
Sie helfen mir, nicht den Überblick zu verlieren – auch in schwierigen Jahren wie 2025.
Du brauchst nicht alle vier. Aber du brauchst ein System, das zu dir passt.
Nimm dir die Zeit, das zu finden. Es lohnt sich.
